PAGE普惠項目采購內控制度一、總則（一）目的為加強公司普惠項目采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障公司利益，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有普惠項目的采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應全面、準確、及時地公開，采購過程應接受內外部監(jiān)督，保證透明度。3.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，按照既定的標準和程序進行采購決策，確保公平競爭。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。（四）職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，組織實施采購活動，選擇供應商，簽訂采購合同。對采購過程進行全程監(jiān)控，協(xié)調解決采購中的問題。建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。2.需求部門提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質量等要求。參與采購前期的調研、論證等工作，協(xié)助采購部門進行供應商選擇和合同簽訂。負責采購項目的驗收工作，對采購質量進行評價。3.財務部門負責審核采購預算，安排采購資金。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。對采購成本進行核算和分析，提供財務方面的建議。4.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的合法性。對采購項目的效益進行評價，提出審計意見和建議。二、采購預算管理（一）預算編制1.需求部門應根據(jù)普惠項目的實際需求，結合公司年度工作計劃和財務預算安排，提前編制采購預算。2.采購預算應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、采購時間等詳細內容，并確保預算的合理性和準確性。3.采購預算編制完成后，需經部門負責人審核、財務部門復核、公司領導審批后生效。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。2.如因特殊原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因、調整內容及預計增加的費用等，按照預算審批程序進行審批。3.財務部門應對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期與采購部門核對預算執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行中的問題。（三）預算調整1.在采購過程中，如遇市場價格波動較大、政策法規(guī)變化等不可抗力因素，導致原采購預算無法滿足項目需求時，可進行預算調整。2.預算調整應遵循必要性、合理性和可行性原則，由需求部門提出調整申請，經采購部門、財務部門審核，報公司領導批準后實施。3.調整后的采購預算應及時通知相關部門，確保采購活動順利進行。三、采購流程控制（一）采購申請1.需求部門根據(jù)項目進度和實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、交貨期、用途等信息。2.采購申請表需經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預算情況等進行審核。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購項目的風險和效益。3.采購申請經采購部門審核通過后，按照公司審批權限，報公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應商庫中篩選出符合條件的潛在供應商，并對其進行初步調查，了解供應商的基本情況、生產能力、產品質量、信譽等。2.供應商評估采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，評估供應商的綜合實力。建立供應商評估指標體系，從供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務、財務狀況等方面進行量化評估。根據(jù)評估結果，對供應商進行分級管理，分為A、B、C三級，優(yōu)先選擇A級供應商。3.供應商選擇根據(jù)采購項目的特點和需求，采購部門從評估合格的供應商中選擇若干家進行詢價或招標。詢價采購適用于采購金額較小、市場貨源充足、價格比較透明的項目；招標采購適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。在選擇供應商過程中，應遵循公平公正原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。4.供應商管理采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、采購合同執(zhí)行情況、供應商績效評價等內容。定期對供應商進行績效評價，根據(jù)評價結果調整供應商等級，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。（四）采購實施1.采購談判采購部門與供應商就采購合同條款進行談判，爭取有利的采購條件。談判過程中，應充分了解供應商的報價構成和成本情況，確保采購價格合理。談判結果應形成談判紀要，作為采購合同的附件。2.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經法律部門審核、公司領導審批后，與供應商簽訂正式合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款，確保合同條款合法合規(guī)、完整準確。3.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同要求向供應商下達采購訂單，明確采購產品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應經采購部門負責人審核后發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。4.采購驗收需求部門負責采購項目的驗收工作，應在采購項目到貨前制定驗收方案，明確驗收標準和驗收流程。采購項目到貨后，需求部門按照驗收方案組織驗收，對產品的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行檢查。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門和供應商，要求供應商限期整改或退換貨。（五）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。2.采購付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附采購合同、驗收報告等相關證明文件。3.財務部門審核通過后，按照公司資金支付審批程序，安排采購資金支付。4.對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應嚴格控制預付款比例和金額，確保資金安全。在支付預付款前，采購部門應提供供應商的履約保函或其他擔保措施。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.建立采購風險評估指標體系，對識別出的風險因素進行量化評估，確定風險等級。3.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對策略，優(yōu)先處理高風險事項。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與多家供應商詢價、招標等方式，降低市場價格風險。簽訂價格調整條款，根據(jù)市場價格變化情況，合理調整采購價格。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商。要求供應商提供履約保函或其他擔保措施，降低供應商違約風險。建立供應商應急管理機制，在供應商出現(xiàn)突發(fā)情況時，能夠及時采取替代措施，確保采購項目順利進行。3.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購驗收工作，確保采購產品質量符合要求。要求供應商提供產品質量檢驗報告和質量保證承諾，對采購產品進行定期抽檢。對于質量不合格的產品，按照合同約定及時處理，要求供應商承擔相應的責任。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、完整準確。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。定期對合同進行清理和歸檔，妥善保管合同文件。5.付款風險應對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間支付采購款項，避免逾期付款。加強對采購付款的審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。建立付款風險預警機制，對可能出現(xiàn)的付款風險提前進行預警和處理。五、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門應妥善保管采購過程中產生的各類文件，包括采購申請表、采購審批文件、詢價文件、招標文件、投標文件、采購合同、驗收報告等。2.采購文件應按照類別和時間順序進行整理歸檔，建立電子和紙質檔案，便于查詢和追溯。3.采購文件的保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，一般不少于[X]年。（二）采購信息統(tǒng)計與分析1.采購部門應定期對采購信息進行統(tǒng)計，包括采購項目數(shù)量、采購金額、采購供應商、采購產品類別等，形成采購統(tǒng)計報表。2.對采購統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，為采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)采購信息分析結果，提出改進采購管理的建議和措施，不斷優(yōu)化采購流程，提高采購效率和效益。（三）采購信息保密1.涉及采購活動的各類信息屬于公司商業(yè)秘密，相關人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.加強對采購信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置不同的用戶權限，確保采購信息的安全性和保密性。3.對于因工作需要接觸采購信息的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的合法性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、審計內容、審計方法和審計時間安排。3.審計部門在審計過程中，可通過查閱文件資料、實地走訪、問卷調查等方式收集審計