2026年口碑服務公司大事記記錄管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司大事記記錄與管理工作，系統(tǒng)、完整地留存公司發(fā)展歷程中的關鍵信息，客觀反映公司經(jīng)營管理、業(yè)務發(fā)展、品牌建設等重大事項，為公司戰(zhàn)略決策、歷史追溯、品牌傳承及資質(zhì)審核提供準確依據(jù)，營造重視歷史、規(guī)范記錄的工作氛圍，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司經(jīng)營發(fā)展實際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體業(yè)務及職能部門（含市場部、服務運營部、客戶服務部、研發(fā)部、行政部、財務部、人力資源部等），涵蓋公司成立以來所有重大事項的記錄、收集、審核、整理、歸檔、保管及查閱等全流程管理工作。公司全體員工均有義務配合完成大事記相關信息的提供與核實工作。第三條核心原則客觀真實原則：大事記記錄需嚴格遵循事實，如實反映事件的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果及影響，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞信息，確保記錄的真實性與嚴肅性。及時準確原則：重大事項發(fā)生后，相關責任部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成記錄與提交，確保信息及時捕獲；記錄內(nèi)容需精準無誤，時間、數(shù)據(jù)、名稱等關鍵要素清晰明確，避免模糊表述。全面系統(tǒng)原則：大事記記錄需覆蓋公司經(jīng)營發(fā)展各領域的關鍵節(jié)點，兼顧經(jīng)營管理、業(yè)務拓展、技術創(chuàng)新、對外合作、品牌榮譽、重大風險處置等各類事項，形成完整的發(fā)展歷程脈絡。規(guī)范有序原則：嚴格遵循本制度規(guī)定的記錄標準、流程及歸檔要求，確保大事記記錄格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范、管理有序，便于后續(xù)查閱與使用。安全可追溯原則：建立健全大事記檔案安全保管機制，確保檔案資料完整留存、安全可控；記錄與管理全流程需有據(jù)可查，明確各環(huán)節(jié)責任主體。第四條制度依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公司法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，結(jié)合公司《行政管理制度》《檔案管理制度》《信息安全管理制度》等內(nèi)部制度制定。未盡事宜，需嚴格遵循相關法律法規(guī)及公司其他管理規(guī)定。第二章組織架構(gòu)與職責分工第五條組織架構(gòu)公司成立大事記管理小組（以下簡稱“管理小組”），由公司總經(jīng)理擔任組長，分管行政的副總經(jīng)理擔任副組長，成員包括行政部、人力資源部、財務部、各業(yè)務部門負責人及檔案管理員。管理小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)大事記管理重大事項，行政部為日常執(zhí)行部門，負責大事記記錄的規(guī)范制定、信息收集、審核整理、歸檔保管及查閱管理等工作，各相關部門協(xié)同落實本部門重大事項的記錄與提交工作。第六條各部門核心職責行政部（檔案管理辦公室）：牽頭制定與修訂大事記記錄管理制度及相關細則；明確大事記記錄標準、格式及提交時限；組織開展大事記記錄相關培訓，指導各部門規(guī)范記錄；負責收集、匯總各部門提交的大事記信息，進行審核、整理與校對；建立健全大事記檔案，負責檔案的歸檔、保管、更新及維護；受理大事記檔案查閱申請，規(guī)范查閱流程；定期向管理小組匯報大事記管理工作情況，推動制度優(yōu)化。各業(yè)務及職能部門：落實本部門大事記記錄主體責任，明確部門信息員，負責本部門職責范圍內(nèi)重大事項的及時發(fā)現(xiàn)、準確記錄與按時提交；配合行政部開展大事記信息的核實、補充工作；對本部門提交的大事記信息的真實性、準確性、完整性負責；主動關注本部門業(yè)務發(fā)展關鍵節(jié)點，確保重大事項無遺漏。