股東會會議記錄模板及填表指南股東會會議記錄作為公司治理的核心文書之一，既是股東意志的具象化呈現(xiàn)，也是公司運營合規(guī)性的重要佐證。一份規(guī)范、詳實的會議記錄，不僅能明晰決策過程、固化權利義務，更能在股權糾紛、監(jiān)管審查等場景中發(fā)揮關鍵證據(jù)作用。本文結合《公司法》及實務經驗，提供通用模板與填表指南，助力企業(yè)規(guī)范股東會決策留痕。一、股東會會議記錄的核心作用與法律意義1.合規(guī)性要求：根據(jù)《公司法》第三十七條、第四十一條，股東會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席股東（或代理人）需簽字確認；股份有限公司的股東大會記錄還需在會議結束后20日內公告（《公司法》第一百零八條）。2.治理價值：通過記錄“討論-表決-決議”全流程，明確股東權利邊界，避免“口頭決議”引發(fā)的權責不清；同時為高管履職、財務審計提供決策依據(jù)。3.風險防范：在股東糾紛中，完整的會議記錄可作為“決策程序合法”的直接證據(jù)，降低決議被法院撤銷或認定無效的風險。二、股東會會議記錄模板（通用版）（一）會議基本信息項目填寫要求及示例--------------------------------------------------------會議時間精確至分鐘，如“2023年10月15日14:30-16:00”；線上會議需注明平臺（如“騰訊會議××房間號”）會議地點公司會議室/線上會議（附平臺信息）會議屆次第×屆第×次（如“第二屆第三次”）會議類型定期會議/臨時會議（臨時會議需填召集事由，如“因對外投資重大項目召集”）召集人董事會/執(zhí)行董事/監(jiān)事會/代表×%表決權的股東（依《公司法》及章程）主持人董事長/副董事長/董事推舉代表/召集人指定人員（填姓名）記錄人董事會秘書或指定文員（填姓名）（二）出席情況1.股東出席（含代理人）股東名稱/姓名持股數(shù)量持股比例出席方式（本人/代理人）代理人姓名（如有）授權范圍簡述（可選）-----------------------------------------------------------------------------------------------------××科技公司500萬股50%代理人張三代為出席并表決李四（自然人）300萬股30%本人--2.列席人員記錄監(jiān)事、高管、法律顧問等列席者姓名及身份（如“監(jiān)事王五”“財務總監(jiān)趙六”），注明“參與討論但無表決權”。（三）會議議程與決議議題1：審議《2023年度財務決算報告》討論情況：簡要記錄關鍵爭議與回應（如“股東李四詢問應收賬款回收周期，財務總監(jiān)趙六答復‘主要客戶賬期為90天，目前逾期率低于5%’”）。表決情況：同意：持有80%表決權的股東同意（出席股東表決權總數(shù)為100%）；反對：10%；棄權：10%；結果：通過（符合章程“普通決議過半數(shù)表決權通過”的要求）。決議內容：現(xiàn)決議如下：同意《2023年度財務決算報告》，授權董事會根據(jù)報告開展2024年預算編制工作。議題2：審議《關于投資××項目的議案》討論情況：股東王五質疑項目風險，總經理孫七補充“已完成盡職調查，預計IRR（內部收益率）不低于12%”。表決情況：同意：持有60%表決權的股東同意（關聯(lián)股東趙八回避表決，其持股15%）；反對：25%；棄權：15%；結果：通過/未通過（需結合章程表決門檻判斷，示例中若章程要求“三分之二以上表決權通過”，則60%未達標）。