養(yǎng)老院老人活動場地設施管理制度引言：隨著社會老齡化進程的加速，養(yǎng)老院作為提供專業(yè)化照護服務的重要場所，其活動場地設施的管理水平直接關(guān)系到入住老人的生活質(zhì)量與安全保障。為規(guī)范養(yǎng)老院活動場地設施的管理工作，提升資源配置效率與服務品質(zhì)，特制定本制度。本制度適用于養(yǎng)老院內(nèi)所有活動場地設施的規(guī)劃、建設、使用、維護及監(jiān)督等全過程管理，核心原則在于確保設施的實用性、安全性、便捷性，同時兼顧經(jīng)濟性與可持續(xù)性。制度旨在通過明確責任分工、優(yōu)化工作流程、強化監(jiān)督考核，構(gòu)建科學合理的場地設施管理體系，為老人創(chuàng)造更加溫馨、和諧的晚年生活環(huán)境。在具體條款執(zhí)行中，各部門需嚴格遵循制度要求，確保各項管理工作有章可循、有據(jù)可依，共同推動養(yǎng)老院服務水平的持續(xù)提升。一、部門職責與目標（一）職能定位：活動場地設施管理部門作為養(yǎng)老院運營管理的重要組成部分，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)場地設施的規(guī)劃布局、資源調(diào)配、日常維護及安全監(jiān)督等工作。該部門直接向運營總監(jiān)匯報，同時與醫(yī)療保健部、后勤保障部、客戶服務部等形成緊密協(xié)作關(guān)系。在場地設施管理中，需與醫(yī)療保健部共同評估老人需求，確保設施符合康復訓練、文娛活動等用途；與后勤保障部協(xié)作完成設施維修、物資采購等任務；與客戶服務部聯(lián)動，及時響應老人及家屬關(guān)于場地設施的使用反饋。這種跨部門協(xié)作機制有助于整合資源，避免管理盲區(qū)，提升整體運營效率。（二）核心目標：本部門短期目標聚焦于完善現(xiàn)有場地設施的維護機制，提升使用率與滿意度，計劃在一年內(nèi)實現(xiàn)設施完好率達95%以上，老人滿意度調(diào)查得分不低于85分。長期目標則著眼于智能化、人性化場地的建設，通過引入無障礙設計、智能監(jiān)測系統(tǒng)等，打造更符合老人需求的現(xiàn)代化養(yǎng)老環(huán)境。這些目標與公司“以人為本、持續(xù)改進”的戰(zhàn)略高度契合，既保障了老人的基本權(quán)益，也為公司品牌形象的塑造奠定基礎(chǔ)。在目標實現(xiàn)過程中，部門需定期與運營總監(jiān)溝通進展，確保資源投入與戰(zhàn)略方向一致，避免因執(zhí)行偏差導致目標落空。二、組織架構(gòu)與崗位設置（一）內(nèi)部結(jié)構(gòu)：活動場地設施管理部門采用扁平化管理模式，設總監(jiān)1名，主管2名，專員若干。總監(jiān)全面負責部門工作，向運營總監(jiān)負責；主管分管設施規(guī)劃、維護及采購等模塊，向總監(jiān)匯報；專員承擔具體執(zhí)行任務，如設備巡檢、記錄整理等，向主管匯報。部門層級清晰，匯報關(guān)系明確，避免權(quán)責交叉。在崗位職責劃分上，設施規(guī)劃崗需定期評估場地使用情況，提出改造建議；維護崗負責日常檢查與維修，確保設施安全；采購崗則需根據(jù)需求清單完成物資采購，并嚴格審核供應商資質(zhì)。各崗位邊界清晰，協(xié)同作業(yè)時以書面流程為依據(jù)，減少溝通成本。（二）人員配置：部門初期編制設定為X人，包括總監(jiān)、主管及專員，后續(xù)根據(jù)業(yè)務量動態(tài)調(diào)整。招聘需通過內(nèi)部推薦與外部招聘相結(jié)合的方式，優(yōu)先考慮具備養(yǎng)老行業(yè)背景或相關(guān)工程經(jīng)驗的人員。晉升機制采用績效考核與內(nèi)部競聘相結(jié)合，每年評選優(yōu)秀員工，表現(xiàn)突出者可晉升為主管或總監(jiān)助理。輪崗機制規(guī)定專員每半年輪換一次崗位，促進全面掌握業(yè)務，同時減少因人員變動導致的工作中斷。新員工入職需接受為期兩周的系統(tǒng)性培訓，內(nèi)容包括部門職責、工作流程、安全規(guī)范等，確保快速融入團隊。三、工作流程與操作規(guī)范（一）核心流程：場地設施管理需遵循標準化流程，從需求提出到驗收交付形成閉環(huán)管理。以采購審批為例，需經(jīng)部門負責人初審→財務部復審→運營總監(jiān)終審三級簽字，確保資金使用的合規(guī)性。項目執(zhí)行中設立三個關(guān)鍵節(jié)點：項目啟動會需明確目標、時間表及責任人；中期評審通過實地考察評估進度與質(zhì)量；結(jié)項驗收則由第三方機構(gòu)參與，出具評估報告。所有流程節(jié)點需有書面記錄，存檔備查。此外，設施維護流程同樣標準化，如發(fā)現(xiàn)故障需立即報修，維修完成后進行試運行，確認無誤后關(guān)閉報修單，整個周期不超過24小時。（二）文檔管理：所有文檔需統(tǒng)一命名，以“年份-部門-類型”為格式，如“2023-設施部-采購合同01”。存儲方面采用云服務器加密存儲，權(quán)限設置僅部門總監(jiān)及主管可調(diào)閱，普通員工僅可查看。