人力資源部：負責記錄公司人事管理領域的重大事項（如組織架構(gòu)調(diào)整、核心人員任免、重大薪酬福利調(diào)整、重要培訓活動等）；將大事記記錄相關要求納入員工崗位培訓內(nèi)容，提升員工配合意識；配合行政部開展大事記管理工作的考核與獎懲落實。財務部：負責記錄公司財務領域的重大事項（如重大投融資決策、年度財務預算與決算、重大財務制度調(diào)整、關鍵財務數(shù)據(jù)突破等）；提供大事記記錄所需的財務數(shù)據(jù)支持，確保財務相關信息準確無誤。管理小組：審批大事記記錄管理制度及修訂方案；審議重大事項的記錄范圍、記錄標準等關鍵事項；協(xié)調(diào)解決大事記管理過程中出現(xiàn)的重大問題（如重大事項爭議、檔案管理安全問題等）；監(jiān)督大事記管理制度的執(zhí)行情況，審批重大檔案查閱申請。第七條崗位職責檔案管理員：由行政部專人擔任，負責大事記信息的日常收集、審核、整理與歸檔；維護大事記檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息及時更新；負責檔案的安全保管，落實防火、防潮、防盜、防泄密等防護措施；受理查閱申請，辦理查閱手續(xù)，做好查閱記錄；配合開展大事記記錄培訓工作。部門信息員：由各部門指定專人擔任，負責本部門重大事項的日常排查與記錄；按規(guī)定時限向行政部提交大事記信息；協(xié)助檔案管理員核實本部門相關的大事記細節(jié)；及時向部門負責人反饋大事記記錄過程中出現(xiàn)的問題。部門負責人：對本部門提交的大事記信息進行審核把關，確保信息真實、準確、完整；督促本部門信息員按時完成記錄與提交工作；協(xié)調(diào)解決本部門大事記記錄過程中出現(xiàn)的困難，確保重大事項無遺漏。普通員工：發(fā)現(xiàn)本職工作范圍內(nèi)或知曉的重大事項時，及時向本部門信息員或負責人反饋；配合信息員完成重大事項細節(jié)的核實工作；遵守公司大事記檔案管理規(guī)定，嚴禁違規(guī)查閱、復制或傳播檔案信息。第三章大事記記錄范圍與標準第一節(jié)記錄范圍第八條經(jīng)營管理重大事項：包括但不限于公司發(fā)展戰(zhàn)略制定與調(diào)整、年度經(jīng)營目標確定與完成情況、重大經(jīng)營決策出臺、核心管理制度修訂與發(fā)布、組織架構(gòu)調(diào)整、公司名稱或股權變更、重大資質(zhì)申請與獲?。ㄈ鏘SO認證、行業(yè)資質(zhì)證書等）、公司注冊地址或經(jīng)營場所變更等。第九條市場與服務關鍵事件：包括但不限于重大市場拓展活動（如重要展會參展、大型品牌推廣活動）、核心客戶合作簽約（如年度重點客戶合作、戰(zhàn)略合作協(xié)議簽訂）、服務體系重大升級、客戶服務重大成果（如客戶滿意度顯著提升、獲得客戶重大表彰）、市場份額重大突破、重要競爭對手動態(tài)應對等。第十條研發(fā)與技術突破：包括但不限于重大研發(fā)項目立項與驗收、核心技術研發(fā)成功、專利申請與授權、軟件著作權獲取、技術合作與交流（如與科研機構(gòu)合作研發(fā)、技術引進）、產(chǎn)品或服務技術升級迭代等。第十一條組織與人事變動：包括但不限于公司高層管理人員任免、核心團隊組建、重大人事制度調(diào)整（如薪酬體系改革、績效考核制度優(yōu)化）、大規(guī)模員工招聘或裁員、重要員工培訓活動（如年度核心骨干培訓、外部高端培訓）、員工重大榮譽獲取等。第十二條對外合作與交流：包括但不限于與政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴的重大交流活動（如政府領導視察、行業(yè)峰會發(fā)言）、對外戰(zhàn)略合作簽約、合資公司成立、重大項目合作啟動與完成、海外業(yè)務拓展等。第十三條榮譽與資質(zhì)認定：包括但不限于公司獲得的重大榮譽稱號（如行業(yè)獎項、誠信企業(yè)認證、優(yōu)秀服務商等）、重要資質(zhì)證書獲取與升級、品牌價值評估與提升、媒體重大正面報道等。第十四條重大風險與處置：包括但不限于重大安全事故、重大客戶投訴與糾紛、重大法律訴訟與仲裁、重大經(jīng)營風險事件（如供應鏈中斷、市場突變）及相應的處置措施與結(jié)果等。第十五條其他重要事項：包括但不限于公司重大公益活動參與、企業(yè)文化重大活動（如年度年會、周年慶典）、重大捐贈行為、影響公司發(fā)展的重大政策變動應對等。