檔案大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化簡介檔案數(shù)字化工作要求昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)操作流程常見問題解答主要內(nèi)容大家好檔案數(shù)字化簡介3/24/2023大家好檔案數(shù)字化是什么大家好所謂檔案數(shù)字化，是指采用掃描儀

或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行

數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、

光盤、移動硬盤等載體上并能被計算機

識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。大家好檔案數(shù)字化大家好為什么要是社會發(fā)展的需要是政府工作的需要是檔案業(yè)務的需要大家好檔案數(shù)字化的作用8大家好1.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡共享。2.能夠縮短檔案文件查閱時間。3.能夠有效地保護檔案原文安全。4.能夠提高檔案利用率且便于存儲。5.便于建立檔案資源庫，適應各類檔案的管理需求。3/24/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的依據(jù)國家檔案局2005年4月30日發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》DA/T31-2005北京市檔案數(shù)字化標準DB11/T

765.2—20106/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則6/8/2023大家好1.規(guī)范性檔案數(shù)字化必須遵循行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，采取國家推薦的文件格式、技術參數(shù)和工作流程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則6/8/2023大家好2.安全性確保檔案原件的安全。保守檔案信息的秘密。紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則6/8/2023大家好3.真實性確保檔案信息內(nèi)容的原真性。避免對檔案內(nèi)容作額外處理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化遵循原則6/8/2023大家好4.效益性評估檔案數(shù)字化投入的必要性。采取最優(yōu)化的技術方案。

發(fā)揮專業(yè)化和社會化優(yōu)勢。昌平區(qū)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀15大家好昌平區(qū)檔案數(shù)字化工作總體排在全市前列。截止2015年，昌平區(qū)檔案局館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化已完成目錄著錄約240萬條，電子圖像掃描約40余卷件1200余萬頁，檔案類別達()個，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)總量居全市各區(qū)縣檔案局前列。昌平區(qū)檔案局館藏檔案數(shù)據(jù)存儲設備采用IBM3950服務器，配套磁盤陣列容量達114TB，數(shù)據(jù)總量居全區(qū)之首，服務

器已實現(xiàn)雙機熱備及數(shù)據(jù)實時備份等功能。在全市范圍內(nèi)首次開展基層檔案數(shù)字化工作并為全區(qū)77個處級立檔單位配備了掃描儀、計算機等檔案數(shù)字化設備。6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包17大家好什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為什么要開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。檔案數(shù)字化外包的管理規(guī)范。國家檔案局于2014年12月8日印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。各單位在檔案數(shù)字化外包過程中容易出現(xiàn)的問題。18大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要求19大家好工作環(huán)境——硬件6/8/2023大家好配置檔案數(shù)字化專用計算機、掃描儀。切斷與INTER網(wǎng)連接，保持計算機不聯(lián)網(wǎng)。工作環(huán)境——軟件6/8/2023大家好相應的掃描儀驅(qū)動WINDOWS

XP

及以上操作系統(tǒng)Microsoft

Office

2003/2007ACDSee5.0

（推薦）Photoshop

（選用）昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)工作目標6/8/2023大家好一是將紙質(zhì)檔案目錄信息轉(zhuǎn)換為存儲于EXCEL或ACCESS格式的電子目錄。二是將文書、照片等紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換為電子格式的電子圖像。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作范圍6/8/2023大家好自2011年起,凡列入本單位進館接收范圍，并劃定為永久保管期限和社會利用價值高的紙質(zhì)檔案，原則上均須進行數(shù)字化。劃定為其他保管期限的檔案，是否進行數(shù)字化，由各單位自行決定。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好電子目錄電子圖像存儲結構文件命名數(shù)據(jù)鏈接紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好電子目錄：確保目錄的完整性，項目數(shù)應與軟件中所顯示列數(shù)相同。確保目錄與電子圖像一一對應。應將Exel載體的目錄導入Access數(shù)據(jù)庫中紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好電子圖像：圖像分辨率不低于200點。（DPI）圖像完整、清晰。選擇真彩色模式進行掃描。掃描后的圖像采用JPEG格式存儲。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好文件及文件夾命名：1.案卷級文件夾命名：全宗號-目錄號-案卷號

