辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶手冊(cè)一、系統(tǒng)概述本辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）通過(guò)整合流程審批、文檔管理、日程協(xié)作等核心功能，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化、信息管理智能化、團(tuán)隊(duì)協(xié)作高效化，有效提升整體辦公效率與管理水平。適用對(duì)象系統(tǒng)面向企業(yè)全體員工（含行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)等部門(mén)），不同崗位將依據(jù)權(quán)限分配使用對(duì)應(yīng)功能模塊。使用前準(zhǔn)備1.賬號(hào)權(quán)限：首次使用需向系統(tǒng)管理員申請(qǐng)賬號(hào)，管理員將根據(jù)崗位需求配置功能權(quán)限與數(shù)據(jù)訪問(wèn)范圍。2.設(shè)備與瀏覽器：推薦使用主流瀏覽器（如Chrome、Edge最新版本），確保設(shè)備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)定，分辨率不低于1366×768以保障界面顯示完整。二、核心功能模塊操作指南（一）流程審批模塊流程審批支持請(qǐng)假、報(bào)銷、合同審批等多類業(yè)務(wù)流程的線上發(fā)起、流轉(zhuǎn)與歸檔，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)審批，縮短流程周期。1.發(fā)起流程登錄系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左側(cè)導(dǎo)航欄「流程中心」→「新建流程」。在流程模板列表中選擇對(duì)應(yīng)類型（如“員工請(qǐng)假流程”“費(fèi)用報(bào)銷流程”），點(diǎn)擊「立即使用」。按表單要求填寫(xiě)信息（如請(qǐng)假天數(shù)、報(bào)銷金額、附件說(shuō)明等），支持上傳PDF、Word等格式的附件（單文件大小≤50M）。確認(rèn)信息無(wú)誤后，點(diǎn)擊「提交」，流程將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至直屬上級(jí)節(jié)點(diǎn)。2.審批操作待辦審批將在「工作臺(tái)-待辦事項(xiàng)」或「流程中心-我的待辦」中提醒。點(diǎn)擊待辦任務(wù)，可查看流程詳情與歷史記錄。審批時(shí)可選擇「通過(guò)」「駁回」「轉(zhuǎn)辦」：通過(guò)：直接點(diǎn)擊「通過(guò)」，流程流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)（如部門(mén)經(jīng)理→財(cái)務(wù)）。駁回：需填寫(xiě)駁回原因（將同步至發(fā)起人），流程退回至發(fā)起人修改后可重新提交。轉(zhuǎn)辦：若需其他同事協(xié)助判斷，可轉(zhuǎn)辦至指定人員，轉(zhuǎn)辦時(shí)需說(shuō)明轉(zhuǎn)辦理由。3.流程跟蹤與統(tǒng)計(jì)發(fā)起人可在「流程中心-我的發(fā)起」中查看流程當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、處理人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。管理員可通過(guò)「流程統(tǒng)計(jì)」功能，查看各部門(mén)流程完成率、平均耗時(shí)等數(shù)據(jù)，輔助優(yōu)化流程設(shè)計(jì)。（二）文檔管理模塊文檔管理模塊支持企業(yè)文檔的集中存儲(chǔ)、分類檢索與權(quán)限管控，確保資料安全共享。