決議內容：現(xiàn)決議如下：[若通過]同意公司向××項目投資×萬元，授權總經理在×年×月前簽署協(xié)議；[若未通過]因同意票數(shù)未達章程要求，本次議案未通過，授權董事會30日內重新論證可行性后再行審議。（四）簽字確認股東（或代理人）簽字：自然人簽本人姓名，法人股東由法定代表人（或授權代表）簽字并加蓋公章；主持人簽字：________（姓名）日期：____年____月____日記錄人簽字：________（姓名）日期：____年____月____日三、填表指南：逐欄解析與實操要點（一）會議基本信息欄會議時間：需與通知時間、實際召開時間一致，線上會議需保留簽到記錄、投票時間戳（可附截圖編號）。會議類型：臨時會議需在“召集事由”欄補充法律依據(jù)（如“根據(jù)《公司法》第三十九條，代表10%以上表決權的股東李四提議召集”）。召集人/主持人：若董事會怠于召集，需注明“監(jiān)事會于×年×月×日發(fā)出召集通知，由監(jiān)事王五主持”（附通知復印件編號）。（二）出席情況欄持股比例：需與工商備案、公司章程一致，股權代持需在“備注”欄說明（如“股東××公司持股含代持自然人趙八的15%”）。代理人出席：授權委托書需明確“代為出席、表決”或“僅代為出席”，避免“越權表決”?？稍谟涗浐蟾轿袝幪枺ㄈ纭拔袝幪枺骸痢?____”）。（三）會議議程與決議欄討論情況：聚焦“爭議點+回應”，避免冗余。如股東對分紅比例的異議、管理層的解釋，需提煉核心觀點。表決結果：區(qū)分“表決權比例”與“股東人數(shù)比例”：《公司法》多數(shù)條款以“表決權”為基數(shù)（如第四十三條），若章程約定“按股東人數(shù)表決”需單獨注明。關聯(lián)股東回避：如對外擔保、關聯(lián)交易，需注明“關聯(lián)股東××回避，其表決權不計入總數(shù)”。決議合法性：檢查是否符合“資本多數(shù)決”原則（如特別決議需三分之二以上表決權通過），決議內容需包含“主體、行為、期限、授權”（如“同意公司向××項目投資×萬元，授權總經理在×年×月前簽署協(xié)議”）。（四）簽字確認欄法人股東簽字：需加蓋公章，法定代表人簽字或授權代表簽字（附授權書）。若股東為“合伙企業(yè)”，需由執(zhí)行事務合伙人簽字并加蓋企業(yè)公章。日期一致性：所有簽字日期需與會議日期一致，避免“倒簽”引發(fā)的效力爭議。四、常見問題與風險規(guī)避（一）記錄不完整的法律風險場景：遺漏股東提問、表決細節(jié)，或決議內容模糊（如“同意投資”未明確金額、標的）。后果：股東以“決策程序不透明”主張決議可撤銷，或執(zhí)行階段因條款模糊產生糾紛。對策：采用“問題-回應-結論”結構記錄討論，決議內容需包含“四要素”（主體、行為、期限、授權）。（二）表決程序瑕疵的補救場景：部分股東未收到通知、代理人授權瑕疵。對策：1.補正通知：向未收到通知的股東補發(fā)書面通知并留存快遞憑證；2.追認授權：代理人補簽授權委托書，或由股東事后出具《追認聲明》；3.重新表決：若瑕疵無法補正，召集臨時股東會重新表決，原記錄需注明“本次表決因程序瑕疵，已于×年×月×日重新召開股東會并形成新決議（文號××）”。（三）電子會議記錄的合規(guī)性若采用線上會議，需：保留參會人員的登錄IP、時間戳、表決電子簽名（如騰訊會議的簽到記錄、投票數(shù)據(jù)）；電子記錄需與紙質記錄同步生成，由主持人、記錄人電子簽章；存儲于公司服務器或第三方存證平臺（如阿里云存證），確保不可篡改。五、附則與模板使用建議1.模板適配性：有限責任公司：股東人數(shù)少可簡化“股東出席”欄（如直接列姓名、持股比例）；股份有限公司：需區(qū)分“普通股”“優(yōu)先股”股東出席情況，注明“優(yōu)先股無表決權”（如適用）。2.存檔要求：會議記錄需與會議通知、授權委托書、表決票