案卷級圖像命名：全宗號-目錄號-案卷號-頁號2.文件級文件夾命名：全宗號-目錄號-年度-件號文件級圖像命名：全宗號-目錄號-年度-件號-頁號紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好存儲結構：在電子圖像掃描結束后，應將數(shù)據(jù)按照全宗號——目錄號——文件的結構進行存儲紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指標6/8/2023大家好數(shù)據(jù)鏈接：在電子圖像掃描與電子目錄錄入工作完成后，通過Access數(shù)據(jù)庫的超鏈接功能將目錄與圖像相掛接，或使用《昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)》中的掛接功能模塊自動鏈接。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6/8/2023大家好檔案整理建立目錄數(shù)據(jù)庫檔案掃描文件命名圖像處理數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù)質(zhì)檢紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6/8/2023大家好檔案整理：1.拆裝訂卷2.編頁號建立目錄數(shù)據(jù)庫：應按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范的要求，確定檔案的著錄項，建立目錄數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6/8/2023大家好檔案掃描：檔案掃描應根據(jù)實際情況選擇相應的掃描方式，并進行相關參數(shù)的設置和調(diào)整，如亮度、對比度、飽和度、色彩平衡等。參數(shù)的設置和調(diào)整應保證調(diào)整后的圖像不失真、效果最接近檔案實體。文件命名：應按照案卷級和文件級不同的命名方式命名。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6/8/2023大家好2.去污、去黑邊3.圖像拼接圖像處理：1.調(diào)整方向、糾偏數(shù)據(jù)鏈接：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使用Access數(shù)據(jù)庫超鏈接或應用檔案管理軟件與圖像數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)質(zhì)檢：檢查目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)掛接的準確性及掃描圖像的完整、清晰情況，檢驗率應達到100%，合格率達到99.7%。34昌平區(qū)檔案數(shù)字化軟件操作流程大家好數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第一步：解壓縮該軟件解壓縮后產(chǎn)生的兩個文件夾必須處于同一分區(qū)根目錄下 (同一硬盤分區(qū)內(nèi)即可)且文件名稱不能更改。6/8/2023大家好數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第二步：啟動APM軟件打開上一步所解壓縮的“YSDAserv”文件夾，找到“APMServ.exe”雙擊打開：6/8/2023大家好數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試2.取消“SSL”前面的勾，單擊“啟動AMPServ”；狀態(tài)欄顯示“Apache已啟動MySQL5.1已啟動”即可。注：該軟件打開一次后不要手動退出，計算機關機或從新啟動都不需要再次打開。6/8/2023大家好數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試第三步：登陸系統(tǒng)1.在瀏覽器地址欄輸入：2.登陸賬號：admin 密碼：1234566/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程3.文件夾及掃描圖片命名案卷級文件夾命名：全宗號-目錄號-案卷號案卷級圖像命名：全宗號-目錄號-案卷號-頁號文件級文件夾命名：全宗號-目錄號-年度-件號文件級圖像命名：全宗號-目錄號-年度-件號-頁號注：圖像文件名稱應和對應目錄檔號保持一致，否則無法掛接及更新。掃描的原圖片名稱必須為：img#####6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程4.目錄數(shù)據(jù)庫導入（1）將需使用的目錄數(shù)據(jù)庫Excel表導入到本系統(tǒng)相對應的數(shù)據(jù)庫中。案卷----文件級目錄數(shù)據(jù)庫歸檔文件----歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（2）Excel表格導入Access數(shù)據(jù)庫方法及注意事項：

Excel表中的所有項必須與Access數(shù)據(jù)庫相對應。6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程Excel表導入到Access數(shù)據(jù)庫方法：2003版本將Excel文件直接復制粘貼到Access數(shù)據(jù)庫中即可；2007版本除了復制方法外還可以直接導入。(注：

Excel

和Access中所有項必須一致)6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程5.檔案掃描操作說明（1）打開ACDSee軟件并選擇檔案全文數(shù)字化文件夾-案卷或歸檔文件。6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（2）批量建立文件夾，并設定成規(guī)定名稱。點擊新建文件夾按鈕，生成需要的數(shù)量。將第一個文件夾名稱修改成規(guī)定名稱，并將所有文件夾全部選擇。輸入F2鍵設置模板6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程（3）掃描設置?在軟件左側(cè)窗口選擇“獲取”-“掃描儀”?在格式中選擇JPG?在文件名模板中輸入img#####(5個#，共8位)(注：必須為img+5位數(shù)否則無法更新圖像名稱)6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程?在圖像選項夾選中彩色正面；在分辨率中選擇200dpi。（原圖不清晰的可選300dpi）?在紙張選項夾中選原稿尺寸。?設置完成后即可掃描。6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程6.更新數(shù)據(jù)庫及文件第一步：選擇案卷級還是文件級檔案管理6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第二步：高級管理界面更新數(shù)據(jù)庫及文件（先數(shù)據(jù)庫后文件）1.更新數(shù)據(jù)庫將圖像與目錄進行掛接。2.更新文件會將img#####變?yōu)闃藴蕡D像名稱并自動排序。6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第三步：進入檔案查詢界面填寫查詢要求并選擇查詢字段6/8/2023大家好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程第四步：查詢結果（可下載該圖像及相對應的Excel目錄表）6/8/2023大家好常見問題解答大家好1.掃描圖像數(shù)據(jù)出現(xiàn)存儲循環(huán)替換情況。答：硬盤存儲空間已滿。檢查硬盤剩余空間，清理垃圾文件。大家好2.更新成功后的圖像無法在檔案管理軟件中顯示。大家好答：情況一：檢查該圖像占用空間大小，正常A4文件掃描后應為50至500KB之間，如出現(xiàn)幾個MB大小的文件則需要從新按照200Dpi進行掃描。情況二：圖像掃描后大小為幾百KB，但是尺寸超過1000以上，此情況可用Photoshop等修圖軟件將圖像尺寸更改至800或安裝區(qū)檔案局提供的軟件補丁即可（補丁地址：）。3.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)頁無法打開。大家好答：情況一：檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)解壓縮后所產(chǎn)生的

"YSDAserv""檔案全文數(shù)字化"兩個文件夾沒有同時放置在一個硬盤分區(qū)內(nèi)。情況二：APM軟件沒有正確啟動。情況三：網(wǎng)址輸入不正確，正確網(wǎng)址為：。4.Excel文件無法導入Access數(shù)據(jù)庫。大家好答：情況一：Excel中的列數(shù)、名稱與Access中的列相互不一致，或附加有其他格式，不是純文本格式。情況二：版本不一致，如：Excel為20