法律事務(wù)部合同管理規(guī)范制度一、制定目的為規(guī)范企業(yè)合同管理全流程操作，有效防范法律風(fēng)險、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)經(jīng)營活動合規(guī)有序開展，結(jié)合企業(yè)實際運營需求與法律合規(guī)要求，制定本合同管理規(guī)范制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各單位在經(jīng)營、管理活動中涉及的各類合同（包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等）的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及檔案管理等全流程工作。三、職責(zé)分工（一）法律事務(wù)部職責(zé)法律事務(wù)部作為合同管理的核心監(jiān)督與服務(wù)部門，主要承擔(dān)以下職責(zé)：建立健全合同管理體系，制定并優(yōu)化合同管理制度及操作指引；對合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，重點核查主體資格、權(quán)利義務(wù)分配、違約責(zé)任、爭議解決條款等內(nèi)容，提出專業(yè)法律意見；參與重大合同的談判與起草，從法律風(fēng)險防控角度提供支持；跟蹤合同履行中的法律風(fēng)險，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，必要時代表企業(yè)參與仲裁、訴訟等法律程序；組織合同管理培訓(xùn)，提升全員合同風(fēng)險防范意識與合規(guī)操作能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門作為合同的發(fā)起與履行主體，需履行以下職責(zé)：負(fù)責(zé)合同相對方的資信調(diào)查，收集并核實對方主體資格證明、信用記錄、履約能力等資料，形成初步評估報告；依據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，優(yōu)先采用企業(yè)示范合同文本；無示范文本時，結(jié)合交易實質(zhì)明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等核心條款；對合同履行全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時記錄履約進(jìn)度、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)對方違約或履行異常時，第一時間向法律事務(wù)部反饋并提出處理建議；配合法律事務(wù)部開展合同糾紛的調(diào)查、取證及協(xié)商工作，提供真實、完整的業(yè)務(wù)資料。（三）財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門從資金管理與合規(guī)性角度參與合同管理：審核合同價款支付條款的合理性，確保資金支付流程符合企業(yè)財務(wù)制度；依據(jù)合同約定辦理款項收付、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)，留存相關(guān)憑證并與合同履行情況核對；配合業(yè)務(wù)部門與法律事務(wù)部，提供合同履行中的財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助分析履約成本與風(fēng)險。四、合同訂立管理（一）資信調(diào)查業(yè)務(wù)部門在發(fā)起合同前，須對相對方開展資信調(diào)查：核查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等主體資格文件的真實性與有效性；通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)信用平臺等渠道查詢對方信用記錄，重點關(guān)注是否存在失信被執(zhí)行人、重大行政處罰等負(fù)面信息；對于重大合同（如標(biāo)的額較大、履行周期較長的合同），可要求對方提供財務(wù)報表、審計報告或履約擔(dān)保，必要時實地考察其經(jīng)營場所與履約能力。（二）合同起草1.文本選用：優(yōu)先使用企業(yè)發(fā)布的示范合同文本，確保條款符合行業(yè)規(guī)范與企業(yè)利益訴求；無示范文本時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合交易特點起草文本，確保條款完整、邏輯清晰、權(quán)利義務(wù)對等。2.核心條款要求：合同應(yīng)明確標(biāo)的（服務(wù)、貨物等）的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；價款或報酬的金額、支付方式、支付期限；履行地點、期限及方式；違約責(zé)任（包括違約情形、賠償范圍、違約金計算方式等）；爭議解決方式（優(yōu)先選擇仲裁或企業(yè)住所地法院訴訟）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等特殊約定。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同文本的業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行初審，重點核對標(biāo)的、價款、履行方式等條款是否符合業(yè)務(wù)需求，確認(rèn)無誤后提交法律事務(wù)部。