企業(yè)信息管理（ERM）通用模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景企業(yè)注冊(cè)與設(shè)立階段：系統(tǒng)記錄企業(yè)基礎(chǔ)信息、資質(zhì)證照等法定數(shù)據(jù)；組織架構(gòu)調(diào)整期：動(dòng)態(tài)更新部門設(shè)置、崗位職責(zé)及人員變動(dòng)信息；年度合規(guī)審計(jì)：提供完整的企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息鏈路，支持審計(jì)追溯；跨部門協(xié)作：統(tǒng)一信息口徑，保證業(yè)務(wù)部門與管理部門數(shù)據(jù)一致；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與管控：通過(guò)信息整合識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如資質(zhì)過(guò)期、人員變動(dòng)影響等）。二、模板操作流程指南前期準(zhǔn)備明確管理目標(biāo)：根據(jù)企業(yè)規(guī)模確定信息管理重點(diǎn)（如初創(chuàng)企業(yè)側(cè)重基礎(chǔ)信息，集團(tuán)企業(yè)側(cè)重跨組織數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)）；組建管理小組：由行政部/綜合管理部牽頭，聯(lián)合法務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)信息收集與維護(hù)；配置管理工具：可選擇Excel、企業(yè)/釘釘表格或?qū)I(yè)ERM系統(tǒng)，保證支持多角色協(xié)作與數(shù)據(jù)權(quán)限控制。信息收集與分類按模塊梳理需收集的信息類型（參考“核心信息記錄表格”），制定信息清單；向各部門發(fā)放收集表，明確信息填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)（如日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，證件號(hào)碼需脫敏處理）；收集過(guò)程中同步核對(duì)信息完整性（如企業(yè)基本信息需包含統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等法定要素）。數(shù)據(jù)錄入與校驗(yàn)依據(jù)分類將信息錄入對(duì)應(yīng)表格，保證字段填寫準(zhǔn)確無(wú)誤（如“組織架構(gòu)表”中需明確上下級(jí)隸屬關(guān)系）；采用“雙人校驗(yàn)”機(jī)制：由信息填報(bào)人自檢后，交由管理小組負(fù)責(zé)人復(fù)核，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)邏輯一致性（如人員所屬部門與組織架構(gòu)表是否匹配）；對(duì)校驗(yàn)通過(guò)的數(shù)據(jù)標(biāo)注“已確認(rèn)”，存入管理工具并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如敏感信息僅限管理層查看）。定期更新與維護(hù)建立“動(dòng)態(tài)更新機(jī)制”：企業(yè)基礎(chǔ)信息（如地址、聯(lián)系方式）發(fā)生變更時(shí)，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成更新；人員變動(dòng)（如入職、轉(zhuǎn)崗、離職）或資質(zhì)證照到期前1個(gè)月，由責(zé)任部門發(fā)起信息變更申請(qǐng)，經(jīng)審批后同步更新至相關(guān)表格；每季度開展信息復(fù)盤，檢查數(shù)據(jù)時(shí)效性，刪除冗余或失效信息（如已過(guò)期資質(zhì)證照）。信息歸檔與調(diào)用按年度將更新后的完整表格歸檔，存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（加密處理），避免信息泄露；需調(diào)用信息時(shí)，由申請(qǐng)部門提交《信息使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明用途、范圍及保密承諾，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及管理小組審批后獲?。粚?duì)外提供信息（如合作伙伴資質(zhì)核查）時(shí)，需加蓋企業(yè)公章，并注明信息有效期。