會議紀要需在會后24小時內(nèi)完成整理，附?jīng)Q議事項及責任人，通過企業(yè)郵箱發(fā)送至全體參會人員。報告模板分為月度使用報告、季度維護報告等，提交時限分別為每月5日、每季度10日。重要文件如設備說明書、安全操作手冊等需裝訂成冊，放置于資料室供員工隨時查閱。文檔管理旨在通過規(guī)范化操作，減少信息遺漏，提升工作效率。四、權(quán)限與決策機制（一）授權(quán)范圍：部門負責人擁有日常管理權(quán)限，包括人員調(diào)配、物資采購等，但采購金額超過X萬元需報運營總監(jiān)審批。主管權(quán)限聚焦于分管模塊的執(zhí)行監(jiān)督，如設施維護需在接到報修后4小時內(nèi)響應。緊急決策機制規(guī)定，當發(fā)生重大安全事故時，由部門總監(jiān)立即啟動應急預案，授權(quán)維修團隊先行處置，事后補辦審批手續(xù)。這種機制確保在突發(fā)情況下能夠快速響應，減少損失。此外，采購權(quán)限進一步細化，其中10萬元以下由主管審批，10-50萬元需總監(jiān)簽字，50萬元以上需提交董事會審議，分層級控制風險。（二）會議制度：部門例會每周召開一次，由總監(jiān)主持，主管及專員必須參與，重點討論本周工作進展、存在問題及解決方案。季度戰(zhàn)略會則由運營總監(jiān)牽頭，邀請各相關(guān)部門主管參加，聚焦年度目標分解與資源協(xié)調(diào)。會議決議需通過會議紀要記錄，明確責任人與完成時限，并在24小時內(nèi)完成任務分配。決議執(zhí)行情況納入月度績效考核，確保落地見效。為提升會議效率，每次會議前需提前準備議題清單，控制時長在1.5小時內(nèi)，避免冗長討論拖累工作進度。五、績效評估與激勵機制（一）考核標準：部門績效評估采用KPI體系，其中設施完好率占40%，老人滿意度占30%，成本控制占20%，應急響應占10%。評估周期分為月度自評、季度上級評估兩個層級，自評由專員在每月最后一天完成，上級評估則由運營總監(jiān)在每季度末組織?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，與年度獎金直接掛鉤。例如，若設施完好率連續(xù)三個月達98%以上，可直接晉升為優(yōu)秀等級。這種量化考核方式有助于明確工作導向，提升團隊凝聚力。（二）獎懲措施：獎勵機制方面，超額完成年度目標可獲得額外獎金，如場地使用率提升5個百分點，全員發(fā)放績效獎金；優(yōu)秀員工可優(yōu)先晉升，表現(xiàn)突出者還可獲得股權(quán)激勵。懲罰措施則規(guī)定，若因維護不當導致老人受傷，相關(guān)責任人需承擔全部賠償責任，并接受內(nèi)部降級處理。此外，數(shù)據(jù)造假者將立即解雇，并追究法律責任。通過獎懲結(jié)合的方式，形成正向激勵與反向約束的雙重管理效果，促進部門高效運轉(zhuǎn)。六、合規(guī)與風險管理（一）法律法規(guī)遵守：場地設施管理必須嚴格遵守行業(yè)相關(guān)標準，如《養(yǎng)老服務機構(gòu)設施管理規(guī)定》等，確保設施設計、施工、驗收均符合安全規(guī)范。特別是在無障礙設施建設方面，需參照國際通用標準，保障老人出行便利。同時，數(shù)據(jù)保護也是合規(guī)重點，所有涉及老人隱私的記錄需加密存儲，外部人員不得隨意調(diào)閱。部門每年需組織合規(guī)培訓，確保全員掌握最新法規(guī)要求。（二）風險應對：應急預案方面，需制定火災、停電、設施故障等常見場景的處置方案，每季度組織演練，確保老人在緊急情況下能夠得到及時救助。內(nèi)部審計機制規(guī)定，每季度由運營總監(jiān)牽頭，對流程合規(guī)性進行抽查，重點關(guān)注采購、維護等環(huán)節(jié)。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，需立即整改，并追究相關(guān)責任人。此外，設施老化需建立臺賬，制定更新計劃，避免因設施陳舊引發(fā)安全事故。通過多重風險防控措施，確保場地設施管理的安全性與可持續(xù)性。七、溝通與協(xié)作（一）信息共享：溝通渠道方面，重要通知需通過企業(yè)微信發(fā)布，確保全員覆蓋；緊急情況則采用電話通知，優(yōu)先通知主管層級?？绮块T協(xié)作時，需指定接口人，如聯(lián)合醫(yī)療保健部開展活動時，由設施部專員擔任接口人，每周同步進展。會議中需明確分工，形成書面協(xié)議，避免責任不清。此外，定期開展?jié)M意度調(diào)查，收集老人及家屬對場地設施的使用反饋，作為改進依據(jù)。（二）沖突解決：糾紛處理遵循內(nèi)部調(diào)解優(yōu)先原則，爭議先由部門主管組織調(diào)解，若雙方未達成一致，則提交人力資源部仲裁。調(diào)解過程中需保持客觀公正，以事實為依據(jù)，以制度為準繩。對于惡意投訴者，需核實情況，若查實為誣告，將按制度處理。通過規(guī)范化處理流程，減少矛盾激化，維護團隊和諧。八、持續(xù)改進機制員工建議渠道方面，每月開展匿名問卷調(diào)查，收集流程痛點，優(yōu)秀建議可給予獎勵。制度修訂周期規(guī)定，每年末