第二節(jié)記錄標準第十六條時間標準：需準確記錄事件發(fā)生的年、月、日，重大事件需精確到具體時間（如小時、分鐘）；持續(xù)時間較長的事件，需明確起始時間與結(jié)束時間；時間表述需采用公歷標準，避免使用模糊表述（如“近期”“不久前”）。第十七條內(nèi)容標準：記錄內(nèi)容需完整反映事件的核心要素，包括事件起因、主要經(jīng)過、關鍵人物、具體結(jié)果及產(chǎn)生的影響；語言表述需簡潔明了、客觀準確，避免主觀評價與情緒化描述；涉及數(shù)據(jù)的，需注明數(shù)據(jù)來源與具體數(shù)值，確保數(shù)據(jù)真實可追溯。第十八條格式標準：采用統(tǒng)一的《公司大事記記錄單》格式，明確標注事件類別、發(fā)生時間、記錄部門、記錄人、審核人、事件內(nèi)容、附件說明等要素；同一類別的事件按時間順序連續(xù)記錄；涉及多個部門的聯(lián)合事件，由牽頭部門負責記錄，相關部門配合提供信息。第十九條詳略標準：對公司發(fā)展有重大影響的核心事件（如戰(zhàn)略調(diào)整、重大合作、重大技術突破等），需詳細記錄關鍵細節(jié)；常規(guī)性重大事項（如年度常規(guī)資質(zhì)年檢、例行重大會議），可簡要記錄核心信息；避免冗余表述，確保記錄簡潔高效。第四章大事記全流程管理規(guī)范第一節(jié)記錄與提交第二十條記錄要求：各部門信息員需主動關注本部門業(yè)務動態(tài)，發(fā)現(xiàn)重大事項后，立即啟動記錄工作，填寫《公司大事記記錄單》，確保信息完整、準確；對于持續(xù)發(fā)生的重大事項，需分階段記錄進展情況，待事件結(jié)束后匯總完整信息。第二十一條提交時限：常規(guī)重大事項需在事件發(fā)生后3個工作日內(nèi)完成記錄并提交至行政部；緊急重大事項（如重大安全事故、重大法律訴訟、重要合作簽約等）需在事件發(fā)生后24小時內(nèi)提交初步記錄，事件處置完成后3個工作日內(nèi)提交完整記錄；年度收尾階段，各部門需在次年1月10日前完成上一年度本部門大事記的匯總與補報工作。第二十二條提交流程：《公司大事記記錄單》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或書面形式提交至行政部檔案管理員；提交時需附相關佐證材料（如會議紀要、合作協(xié)議復印件、榮譽證書掃描件、新聞報道截圖等），確保記錄可核實。第二節(jié)審核與整理第二十三條初步審核：檔案管理員在收到《公司大事記記錄單》后2個工作日內(nèi)完成初步審核，重點審核記錄格式是否規(guī)范、信息要素是否完整、佐證材料是否齊全；審核未通過的，一次性告知提交部門補充完善；審核通過的，進行下一步復核。第二十四條復核確認：行政部負責人對初步審核通過的大事記信息進行復核，重點審核信息的真實性、準確性及事件的重要性等級；涉及多個部門的聯(lián)合事件，需組織相關部門交叉核實；復核完成后，簽署審核意見，對符合要求的予以確認歸檔，對存在爭議的提交管理小組審議。第二十五條整理歸檔：檔案管理員對審核通過的大事記信息進行分類整理，按時間順序編號歸檔，同步錄入公司大事記檔案管理系統(tǒng)；將《公司大事記記錄單》及相關佐證材料整理成冊，存入指定檔案柜；定期對歸檔信息進行梳理，形成年度大事記匯編，報管理小組備案。第三節(jié)歸檔與保管第二十六條歸檔要求：大事記檔案需實行紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重歸檔管理，紙質(zhì)檔案需裝訂成冊，標注歸檔年度、類別及編號；電子檔案需存儲在公司內(nèi)部專用服務器，進行加密備份，確保數(shù)據(jù)安全；歸檔信息需及時更新，確保檔案與公司發(fā)展實際同步。第二十七條保管規(guī)范：檔案存儲環(huán)境需符合安全防護要求，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁設備，定期檢查維護；紙質(zhì)檔案保管期限為永久，電子檔案需定期備份，確保長期可讀取；檔案管理員需定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問題及時處理，確保檔案完整。