企業(yè)行政采購(gòu)審批流程模板一、適用范圍與采購(gòu)類型本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)日常行政類采購(gòu)需求，包括但不限于辦公用品采購(gòu)、辦公設(shè)備添置/維護(hù)、行政服務(wù)外包（如保潔、綠植租賃）、辦公場(chǎng)所小型修繕等。采購(gòu)類型分為常規(guī)采購(gòu)（月度/季度計(jì)劃內(nèi)，如辦公文具）和臨時(shí)采購(gòu)（突發(fā)需求，如應(yīng)急維修物資），均需遵循本審批規(guī)范，保證采購(gòu)合規(guī)、資源合理配置。二、審批流程全步驟詳解步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)責(zé)任人：需求部門(mén)員工/部門(mén)負(fù)責(zé)人操作說(shuō)明：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板），詳細(xì)注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說(shuō)明及期望交付時(shí)間。如為批量采購(gòu)或單價(jià)較高的物品（如電腦、打印機(jī)），需附《采購(gòu)需求說(shuō)明》，闡述采購(gòu)必要性（如舊設(shè)備報(bào)廢、新增部門(mén)配置等）及市場(chǎng)初步調(diào)研情況（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)參考）。申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。步驟2：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*操作說(shuō)明：審核采購(gòu)需求的合理性：是否符合部門(mén)工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）。審核預(yù)算金額是否符合企業(yè)年度行政預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，超預(yù)算需求需在申請(qǐng)表中注明“超預(yù)算說(shuō)明”并說(shuō)明理由。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，并提交至行政采購(gòu)部門(mén)。步驟3：行政采購(gòu)部門(mén)復(fù)核責(zé)任人：行政采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理操作說(shuō)明：行政采購(gòu)專員接收申請(qǐng)后，核對(duì)材料完整性（申請(qǐng)表、需求說(shuō)明、報(bào)價(jià)參考等），確認(rèn)需求是否屬于行政采購(gòu)范疇。采購(gòu)經(jīng)理組織復(fù)核：常規(guī)采購(gòu)：核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬，確認(rèn)是否有可用庫(kù)存或可復(fù)用物品，避免浪費(fèi)；臨時(shí)采購(gòu)：評(píng)估采購(gòu)緊急程度，協(xié)調(diào)優(yōu)先級(jí)（如影響正常辦公的需求需加急處理）。復(fù)核通過(guò)后，采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)金額確定采購(gòu)方式（如5000元以下采用詢價(jià)比選，5000元以上需啟動(dòng)3家以上供應(yīng)商比價(jià)），并在“采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)”欄簽字，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。步驟4：財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)專員、財(cái)務(wù)主管操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)專員核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)預(yù)算與年度行政預(yù)算指標(biāo)，確認(rèn)預(yù)算科目是否正確，是否有剩余額度。超預(yù)算申請(qǐng)需由財(cái)務(wù)主管復(fù)核，并報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；預(yù)算內(nèi)申請(qǐng)由財(cái)務(wù)專員在“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至最終審批人。步驟5：最終審批與采購(gòu)執(zhí)行責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)授權(quán)）操作說(shuō)明：審批權(quán)限劃分：采購(gòu)金額≤5000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；5000元＜采購(gòu)金額≤20000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；采購(gòu)金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。最終審批人確認(rèn)采購(gòu)必要性、合規(guī)性及預(yù)算合理性后，在“最終審批意見(jiàn)”欄簽字，審批流程正式生效。行政采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果啟動(dòng)采購(gòu)：詢價(jià)比選：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商；簽訂合同：金額＞10000元的采購(gòu)需簽訂正式采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)；下達(dá)訂單：向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。步驟6：驗(yàn)收與付款責(zé)任人：需求部門(mén)員工、行政采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)專員操作說(shuō)明：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門(mén)聯(lián)合行政采購(gòu)專員共同驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)訂單一致；服務(wù)類采購(gòu)（如保潔）需確認(rèn)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)標(biāo)，并由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格后，行政采購(gòu)專員收集《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（或收據(jù)）等材料，提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)專員核對(duì)單據(jù)一致性無(wú)誤后，按企業(yè)財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)（如公對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡支付）。步驟7：資料歸檔責(zé)任人：行政采購(gòu)專員*操作說(shuō)明：每筆采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政采?gòu)專員將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《審批意見(jiàn)》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等資料整理成冊(cè)，按“采購(gòu)日期+部門(mén)+物品名稱”編號(hào)歸檔。電子資料同步存儲(chǔ)至企業(yè)共享服務(wù)器，保存期限不少于3年，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。三、行政采購(gòu)申請(qǐng)單模板行政采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)日期：年月日申請(qǐng)人信息姓名：*部門(mén)：*聯(lián)系方式：*（內(nèi)部短號(hào)）采購(gòu)基本信息采購(gòu)類型：□常規(guī)采購(gòu)□臨時(shí)采購(gòu)期望交付時(shí)間：年月日采購(gòu)明細(xì)序號(hào)12…預(yù)算合計(jì)（元）：大寫(xiě)：________________小寫(xiě)：________________附件清單□《采購(gòu)需求說(shuō)明》□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少2家）□其他：________________部門(mén)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：年月日審核意見(jiàn)：□同意采購(gòu)□需求不合理，需補(bǔ)充說(shuō)明□預(yù)算超限，建議調(diào)整采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)經(jīng)辦人簽字：__________采購(gòu)經(jīng)理簽字：__________日期：年月日審核意見(jiàn)：□符合采購(gòu)流程，啟動(dòng)采購(gòu)□需重新比價(jià)□需求不明確，退回申請(qǐng)人財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)財(cái)務(wù)專員簽字：__________財(cái)務(wù)主管簽字：__________日期：年月日審核意見(jiàn)：□預(yù)算充足，同意□超預(yù)算，需報(bào)批□預(yù)算科目錯(cuò)誤，調(diào)整最終審批意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字：__________日期：年月日審批結(jié)果：□同意□不同意，原因：________________驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收人（需求部門(mén)）：__________行政采購(gòu)：__________日期：年月日驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格，處理意見(jiàn)：________________四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算剛性原則：所有采購(gòu)需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”。采購(gòu)合規(guī)性：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）；采購(gòu)過(guò)程需留存比價(jià)記錄、合同等書(shū)面材料，保證過(guò)程可追溯。需求真實(shí)性：申請(qǐng)人需對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，虛報(bào)、瞞報(bào)需求將納入部門(mén)績(jī)效考核，情節(jié)嚴(yán)重者按企業(yè)規(guī)章制度處理。審批時(shí)效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)需加急處理），避免因?qū)徟诱`影響工作正常開(kāi)展；如遇審批人外出，需指定授權(quán)代理人代為審批。廉潔自律要求：采