標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)審批流程簡(jiǎn)化工具指南一、適用范圍與場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)或機(jī)構(gòu)內(nèi)部常規(guī)采購(gòu)事項(xiàng)的審批流程優(yōu)化，具體場(chǎng)景包括但不限于：常規(guī)辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、低值易耗品等；小額設(shè)備采購(gòu)：如單價(jià)在[具體金額，如5000元]以下的辦公設(shè)備、工具等；非緊急服務(wù)采購(gòu)：如保潔、維修、咨詢(xún)等常規(guī)服務(wù)類(lèi)需求；計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目采購(gòu)：已納入年度或季度采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算明確的常規(guī)項(xiàng)目。不適用場(chǎng)景：緊急采購(gòu)（需啟用應(yīng)急流程）、戰(zhàn)略物資或大宗采購(gòu)（需專(zhuān)項(xiàng)審批）、涉及國(guó)家安全或保密的采購(gòu)等特殊事項(xiàng)。二、操作流程詳解（一）申請(qǐng)發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任人：采購(gòu)申請(qǐng)人（需求部門(mén)經(jīng)辦人）操作步驟：明確采購(gòu)需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額及到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息。填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板部分）：保證信息完整、準(zhǔn)確，包括申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、采購(gòu)明細(xì)、預(yù)算依據(jù)等。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型補(bǔ)充必要材料，如：辦公物資：提供部門(mén)領(lǐng)用計(jì)劃或庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表（說(shuō)明現(xiàn)有庫(kù)存不足需補(bǔ)充）；設(shè)備采購(gòu)：提供設(shè)備配置需求說(shuō)明、選型對(duì)比表（如有）；服務(wù)采購(gòu)：提供服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)、供應(yīng)商資質(zhì)要求（如有）。提交申請(qǐng)：通過(guò)內(nèi)部OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，同步電子版材料至指定審批平臺(tái)。（二）部門(mén)初審責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)操作步驟：審核需求合理性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃、是否必要，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租用等）。審核預(yù)算準(zhǔn)確性：核對(duì)預(yù)算金額是否符合公司財(cái)務(wù)制度，是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整說(shuō)明。審核材料完整性：檢查《采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件是否齊全，信息填寫(xiě)是否規(guī)范。審批意見(jiàn)：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)（同意/不同意/需補(bǔ)充材料），并簽字確認(rèn)。若不同意，需注明理由并退回申請(qǐng)人；若需補(bǔ)充材料，明確補(bǔ)充內(nèi)容及時(shí)限。（三）財(cái)務(wù)復(fù)核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)員操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)操作步驟：預(yù)算合規(guī)性復(fù)核：確認(rèn)采購(gòu)項(xiàng)目是否已納入年度預(yù)算，預(yù)算科目使用是否正確，資金來(lái)源是否合規(guī)（如是否涉及專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)）。價(jià)格合理性審核：參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)行情或詢(xún)價(jià)結(jié)果，判斷預(yù)算金額是否合理，必要時(shí)啟動(dòng)詢(xún)價(jià)程序（如單價(jià)超過(guò)[具體金額，如1000元]）。付款條件審核：確認(rèn)付款方式、賬期是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，是否涉及預(yù)付款（如需預(yù)付，需附資金支付審批單）。復(fù)核意見(jiàn)：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“財(cái)務(wù)復(fù)核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)（同意/不同意/建議調(diào)整），并簽字確認(rèn)。若建議調(diào)整，注明調(diào)整建議（如降低預(yù)算、修改付款方式等）。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：按采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）操作時(shí)限：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：小額采購(gòu)（≤5000元）：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購(gòu)（5000-20000元）：由分管副總審批；大額采購(gòu)（＞20000元）：由總經(jīng)理審批。操作步驟：審批核心要點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)需求的戰(zhàn)略匹配性、預(yù)算的必要性、流程的合規(guī)性。