部門工作交接流程及清單指南適用情形與交接觸發(fā)條件本指南適用于部門內(nèi)部因員工離職、崗位調(diào)動(dòng)、長(zhǎng)期休假（超過15個(gè)工作日）、新員工入職接手工作等情形，導(dǎo)致工作職責(zé)需轉(zhuǎn)移時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化交接管理。通過規(guī)范流程，保證工作連續(xù)性、信息完整性和責(zé)任清晰化，避免因人員變動(dòng)導(dǎo)致工作斷層或信息遺漏。標(biāo)準(zhǔn)化交接操作流程一、交接籌備階段交接啟動(dòng)員工確認(rèn)需交接情形后（如離職、調(diào)動(dòng)），需提前3個(gè)工作日向部門負(fù)責(zé)人提交《工作交接申請(qǐng)表》，明確預(yù)計(jì)交接日期、交接范圍及接收人建議。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需求指定接收人（通常為崗位繼任者或協(xié)作同事），并同步通知交接雙方及監(jiān)督人（一般為部門負(fù)責(zé)人或指定資深員工）。交接人梳理工作交接人需全面梳理當(dāng)前負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作，包括：日常工作任務(wù)（每日/每周/每月固定流程、臨時(shí)性工作）；進(jìn)行中項(xiàng)目（項(xiàng)目背景、當(dāng)前進(jìn)度、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、對(duì)接方信息）；資料與資產(chǎn)（電子文檔、紙質(zhì)文件、辦公設(shè)備、系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限）；關(guān)鍵聯(lián)系人（內(nèi)部協(xié)作部門、外部合作方、客戶對(duì)接人及聯(lián)系方式）。將梳理內(nèi)容整理為《工作交接初稿》，供交接會(huì)議討論。接收人提前準(zhǔn)備接收人需提前知曉交接人崗位職責(zé)、工作目標(biāo)及當(dāng)前工作重點(diǎn)，梳理需重點(diǎn)關(guān)注或確認(rèn)的問題清單，保證交接時(shí)高效溝通。二、交接執(zhí)行階段交接會(huì)議溝通由監(jiān)督人組織召開交接會(huì)議，交接人、接收人及部門負(fù)責(zé)人參與，會(huì)議內(nèi)容包括：交接人說明崗位職責(zé)、工作流程及當(dāng)前工作狀態(tài)；接收人提出疑問，交接人逐一解答；明確交接時(shí)間節(jié)點(diǎn)及關(guān)鍵事項(xiàng)優(yōu)先級(jí)。會(huì)議需形成《交接會(huì)議紀(jì)要》，由三方簽字確認(rèn)后存檔。資料與文檔交接電子文檔：通過公司共享盤或指定協(xié)作工具（如企業(yè)釘釘）交接，包括：工作計(jì)劃、報(bào)表模板、項(xiàng)目資料、過往郵件記錄等，需保證文件分類清晰、路徑明確，并提供《電子文檔交接清單》（含文件名稱、路徑、更新日期、說明）。紙質(zhì)文件：整理歸檔的紙質(zhì)合同、審批單、會(huì)議紀(jì)要、客戶資料等，需列明清單并與接收人逐項(xiàng)核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)《紙質(zhì)文件交接清單》。系統(tǒng)與權(quán)限：交接人需列出所使用系統(tǒng)（如OA、CRM、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）的賬號(hào)、權(quán)限范圍及密碼（按公司規(guī)定加密存儲(chǔ)，現(xiàn)場(chǎng)交接或通過安全方式交接），協(xié)助接收人完成賬號(hào)權(quán)限申請(qǐng)與測(cè)試。工作內(nèi)容與項(xiàng)目交接日常工作：交接人演示日常工作流程（如數(shù)據(jù)上報(bào)、報(bào)表、客戶溝通），說明關(guān)鍵注意事項(xiàng)（如數(shù)據(jù)來源、截止時(shí)間、審批流程），接收人現(xiàn)場(chǎng)操作確認(rèn)無誤。進(jìn)行中項(xiàng)目：交接人逐項(xiàng)說明項(xiàng)目背景、當(dāng)前進(jìn)度、未完成任務(wù)、下一步計(jì)劃、潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施，提供項(xiàng)目相關(guān)資料（如項(xiàng)目計(jì)劃書、溝通記錄、風(fēng)險(xiǎn)清單），接收人記錄疑問并當(dāng)場(chǎng)解答。資產(chǎn)與物品交接辦公設(shè)備（電腦、手機(jī)、辦公軟件等）、鑰匙、工牌、公司資產(chǎn)等，需列明《資產(chǎn)交接清單》，注明物品狀態(tài)（正常/損壞），雙方核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。三、交接確認(rèn)階段清單核對(duì)與簽字交接完成后，交接人、接收人及監(jiān)督人共同核對(duì)《工作交接清單》（含電子文檔、紙質(zhì)文件、資產(chǎn)、項(xiàng)目等），保證所有項(xiàng)目均完成交接且信息準(zhǔn)確無誤。