第四節(jié)查閱與使用第二十八條查閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱大事記檔案的，需填寫《大事記檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部負責人審批同意后，方可查閱；外部單位（如政府部門、審計機構(gòu)、合作單位）因工作需要查閱的，需提供單位介紹信及相關證明材料，經(jīng)管理小組審批同意后，在檔案管理員陪同下查閱。第二十九條查閱規(guī)范：查閱檔案需在指定場所進行，嚴禁攜帶無關人員進入檔案存儲區(qū)域；查閱紙質(zhì)檔案時，不得涂改、勾畫、撕毀檔案資料，不得擅自復制；查閱電子檔案時，嚴禁拷貝、傳播檔案信息；檔案管理員需全程監(jiān)督查閱過程，做好查閱記錄，記錄查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。第三十條使用限制：大事記檔案僅用于公司經(jīng)營管理、歷史追溯、資質(zhì)審核等合法合規(guī)用途，嚴禁用于商業(yè)競爭、惡意詆毀等違法違規(guī)行為；未經(jīng)管理小組審批，任何人不得將檔案信息對外泄露或用于非工作用途；違規(guī)使用檔案造成公司損失的，依法追究相關責任。第五節(jié)更新與修訂第三十一條信息更新：公司發(fā)生新的重大事項時，按本制度規(guī)定及時完成記錄、審核與歸檔，確保大事記檔案實時更新；檔案管理員每季度對大事記檔案進行一次梳理，補充完善相關信息，修正記錄偏差。第三十二條制度修訂：行政部根據(jù)公司經(jīng)營發(fā)展需求、國家法律法規(guī)更新及大事記管理實踐經(jīng)驗，適時提出制度修訂建議，修訂方案經(jīng)管理小組審核、公司管理層審批后生效；修訂后的制度需及時向全體員工公示并組織學習，確保制度落地執(zhí)行。第五章監(jiān)督考核與獎懲第一節(jié)監(jiān)督機制第三十三條日常監(jiān)督：行政部對大事記記錄與管理的日常執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期核查各部門信息提交的及時性、準確性、完整性，檢查檔案歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)的規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題；各部門信息員配合開展本部門日常監(jiān)督工作。第三十四條專項檢查：管理小組每年組織一次大事記管理專項檢查，重點檢查制度執(zhí)行情況、大事記記錄質(zhì)量、檔案管理完整性、查閱流程合規(guī)性等；專項檢查結(jié)束后，形成《大事記管理專項檢查報告》，上報公司管理層，對發(fā)現(xiàn)的問題明確整改責任與時限。第三十五條員工監(jiān)督：員工有權對大事記記錄與管理過程中的違規(guī)行為（如漏報、錯報、虛構(gòu)重大事項，違規(guī)查閱、泄露檔案信息等）進行舉報；舉報可通過書面、口頭或指定郵箱等方式向行政部或管理小組提交；管理小組對舉報內(nèi)容進行專項核查，核查屬實的，對舉報人給予獎勵，并嚴格為舉報人保密，嚴禁打擊報復舉報人。第二節(jié)考核機制第三十六條考核內(nèi)容：公司將大事記管理相關工作納入各部門及員工的績效考核體系，考核周期分為季度考核及年度考核，考核內(nèi)容主要包括：記錄提交情況：各部門是否按時、按質(zhì)、按量提交大事記信息，是否存在漏報、錯報、遲報等情況；記錄質(zhì)量情況：提交的大事記信息是否真實、準確、完整，格式是否規(guī)范，佐證材料是否齊全；檔案管理情況：行政部檔案管理員是否規(guī)范完成歸檔、保管、更新等工作，是否存在檔案破損、丟失、泄密等情況；問題整改情況：針對監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)的問題，是否及時制定并落實整改措施。第三十七條考核結(jié)果應用：績效考核結(jié)果由行政部聯(lián)合人力資源部、財務部綜合評定，作為部門評優(yōu)評先、員工薪酬調(diào)整、崗位晉升的重要依據(jù)；考核不合格的部門，取消當年度評優(yōu)資格；考核不合格的員工，進行離崗培訓，培訓后仍不合格的，調(diào)整崗位或按公司相關規(guī)定處理。第三節(jié)獎懲措施第三十八條獎勵措施：對在大事記管理工作中表現(xiàn)突出，符合以下條件之一的部門或個人，公司給予表彰及物質(zhì)獎勵：嚴格遵