1.文檔上傳與分類進(jìn)入「文檔中心」，點(diǎn)擊「新建文件夾」，可按部門(mén)、項(xiàng)目或文檔類型（如“合同文檔”“培訓(xùn)資料”）創(chuàng)建層級(jí)目錄。點(diǎn)擊「上傳文件」，支持單文件或多文件批量上傳，系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別文件格式并生成預(yù)覽（如圖片、PDF可在線預(yù)覽）。2.權(quán)限設(shè)置文件夾/文件創(chuàng)建者默認(rèn)擁有“所有者”權(quán)限，可通過(guò)「權(quán)限設(shè)置」按鈕分配權(quán)限：編輯：可修改文件內(nèi)容、上傳新版本、添加評(píng)論。管理：可修改權(quán)限、刪除文件、移動(dòng)目錄。支持按部門(mén)、崗位或個(gè)人賬號(hào)分配權(quán)限，確保敏感文檔（如財(cái)務(wù)報(bào)表）僅授權(quán)人員可見(jiàn)。3.文檔檢索與版本管理利用頂部搜索框，可通過(guò)文件名、關(guān)鍵詞、上傳時(shí)間等維度快速檢索文檔。系統(tǒng)自動(dòng)保留文件歷史版本，點(diǎn)擊文件右側(cè)「版本記錄」可查看修改軌跡，必要時(shí)可恢復(fù)至歷史版本。（三）日程管理模塊日程管理幫助員工高效規(guī)劃工作安排，支持個(gè)人日程、團(tuán)隊(duì)日程的創(chuàng)建與共享。1.個(gè)人日程創(chuàng)建可設(shè)置「提醒方式」（系統(tǒng)彈窗、郵件、短信），提前15分鐘/1小時(shí)等時(shí)間觸發(fā)提醒。2.團(tuán)隊(duì)日程與共享部門(mén)負(fù)責(zé)人可創(chuàng)建「團(tuán)隊(duì)日程」（如“周例會(huì)”“項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)”），添加部門(mén)成員為參與人，日程將同步至成員個(gè)人日程表。個(gè)人日程支持「公開(kāi)」「僅自己可見(jiàn)」「指定人員可見(jiàn)」，避免日程沖突。3.日程統(tǒng)計(jì)與導(dǎo)出在「我的日程」中，可按日/周/月視圖查看安排，點(diǎn)擊「導(dǎo)出」可生成Excel或PDF格式的日程表，便于線下查閱。（四）通訊協(xié)作模塊通訊協(xié)作模塊整合即時(shí)通訊、群組討論、文件傳輸功能，替代傳統(tǒng)郵件與即時(shí)通訊工具，實(shí)現(xiàn)辦公溝通一體化。1.即時(shí)通訊點(diǎn)擊左側(cè)「通訊錄」，選擇同事頭像即可發(fā)起單聊，支持文字、圖片、文件（≤100M）發(fā)送，消息已讀/未讀狀態(tài)實(shí)時(shí)顯示。長(zhǎng)按消息可「撤回」「轉(zhuǎn)發(fā)」或「標(biāo)記為重要」，重要消息將在聊天窗口置頂。2.群組管理點(diǎn)擊「+新建群組」，可創(chuàng)建部門(mén)群、項(xiàng)目群，支持邀請(qǐng)成員、設(shè)置群公告、上傳群文件。群管理員可設(shè)置「僅管理員可發(fā)消息」「禁止成員邀請(qǐng)」等權(quán)限，避免無(wú)關(guān)信息干擾。3.消息歸檔與搜索所有聊天記錄自動(dòng)歸檔，可通過(guò)搜索框按關(guān)鍵詞、發(fā)送人、時(shí)間篩選歷史消息，支持導(dǎo)出聊天記錄（需管理員權(quán)限）。三、系統(tǒng)基礎(chǔ)操作規(guī)范（一）登錄與退出1.登錄：在系統(tǒng)登錄頁(yè)輸入企業(yè)分配的賬號(hào)（通常為工號(hào)或郵箱）、密碼，勾選「記住密碼」（僅個(gè)人設(shè)備建議使用）后點(diǎn)擊「登錄」。若開(kāi)啟驗(yàn)證碼，需按提示輸入圖形驗(yàn)證碼。2.退出：點(diǎn)擊右上角頭像→「退出登錄」，確保在公共設(shè)備上操作后及時(shí)退出，避免賬號(hào)盜用。