三方在《工作交接確認(rèn)書》上簽字，確認(rèn)交接完成。部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人審核《工作交接確認(rèn)書》，保證交接范圍全面、無遺漏，對(duì)未完成事項(xiàng)要求交接人限期補(bǔ)充。四、交接收尾階段過渡期支持交接完成后，交接人需預(yù)留3-5個(gè)工作日的過渡期，接收人遇到問題時(shí)，交接人需及時(shí)解答或協(xié)助處理；若交接人已離職，部門負(fù)責(zé)人需協(xié)調(diào)其他同事提供支持。資料歸檔《工作交接清單》《交接會(huì)議紀(jì)要》《工作交接確認(rèn)書》等資料由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于2年，便于后續(xù)追溯。實(shí)用交接工具模板模板一：部門工作交接清單表交接類別交接項(xiàng)目具體內(nèi)容狀態(tài)（已交接/未交接）備注（說明、注意事項(xiàng)）交接人接收人日期日常工作每日數(shù)據(jù)匯總流程□已□未需于每日9:00前提交至郵箱*張*李*2024–每周周報(bào)模板及提交時(shí)間□已□未周五17:00前提交部門負(fù)責(zé)人張*李*2024–項(xiàng)目進(jìn)展“客戶系統(tǒng)升級(jí)”項(xiàng)目（當(dāng)前：測(cè)試階段）□已□未下周需完成壓力測(cè)試，對(duì)接人：王*張*李*2024–電子文檔2024年Q2銷售報(bào)表（路徑：共享盤/銷售部/報(bào)表）□已□未包含各區(qū)域明細(xì)，密碼：*張*李*2024–資產(chǎn)與權(quán)限公司OA系統(tǒng)賬號(hào)（權(quán)限：審批/查詢）□已□未密碼已按公司流程加密交接張*李*2024–關(guān)鍵聯(lián)系人客戶（聯(lián)系人：趙*，電話：）□已□未每周一需跟進(jìn)訂單進(jìn)度張*李*2024–模板二：交接會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議基本信息會(huì)議時(shí)間2024年月日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)部件會(huì)議室301參與人員交接人：張；接收人：李；監(jiān)督人：王*（部門負(fù)責(zé)人）會(huì)議內(nèi)容摘要1.交接人張*說明崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、客戶對(duì)接、項(xiàng)目跟進(jìn)，重點(diǎn)為“客戶系統(tǒng)升級(jí)”項(xiàng)目。2.接收人李*提出疑問：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的原始來源？項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)具體是什么？3.交接人解答：數(shù)據(jù)來源為CRM系統(tǒng)，需每日導(dǎo)出；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)為測(cè)試階段可能出現(xiàn)的兼容性問題，已聯(lián)系技術(shù)部支持。待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人1.張于月日前補(bǔ)充《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單》交李（負(fù)責(zé)人：張*，完成時(shí)間：2024–）2.李于月日前完成OA系統(tǒng)權(quán)限測(cè)試（負(fù)責(zé)人：李，完成時(shí)間：2024–）后續(xù)跟進(jìn)安排監(jiān)督人王*于月日檢查交接完成情況，保證無遺漏。簽字確認(rèn)交接人：張*接收人：李*監(jiān)督人：王*關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)提前規(guī)劃，避免臨時(shí)交接員工確認(rèn)離職或調(diào)動(dòng)后，需立即啟動(dòng)交接流程，避免因時(shí)間倉促導(dǎo)致資料遺漏或交接不完整。保證資料完整性電子文檔需包含所有版本更新文件，紙質(zhì)文件需按類別整理歸檔，避免“只交接最新版本，忽略歷史記錄”的情況。嚴(yán)格保密要求涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私的資料需單獨(dú)標(biāo)注，交接時(shí)簽署《保密承諾書》，保證信息不外泄。加強(qiáng)溝通，避免信息差交接過程中，接收人需主動(dòng)提問，交接人需耐心解答；監(jiān)督人需全程跟進(jìn)，對(duì)模糊事項(xiàng)及時(shí)澄清。明確責(zé)任劃分交接完成后，接收人承擔(dān)工作主體責(zé)任，過渡期內(nèi)交接人需協(xié)助處理問題；若因交接遺漏導(dǎo)致工作失誤，由交接人及監(jiān)督人共同承擔(dān)責(zé)任。預(yù)留充足時(shí)間根據(jù)工作復(fù)雜度，建議