合同終止通知書寫作范例與流程在商業(yè)活動(dòng)與民事往來中，合同終止是權(quán)利義務(wù)關(guān)系終結(jié)的重要節(jié)點(diǎn)。一份規(guī)范的合同終止通知書不僅能清晰界定雙方權(quán)責(zé)，更能降低后續(xù)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。本文將結(jié)合法律規(guī)范與實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)解析通知書的寫作邏輯、核心要素及全流程要點(diǎn)，并附典型場(chǎng)景范例供參考。一、合同終止的法律前提與依據(jù)合同終止需具備合法事由，否則可能構(gòu)成違約。根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》（以下簡(jiǎn)稱《民法典》），終止事由分為法定解除與約定解除兩類：1.法定解除因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的（如自然災(zāi)害導(dǎo)致貨物交付完全受阻）；在履行期限屆滿前，一方明確表示或以行為表明不履行主要債務(wù)（預(yù)期違約）；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的（根本違約）；法律規(guī)定的其他情形（如承租人未經(jīng)同意轉(zhuǎn)租，出租人可解除租賃合同）。2.約定解除合同雙方在訂立時(shí)約定“解除條件”，當(dāng)條件成就時(shí)，解除權(quán)人可依約終止合同（如“若連續(xù)3個(gè)月未支付貨款，守約方有權(quán)終止合同”）。提示：終止前需核查合同條款，優(yōu)先以“約定解除”為依據(jù)（舉證更簡(jiǎn)便）；若適用法定解除，需留存違約證據(jù)（如催告函、違約事實(shí)證明）。二、合同終止通知書的核心寫作要素通知書需兼具“法律效力”與“清晰性”，核心要素需完整呈現(xiàn)：1.標(biāo)題與抬頭標(biāo)題：明確文書性質(zhì)，如《關(guān)于〈XX合同〉的終止通知書》或《合同終止通知書》。抬頭：寫明對(duì)方全稱（與合同簽約主體一致），避免簡(jiǎn)稱或錯(cuò)誤名稱（如“XX有限公司”而非“XX公司”）。2.正文核心內(nèi)容（1）合同基本信息：寫明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間（如“貴我雙方于X年X月X日簽訂《XX服務(wù)合同》（合同編號(hào)：XXX）”），確保指向唯一。（2）終止事由與依據(jù)：若為約定解除：引用合同條款（如“根據(jù)合同第X條第X款‘……’之約定”），簡(jiǎn)述觸發(fā)條件的事實(shí)（如“截至X年X月，貴方已累計(jì)3次遲延支付服務(wù)費(fèi)，符合合同約定的終止情形”）。若為法定解除：引用《民法典》條款（如“根據(jù)《民法典》第五百六十三條第X項(xiàng)規(guī)定”），說明違約事實(shí)（如“貴方交付的貨物經(jīng)3次檢測(cè)均不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)”）。（3）終止時(shí)間：明確合同終止的具體日期（如“本合同自X年X月X日起終止”）。若需“立即終止”，需說明合理性（如對(duì)方根本違約）。（4）后續(xù)權(quán)利義務(wù)安排：已履行部分的結(jié)算（如“截至終止日，我方已支付貨款XX元，貴方需于X日內(nèi)返還預(yù)付款XX元”）；保密、返還資料等附隨義務(wù)（如“請(qǐng)于X日內(nèi)返還我方全部商業(yè)秘密文件，雙方均需繼續(xù)履行保密義務(wù)”）。（5）爭(zhēng)議解決提示：簡(jiǎn)要說明爭(zhēng)議解決方式（如“若有爭(zhēng)議，雙方同意按合同約定提交XX仲裁委員會(huì)仲裁”或“向XX法院提起訴訟”）。3.