（二）界面導(dǎo)航與個(gè)性化設(shè)置頂部導(dǎo)航：包含「首頁(yè)」「流程中心」「文檔中心」「日程管理」「通訊錄」等核心入口，鼠標(biāo)懸停可查看二級(jí)菜單。側(cè)邊欄：可通過(guò)「收起/展開(kāi)」按鈕（左側(cè)欄頂部）切換窄版/寬版視圖，便于多窗口操作。個(gè)性化設(shè)置：點(diǎn)擊右上角頭像→「?jìng)€(gè)人設(shè)置」，可修改密碼、上傳頭像、設(shè)置消息提醒方式（郵件/短信頻率）。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)每日凌晨自動(dòng)備份核心數(shù)據(jù)（流程、文檔、日程），管理員可在「系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)備份」中手動(dòng)導(dǎo)出備份文件。2.安全防護(hù)：避免在公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、開(kāi)放WiFi）登錄系統(tǒng)，建議使用企業(yè)VPN或個(gè)人熱點(diǎn)。敏感操作（如修改密碼、刪除文檔）需二次確認(rèn)，防止誤操作。四、常見(jiàn)問(wèn)題與解決方案（一）登錄類問(wèn)題問(wèn)題1：提示“賬號(hào)或密碼錯(cuò)誤”解決方案：確認(rèn)賬號(hào)為工號(hào)/郵箱，密碼區(qū)分大小寫(xiě)；若遺忘密碼，點(diǎn)擊「忘記密碼」通過(guò)綁定郵箱/手機(jī)重置。問(wèn)題2：登錄后提示“權(quán)限不足”解決方案：聯(lián)系系統(tǒng)管理員，確認(rèn)賬號(hào)權(quán)限是否已更新（如崗位調(diào)整后未同步權(quán)限）。（二）流程類問(wèn)題問(wèn)題1：流程提交后，審批人未收到待辦提醒解決方案：檢查審批人是否在流程節(jié)點(diǎn)中（可在「流程中心-我的發(fā)起」中查看節(jié)點(diǎn)配置）；若配置正確，建議審批人刷新「待辦事項(xiàng)」或檢查消息提醒設(shè)置。問(wèn)題2：流程被駁回后，無(wú)法修改表單解決方案：在「流程中心-我的發(fā)起」中找到被駁回的流程，點(diǎn)擊「修改并重新提交」，系統(tǒng)將自動(dòng)回顯歷史填寫(xiě)內(nèi)容，修改后再次提交即可。（三）文檔類問(wèn)題問(wèn)題1：上傳文檔時(shí)提示“格式不支持”解決方案：系統(tǒng)支持PDF、Word、Excel、PPT、圖片等常見(jiàn)格式，若為特殊格式（如CAD、PSD），建議轉(zhuǎn)換為PDF后上傳。五、注意事項(xiàng)與系統(tǒng)維護(hù)（一）使用注意事項(xiàng)1.定期修改登錄密碼（建議每季度一次），密碼需包含字母、數(shù)字、特殊字符，長(zhǎng)度≥8位。2.不向他人共享賬號(hào)，避免在非授權(quán)設(shè)備上長(zhǎng)期登錄系統(tǒng)。3.重要文檔（如合同、財(cái)務(wù)報(bào)表）需在上傳后再次確認(rèn)權(quán)限設(shè)置，防止信息泄漏。（二）系統(tǒng)維護(hù)與反饋1.瀏覽器緩存清理：若系統(tǒng)界面加載異常，可按以下步驟清理緩存（以Chrome為例）：設(shè)置→隱私和安全→清除瀏覽數(shù)據(jù)→勾選“緩存圖片和文件”→點(diǎn)擊“清除數(shù)據(jù)”。2.系統(tǒng)更新通知：系統(tǒng)迭代升級(jí)時(shí)，管理員將通過(guò)「系統(tǒng)公告」或郵件通知，升級(jí)期間可能出現(xiàn)短暫登錄限制，建議避開(kāi)業(yè)務(wù)高峰操作。3.反饋與建議：使用中遇到問(wèn)題或優(yōu)化建議，可通過(guò)「系統(tǒng)管理-意見(jiàn)反饋」提交，技術(shù)團(tuán)