采購(gòu)流程審批規(guī)范模板一、適用范圍與目標(biāo)本規(guī)范適用于企業(yè)各部門(mén)日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、維修等）的全流程審批管理，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，規(guī)范采購(gòu)行為，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，保障采購(gòu)物資的質(zhì)量與合規(guī)性，防范采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。二、審批流程詳解（一）需求發(fā)起與初步審核操作主體：需求部門(mén)申請(qǐng)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、需求日期、用途說(shuō)明及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)采購(gòu)的必要性、需求合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)）及相關(guān)附件。（二）采購(gòu)部門(mén)需求復(fù)核操作主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：采購(gòu)專員*接收《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)核查：采購(gòu)需求是否符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否在預(yù)算范圍內(nèi)（超預(yù)算需提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）；附件是否完整（技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否清晰）。復(fù)核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)；若不通過(guò)，退回需求部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明或調(diào)整需求。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含采購(gòu)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)）。（三）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)操作主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)需求類型，選擇合適的供應(yīng)商確定方式：常規(guī)采購(gòu)（如辦公用品）：從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選至少2家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；大宗/關(guān)鍵采購(gòu)（如設(shè)備、原材料）：需進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商參與，或采用比價(jià)、議價(jià)方式。采購(gòu)專員*向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確物資/服務(wù)要求、報(bào)價(jià)截止時(shí)間，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（含報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)保期、資質(zhì)證明等）。填寫(xiě)《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》，對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，初步確定意向供應(yīng)商，報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核。輸出成果：《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》（含采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)）。（四）采購(gòu)訂單與審批操作主體：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作內(nèi)容：采購(gòu)專員*根據(jù)確定的意向供應(yīng)商及《采購(gòu)申請(qǐng)表》，擬定《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物資/服務(wù)名稱規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨地點(diǎn)、交貨日期、付款方式、質(zhì)保條款等。采購(gòu)訂單按審批權(quán)限逐級(jí)審批：金額≤1萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批；1萬(wàn)元＜金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)審批；金額＞5萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)+分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。審批通過(guò)后，加蓋公司公章，發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)；供應(yīng)商確認(rèn)無(wú)誤后簽字回傳。輸出成果：已審批《采購(gòu)訂單》（雙方蓋章簽字版）。（五）合同簽訂（如需）操作主體：采購(gòu)專員、法務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作內(nèi)容：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥3萬(wàn)元或涉及長(zhǎng)期服務(wù)合作的，需簽訂正式采購(gòu)合同。采購(gòu)專員*根據(jù)《采購(gòu)訂單》擬定合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)；采購(gòu)專員根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整合同后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章，合同生效。輸出成果：正式采購(gòu)合同（雙方蓋章簽字版）。（六）物資驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門(mén)驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)管理員操作內(nèi)容：物資送達(dá)后，需求部門(mén)驗(yàn)收人根據(jù)《采購(gòu)訂單》《合同》及技術(shù)參數(shù)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，必要時(shí)可聯(lián)合質(zhì)檢部門(mén)共同驗(yàn)收。驗(yàn)收合格：填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交倉(cāng)庫(kù)管理員*辦理入庫(kù)手續(xù)（登記庫(kù)存臺(tái)賬）。驗(yàn)收不合格：立即通知采購(gòu)專員，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，同時(shí)填寫(xiě)《不合格品處理記錄》，報(bào)采購(gòu)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)備案。輸出成果：《物資驗(yàn)收單》（含驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)管理員簽字）、《不合格品處理記錄》（如需）。（七）付款申請(qǐng)與審批操作主體：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作內(nèi)容：采購(gòu)專員*在物資驗(yàn)收合格且收到供應(yīng)商有效發(fā)票（或合規(guī)憑證）后，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附《采購(gòu)訂單》《物資驗(yàn)收單》《合同》（如需）、發(fā)票等資料。財(cái)務(wù)部門(mén)*審核：票據(jù)真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性、付款條件是否達(dá)成（如質(zhì)保金扣留比例）、預(yù)算余額等?！陡犊钌暾?qǐng)表》按審批權(quán)限報(bào)批：金額≤5萬(wàn)元：財(cái)務(wù)部門(mén)+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞5萬(wàn)元：財(cái)務(wù)部門(mén)+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)*按合同約定方式（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等）向供應(yīng)商付款，并保留付款憑證。輸出成果：《付款申請(qǐng)表》（含各環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)）、付款憑證。（八）資料歸檔操作主體：采購(gòu)專員、檔案管理員操作內(nèi)容：采購(gòu)流程結(jié)束后，采購(gòu)專員*整理全套資料，包括：《采購(gòu)申請(qǐng)表》《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》《采購(gòu)訂單》《合同》《物資驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)表》、發(fā)票復(fù)印件、溝通記錄等，按“一單一檔”原則分類歸檔。檔案管理員*對(duì)歸檔資料進(jìn)行登記、編號(hào)、存檔，保存期限不少于3年（重要合同、設(shè)備采購(gòu)資料保存期限不少于5年）。輸出成果：完整的采購(gòu)檔案（電子版+紙質(zhì)版）。三、核心表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期需求日期物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目用途說(shuō)明附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）部門(mén)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)簽字：*日期：采購(gòu)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)（如需）簽字：*日期：（二）供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)物資名稱規(guī)格單位數(shù)量供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系方式*報(bào)價(jià)（元）A供應(yīng)商B供應(yīng)商C供應(yīng)商交貨期質(zhì)保期資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、3C認(rèn)證等）備注采購(gòu)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：*日期：（三）物資驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期物資名稱規(guī)格單位數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收說(shuō)明（如質(zhì)量、外觀、數(shù)量是否符合要求等）需求部門(mén)驗(yàn)收人*簽字：*部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字：*倉(cāng)庫(kù)管理員入庫(kù)意見(jiàn)簽字：*日期：不合格品處理記錄（如需）原因：處理方式：（四）付款申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)供應(yīng)商名稱合同號(hào)（如需）應(yīng)付金額（元）收款賬戶信息開(kāi)戶行賬號(hào)付款方式附件清單（采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)簽字：*日期：財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：*日期：總經(jīng)理審批意見(jiàn)（如需）簽字：*日期：四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)（一）預(yù)算控制所有采購(gòu)活動(dòng)需在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)專員*在復(fù)核時(shí)需重點(diǎn)核對(duì)預(yù)算余額，避免無(wú)預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)。（二）供應(yīng)商管理建立合格供應(yīng)商庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、履約能力、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，動(dòng)態(tài)更新供應(yīng)商名單。嚴(yán)禁向未在合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)的供應(yīng)商采購(gòu)（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批，并補(bǔ)充評(píng)估流程）。（三）審批時(shí)效各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)的）可啟動(dòng)“綠色通道”，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。采購(gòu)專員*負(fù)責(zé)跟蹤審批進(jìn)度，避免因流程延誤影響物資供應(yīng)。（四）資料完整性采購(gòu)各環(huán)節(jié)需留存書(shū)面或電子版資料，保證“一事一檔”，資料缺失的財(cái)務(wù)部門(mén)*有權(quán)拒絕付款。電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）合規(guī)與廉潔嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)流程，嚴(yán)禁拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批、指定供應(yīng)商、收受供應(yīng)商回扣等違規(guī)行為。采購(gòu)相關(guān)人員需遵守保密紀(jì)律，不得泄露采購(gòu)需求、供應(yīng)商信息等敏感內(nèi)容。（六）緊急采購(gòu)管理因