簽署意見(jiàn)：在《采購(gòu)申請(qǐng)表》“領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)”欄簽署最終審批意見(jiàn)（同意/不同意），并簽字確認(rèn)。若不同意，注明理由并退回至上一環(huán)節(jié)或申請(qǐng)人。（五）采購(gòu)執(zhí)行與反饋責(zé)任人：采購(gòu)部經(jīng)辦人操作時(shí)限：審批通過(guò)后3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)操作步驟：接收審批通過(guò)申請(qǐng)：從審批平臺(tái)獲取已批準(zhǔn)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，確認(rèn)采購(gòu)需求、預(yù)算、到貨時(shí)間等要求。供應(yīng)商選擇：小額標(biāo)準(zhǔn)化物資：從合格供應(yīng)商庫(kù)中比價(jià)選擇，優(yōu)先選擇合作良好、價(jià)格優(yōu)的供應(yīng)商；非標(biāo)準(zhǔn)化或金額較大采購(gòu)：?jiǎn)?dòng)詢(xún)價(jià)或招標(biāo)程序（按公司采購(gòu)管理制度執(zhí)行），形成供應(yīng)商比價(jià)記錄。下達(dá)訂單：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或訂單，明確產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部（如需）審核。執(zhí)行與跟蹤：跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付；到貨后組織需求部門(mén)驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)）。反饋結(jié)果：將采購(gòu)執(zhí)行情況（供應(yīng)商信息、合同號(hào)、交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等）同步至申請(qǐng)人及財(cái)務(wù)部。（六）資料歸檔責(zé)任人：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部分別歸檔操作步驟：采購(gòu)部歸檔資料：《采購(gòu)申請(qǐng)表》、審批記錄、供應(yīng)商比價(jià)記錄、采購(gòu)合同/訂單、《采購(gòu)驗(yàn)收單》、發(fā)票復(fù)印件等，按“采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)”分類(lèi)存檔（電子+紙質(zhì)），保存期限不少于3年。財(cái)務(wù)部歸檔資料：《采購(gòu)申請(qǐng)表》、審批記錄、發(fā)票、付款憑證、《采購(gòu)驗(yàn)收單》等，作為財(cái)務(wù)記賬和審計(jì)依據(jù)，按會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定保存。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板采購(gòu)申請(qǐng)基本信息申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類(lèi)型（勾選）□辦公物資□設(shè)備采購(gòu)□服務(wù)采購(gòu)□其他：______預(yù)算金額（元）采購(gòu)明細(xì)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)算依據(jù)（如歷史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、部門(mén)預(yù)算分解等）附件清單（如領(lǐng)用計(jì)劃、選型對(duì)比表、服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)等）審批流程部門(mén)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______財(cái)務(wù)復(fù)核意見(jiàn)經(jīng)辦人簽字：______負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)（分級(jí)審批）簽字：______日期：______采購(gòu)執(zhí)行結(jié)果供應(yīng)商名稱(chēng)合同/訂單號(hào)交付時(shí)間驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說(shuō)明：______）驗(yàn)收人簽字日期四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）填寫(xiě)規(guī)范《采購(gòu)申請(qǐng)表》需用黑色簽字筆填寫(xiě)或通過(guò)系統(tǒng)在線(xiàn)提交，保證字跡清晰、信息完整，不得涂改；關(guān)鍵信息（如物品名稱(chēng)、數(shù)量、預(yù)算）不得留空。采購(gòu)明細(xì)需逐項(xiàng)填寫(xiě)，不得合并填寫(xiě)（如“辦公用品一批”需具體到筆、本、文件夾等名稱(chēng)及數(shù)量）。預(yù)算金額需大寫(xiě)+小寫(xiě)同時(shí)填寫(xiě)，保證一致。（二）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無(wú)正當(dāng)理由逾期未審批的，視為同意（可在系統(tǒng)中設(shè)置超時(shí)自動(dòng)提醒或流轉(zhuǎn)功能）。緊急采購(gòu)需在“采購(gòu)類(lèi)型”中勾選“緊急”，并注明緊急原因，啟動(dòng)綠色通道（可簡(jiǎn)化部分環(huán)節(jié)，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)）。（三）特殊情況處理預(yù)算調(diào)整：若實(shí)際采購(gòu)金額超出預(yù)算10%以上，需重新提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可繼續(xù)采購(gòu)流程。需求變更：采購(gòu)執(zhí)行前若需變更需求（如數(shù)量增減、規(guī)格調(diào)整），需提交《采購(gòu)需求變更說(shuō)明》，經(jīng)原審批流程審批同意后，由采購(gòu)部執(zhí)行變更。驗(yàn)收不合格：若驗(yàn)收不合格，需在《采購(gòu)驗(yàn)收單》中注明不合格原因，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通退換貨或退款事宜，重新啟動(dòng)采購(gòu)流程（如需）。（四）風(fēng)險(xiǎn)防控供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫(kù)中的供