三、核心信息記錄表格表1：企業(yè)基礎(chǔ)信息表字段名稱填寫說(shuō)明示例/備注企業(yè)全稱工商注冊(cè)登記名稱XX科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位法定代碼91110000XXXXXXXXXX成立時(shí)間企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記日期2020-03-15注冊(cè)地址詳細(xì)至省、市、區(qū)（縣）、街道北京市海淀區(qū)XX路XX號(hào)XX大廈經(jīng)營(yíng)范圍工商核準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)范圍技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)…法定代表人需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致某（姓名用號(hào)代替）聯(lián)系方式企業(yè)官方聯(lián)系方式（固話）010-XXXXXXXX企業(yè)類型如有限責(zé)任公司、股份有限公司等有限責(zé)任公司（自然人獨(dú)資）表2：組織架構(gòu)與人員信息表部門名稱崗位名稱姓名員工工號(hào)聯(lián)系方式（內(nèi)部）上級(jí)崗位直接下屬人數(shù)入職日期崗位職責(zé)摘要技術(shù)部技術(shù)總監(jiān)*某T001分機(jī)8001總經(jīng)理52021-06-01負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)規(guī)劃技術(shù)部前端開發(fā)*某T002分機(jī)8002技術(shù)總監(jiān)02022-03-15負(fù)責(zé)前端頁(yè)面開發(fā)市場(chǎng)部市場(chǎng)經(jīng)理*某M001分機(jī)7001副總經(jīng)理32020-10-10負(fù)責(zé)市場(chǎng)推廣活動(dòng)表3：資質(zhì)證照管理表證照名稱發(fā)證機(jī)關(guān)證書編號(hào)發(fā)證日期有效期至負(fù)責(zé)部門聯(lián)系人提醒日期（到期前30天）狀態(tài)（有效/變更中/過(guò)期）證照掃描件存放路徑營(yíng)業(yè)執(zhí)照北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局91110000XXXXXXXXXX2020-03-152030-03-14行政部*某2030-02-15有效服務(wù)器/證照/營(yíng)業(yè)執(zhí)照.pdf高新技術(shù)企業(yè)證書北京市科學(xué)技術(shù)局GF202211XXXXXX2022-08-012025-07-31技術(shù)部*某2025-06-01有效服務(wù)器/證照/高新證書.pdf表4：業(yè)務(wù)信息與風(fēng)險(xiǎn)記錄表業(yè)務(wù)類型合作方名稱業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)述開始日期預(yù)計(jì)結(jié)束日期負(fù)責(zé)部門風(fēng)險(xiǎn)類型（如合規(guī)、資金、合作方）風(fēng)險(xiǎn)描述應(yīng)對(duì)措施責(zé)任人當(dāng)前狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/暫停）產(chǎn)品銷售XX貿(mào)易公司銷售A類產(chǎn)品2023-01-012023-12-31銷售部回款風(fēng)險(xiǎn)對(duì)方歷史回款延遲簽訂合同時(shí)約定違約金*某進(jìn)行中技術(shù)服務(wù)YY集團(tuán)提供系統(tǒng)維護(hù)2023-06-012024-05-31技術(shù)部服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)時(shí)效不達(dá)標(biāo)制定SLA服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)*某進(jìn)行中四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示信息準(zhǔn)確性原則：所有信息需以企業(yè)官方文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、勞動(dòng)合同、合同協(xié)議等）為依據(jù)，禁止憑經(jīng)驗(yàn)或口頭信息填報(bào)；涉及人員信息時(shí)，需經(jīng)本人確認(rèn)后錄入。保密與權(quán)限管理：對(duì)企業(yè)敏感信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)參數(shù)）設(shè)置分級(jí)訪問(wèn)權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或修改；嚴(yán)禁將模板外傳至企業(yè)外部網(wǎng)絡(luò)，防止數(shù)據(jù)泄露。動(dòng)態(tài)更新時(shí)效性：信息變更后需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成更新，避免因信息滯后導(dǎo)致決策失誤（如資質(zhì)過(guò)期未更新可能影響業(yè)務(wù)投標(biāo)）。跨部門協(xié)同機(jī)制：明確各部門信息維護(hù)責(zé)任（如人力資源部負(fù)責(zé)人員信息，行政部負(fù)責(zé)證照信息），建立定期溝通會(huì)議，解決信息更新中的跨部門問(wèn)題。合規(guī)性要