結(jié)尾與簽署告知性質(zhì)：無需對(duì)方“同意”，但需提示“本通知自送達(dá)時(shí)生效”或“請(qǐng)于X日內(nèi)書面反饋，逾期視為無異議”。簽署：加蓋公章（自然人簽字并按手?。?，注明通知方名稱、日期，附聯(lián)系人及方式（郵箱、地址即可）。三、合同終止通知書的寫作流程1.終止合法性評(píng)估由法務(wù)或?qū)I(yè)人員核查：合同是否具備終止事由？證據(jù)是否充分？（如催告記錄、違約事實(shí)證明）若為“法定解除”，需確認(rèn)是否符合“根本違約”標(biāo)準(zhǔn)（避免因“輕微違約”終止而被追責(zé)）。2.信息收集與整理合同文本：提取編號(hào)、簽約主體、履行條款、解除條款；履約證據(jù)：違約事實(shí)的書面記錄（如郵件、對(duì)賬單、檢測(cè)報(bào)告）；對(duì)方信息：準(zhǔn)確的名稱、地址、聯(lián)系人（確保送達(dá)有效）。3.文書起草與審核起草：按“要素模板”填充內(nèi)容，語言需客觀中立（避免情緒化表述，如“貴方嚴(yán)重違約”可改為“貴方行為已構(gòu)成根本違約”）；審核：法務(wù)/律師審核法律依據(jù)、措辭準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)審核結(jié)算條款，確保無歧義。4.送達(dá)與留存送達(dá)方式：優(yōu)先選擇書面送達(dá)（EMS快遞，備注“合同終止通知書”，留存快遞單及簽收記錄）；電子送達(dá)（郵件、短信）需確認(rèn)對(duì)方已查收（保留回執(zhí)）；留存憑證：掃描通知書原件、快遞底單、簽收記錄，形成“終止通知檔案”，以備后續(xù)糾紛舉證。四、典型場(chǎng)景范例（以租賃合同終止為例）標(biāo)題：關(guān)于《XX商鋪?zhàn)赓U合同》的終止通知書抬頭：XX商業(yè)管理有限公司：正文：貴我雙方于X年X月X日簽訂《XX商鋪?zhàn)赓U合同》（合同編號(hào)：ZL-202X-XXX），約定貴方將位于XX路XX號(hào)的商鋪出租給我方使用，租期自X年X月X日至X年X月X日。根據(jù)合同第5.2條“若承租方連續(xù)2個(gè)月未支付租金，出租方有權(quán)終止合同”之約定：截至X年X月X日，我方已累計(jì)3個(gè)月未收到貴方應(yīng)付租金，且經(jīng)2次書面催告（催告函日期：X年X月X日、X年X月X日）后，貴方仍未履行付款義務(wù)?，F(xiàn)我方依約通知：本合同自X年X月X日起終止。請(qǐng)貴方于X年X月X日前完成以下事項(xiàng)：1.返還我方已支付的租賃保證金XX元（支付至我方指定賬戶：開戶行XX，賬號(hào)XXX）；2.于X年X月X日前騰空商鋪并辦理交接，雙方簽署《商鋪交接確認(rèn)書》；3.雙方承諾對(duì)合同履行過程中知悉的商業(yè)秘密承擔(dān)保密義務(wù)。若有爭(zhēng)議，雙方同意按合同約定向XX區(qū)人民法院提起訴訟。結(jié)尾：本通知自送達(dá)貴司時(shí)生效，請(qǐng)于X日內(nèi)書面反饋處理進(jìn)展，逾期視為無異議。簽署：通知方：XX貿(mào)易有限公司（蓋章）日期：X年X月X日聯(lián)系人：王XX聯(lián)系地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)五、注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：若不具備合法終止事由，擅自終止可能構(gòu)成違約，需承擔(dān)賠償責(zé)任（如違約金、對(duì)方損失）；終止后仍需履行“后合同義務(wù)”（如保密、返還財(cái)產(chǎn)），否則可能被訴。2.措辭與證據(jù)管理：避免使用“廢除合同”“撕毀協(xié)議”等情緒化表述，以“終止”“解除”為準(zhǔn)；所有溝通（催告、通知）需留痕（書面、郵件、快遞），形成證據(jù)鏈。3.送達(dá)有效性：若對(duì)方拒收快遞，可通過“公證送達(dá)”或“公告送達(dá)”（需符合法律規(guī)定）確保效力；電子送達(dá)需確認(rèn)對(duì)方“指定接收地址”（如合