機(jī)關(guān)單位文檔檔案管理制度匯編一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位文檔檔案管理工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度匯編。本制度適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門（含下屬單位）的文檔檔案管理活動(dòng)，涵蓋文書、業(yè)務(wù)、科技、音像、電子等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀及保密管理等全流程環(huán)節(jié)。文檔檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范管理、方便利用”的原則，實(shí)行專人管理、全程管控，確保檔案資源真實(shí)反映單位工作歷程，服務(wù)于決策參考、業(yè)務(wù)開展與歷史傳承。二、文檔檔案收集制度（一）收集范圍1.文書檔案：含上級(jí)來文、本單位制發(fā)公文（請(qǐng)示、報(bào)告、通知等）、會(huì)議材料（紀(jì)要、議程、講話等）、工作規(guī)劃與總結(jié)、調(diào)研成果、合同協(xié)議、表彰/處罰文件等。2.業(yè)務(wù)檔案：各部門履職中形成的專項(xiàng)材料（如行政審批記錄、執(zhí)法文書、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目申報(bào)/驗(yàn)收材料等）。3.科技檔案：基建工程、設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)圖紙、說明書、維修記錄等。4.音像與電子檔案：工作照片、視頻、錄音，及電子形式生成的文件（電子郵件、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等）。（二）收集時(shí)間與方式1.定期收集：各部門于每月末移交當(dāng)月文件，季度末、年末完成階段性材料匯總；年度歸檔工作于次年第一季度內(nèi)完成。2.專項(xiàng)收集：重大活動(dòng)、專項(xiàng)工作（審計(jì)、巡視、項(xiàng)目建設(shè)等）結(jié)束后30日內(nèi)，責(zé)任部門完成材料整理并移交。3.個(gè)人移交：工作人員崗位調(diào)整、離職前10日內(nèi)，移交個(gè)人保管的工作檔案，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督、檔案室核驗(yàn)簽收。（三）移交要求移交檔案時(shí)，需填寫《檔案移交清單》，注明文件題名、文號(hào)、份數(shù)、頁數(shù)、形成時(shí)間等，移交雙方簽字確認(rèn)。電子檔案需同步移交光盤/移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，或通過內(nèi)部系統(tǒng)上傳，確保數(shù)據(jù)可讀、元數(shù)據(jù)完整。三、文檔檔案整理制度（一）分類與組卷1.分類原則：采用“年度—機(jī)構(gòu)（部門）—保管期限”或“年度—問題—保管期限”分類法，結(jié)合單位實(shí)際確定。同一事由、項(xiàng)目的文件集中組卷，保持有機(jī)聯(lián)系。2.組卷要求：卷內(nèi)文件按時(shí)間/重要程度排序，區(qū)分永久、30年、10年保管期限（依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）。案卷封面標(biāo)注題名、年度、機(jī)構(gòu)、期限、卷號(hào)等。（二）編目與著錄1.編制《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，卷內(nèi)目錄記錄文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任者等，確保檢索準(zhǔn)確。2.電子檔案建立數(shù)據(jù)庫(kù)，著錄文件名、創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任者、密級(jí)、格式、存儲(chǔ)位置等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索。（三）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)檔案采用線裝/膠裝，去除金屬物，大幅面圖紙折疊為A4規(guī)格，與文字材料一同裝盒。2.檔案盒標(biāo)注案卷號(hào)、題名、期限、起止日期，排列整齊，便于查找。四、文檔檔案保管制度（一）保管條件檔案庫(kù)房需符合“八防”要求：防火（配滅火器、煙感報(bào)警器）、防潮（裝除濕機(jī)，濕度45%—60%）、防蟲（定期投放防蟲藥）、防鼠（設(shè)擋鼠板、粘鼠板）、防塵（裝紗窗、定期清潔）、防光（用遮光窗簾）、防盜（裝門禁、監(jiān)控）、防高溫（溫度14℃—24℃）。（二）庫(kù)房管理1.檔案實(shí)行專人保管，庫(kù)房鑰匙兩人分管，非檔案人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。2.每半年抽查10%案卷，每年全面檢查一次，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時(shí)修復(fù)，做好檢查記錄。（三）實(shí)體保護(hù)1.珍貴、破損檔案用復(fù)制件提供利用，原件封存；電子檔案定期遷移，確保格式兼容。2.建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案出入庫(kù)、借閱、銷毀等動(dòng)態(tài)，做到賬物相符。五、文檔檔案利用制度（一）利用方式1.查閱：內(nèi)部人員憑工作證/介紹信查閱開放檔案；外部人員持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱。2.復(fù)制與摘錄：復(fù)制檔案需填《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明用途，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”章。（二）借閱管理1.借閱檔案填《檔案借閱登記表》，期限一般不超過15天，到期歸還；確需延期的，提前2天申請(qǐng)，最長(zhǎng)延期10天。2.涉密檔案僅限在檔案室查閱，不得帶出；借閱者需妥善保管，不得涂改、標(biāo)注、折疊，違者依規(guī)處理。（三）利用服務(wù)檔案室提供檔案檢索工具（目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)），為利用者提供咨詢、調(diào)卷服務(wù)；對(duì)高頻利用檔案，編制專題匯編或數(shù)字化副本，提高效率。六、文檔檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定小組成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干、保密干部組成的檔案鑒定小組，每10年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定存毀。（二）鑒定程序1.鑒定小組對(duì)照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，逐卷（件）審核檔案價(jià)值，提出存毀意見。2.擬銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（三）銷毀要求1.銷毀檔案需兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對(duì)清冊(cè)與實(shí)物，確認(rèn)無誤后簽字；銷毀過程全程錄像，銷毀記錄存檔。2.電子檔案銷毀需刪除所有存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，確保無法恢復(fù)；涉密檔案送指定機(jī)構(gòu)處理。七、文檔檔案保密制度（一）保密范圍1.涉密檔案：標(biāo)有“絕密”“機(jī)密”“秘密”的文件，及涉及國(guó)家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案。2.敏感檔案：未解密的歷史檔案、干部人事檔案、審計(jì)報(bào)告、信訪材料等。（二）借閱保密要求1.借閱涉密檔案需經(jīng)單位保密委員會(huì)審批，使用專用設(shè)備查閱，不得復(fù)制、傳播；借閱者需簽《保密承諾書》。2.檔案數(shù)字化時(shí)，涉密檔案需在涉密環(huán)境下處理，數(shù)字化副本加密存儲(chǔ)，僅限授權(quán)人員訪問。（三）解密與降密八、電子文檔檔案管理制度（一）管理要求1.電子檔案實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存電子版本和紙質(zhì)版本（特殊情況除外），確保內(nèi)容一致、可追溯。2.電子文件形成部門在文件辦理完畢后，及時(shí)上傳至檔案管理系統(tǒng)，確保元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、修改時(shí)間、權(quán)限等）完整。（二）備份與安全1.電子檔案定期備份，采用“異地、異質(zhì)”策略（本地服務(wù)器+云端存儲(chǔ)，硬盤+光盤），防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理系統(tǒng)安裝防火墻、殺毒軟件，設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）歸檔與格式1.電子檔案歸檔格式符合通用性要求：文書檔案用PDF/A，圖紙用CAD/PDF，音頻視頻用MP3/MP4等，確保長(zhǎng)期可讀。2.電子檔案移交時(shí)，需進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性檢測(cè)，通過后辦理移交手續(xù)。九、附則1.本制度由本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。2.本制度自發(fā)布之