2.法律審核：法律事務(wù)部收到合同文本后，于[X]個工作日內(nèi)完成合法性審查，出具《合同審核意見書》，明確修改建議或風(fēng)險提示。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見修改文本，必要時與法律事務(wù)部溝通調(diào)整方案。（四）合同簽訂1.授權(quán)管理：合同簽訂須由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)的代理人簽署。授權(quán)委托采用書面形式，明確代理人的權(quán)限、期限及適用范圍，授權(quán)書由法律事務(wù)部備案管理。2.簽訂流程：經(jīng)業(yè)務(wù)初審、法律審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門按企業(yè)用印管理規(guī)定申請用印，合同原件至少留存兩份（企業(yè)與對方各執(zhí)一份），業(yè)務(wù)部門與法律事務(wù)部分別歸檔。五、合同履行管理（一）履約跟蹤業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，建立《合同履約臺賬》，記錄履約進(jìn)度、質(zhì)量驗收、款項收付等關(guān)鍵節(jié)點：貨物交付類合同：跟蹤交貨時間、數(shù)量、質(zhì)量，及時組織驗收并留存驗收憑證；服務(wù)類合同：監(jiān)督服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，定期評估服務(wù)效果；款項收付：嚴(yán)格按照合同約定的時間、金額、方式辦理，財務(wù)部門同步核對資金流向與合同條款的一致性。（二）變更與解除合同履行過程中，因客觀情況變化需變更或解除合同的，須滿足以下要求：1.變更或解除的事由須符合法律規(guī)定或合同約定（如對方違約、不可抗力等）；2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商達(dá)成書面協(xié)議，明確變更或解除的內(nèi)容、責(zé)任承擔(dān)方式等，新協(xié)議須經(jīng)法律事務(wù)部審核后方可簽訂；3.因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致合同解除的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集違約證據(jù)，報法律事務(wù)部評估維權(quán)方案。（三）糾紛處理合同履行中發(fā)生糾紛的，按以下流程處理：1.業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)糾紛后，24小時內(nèi)以書面形式向法律事務(wù)部報告，說明糾紛事由、損失預(yù)估及初步處理建議；2.法律事務(wù)部會同業(yè)務(wù)部門開展調(diào)查，分析糾紛性質(zhì)與法律風(fēng)險，制定協(xié)商、仲裁或訴訟方案；3.協(xié)商解決的，由法律事務(wù)部起草和解協(xié)議，明確權(quán)利義務(wù)的最終處理方式；需通過仲裁或訴訟解決的，法律事務(wù)部牽頭辦理立案、舉證、出庭等事宜，業(yè)務(wù)部門全力配合提供證據(jù)材料。六、合同檔案管理（一）歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同原件（及補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、履約憑證等相關(guān)材料）移交法律事務(wù)部歸檔。歸檔材料須完整、清晰，包括但不限于：合同文本（正、副本）；相對方資信調(diào)查資料；合同審核意見書、用印審批單；履約過程中的驗收報告、付款憑證、溝通記錄等。（二）檔案保管法律事務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管，建立電子與紙質(zhì)雙套檔案：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，按合同類型、簽訂時間分類編號；電子檔案通過企業(yè)OA系統(tǒng)或檔案管理軟件歸檔，設(shè)置訪問權(quán)限確保信息安全。（三）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與法律事務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，在指定場所查閱；如需復(fù)制檔案，須注明用途并由法律事務(wù)部備案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查法律事務(wù)部每季度對各部門合同管理情況進(jìn)行抽查，重點檢查：合同訂立流程的合規(guī)性（資信調(diào)查、審核、簽訂等環(huán)節(jié)）；合同履行的跟蹤記錄與風(fēng)險處置情況；檔案管理的完整性與規(guī)范性。檢查結(jié)果形成《合同管理監(jiān)督報告》，通報企業(yè)管理層并督促整改。（二）考核獎懲企業(yè)將合同管理工作納入部門績效考核：對嚴(yán)格執(zhí)行制度、有效防范法律風(fēng)險的部門與個人，給予表彰或獎勵；對因管理不善導(dǎo)致合同糾紛、給企業(yè)造成損失的，視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任，扣減部門績效得