企業(yè)采購(gòu)流程管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、應(yīng)用范圍與適用對(duì)象本手冊(cè)適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購(gòu)部門及相關(guān)協(xié)同部門，規(guī)范企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)、項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)等全流程管理。適用對(duì)象包括采購(gòu)專員、需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、倉(cāng)儲(chǔ)管理人員及企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，保證采購(gòu)活動(dòng)各環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控。二、采購(gòu)流程全環(huán)節(jié)操作指南（一）需求提報(bào)與初審操作主體：需求部門員工、需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)專員操作步驟：需求發(fā)起：需求部門員工根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見第三章模板），明確物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、需求日期等信息，并附必要的技術(shù)參數(shù)或需求說明（如設(shè)備采購(gòu)需附技術(shù)規(guī)格書）。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的必要性、合理性及與部門工作計(jì)劃的匹配性，重點(diǎn)核對(duì)數(shù)量是否合理、規(guī)格是否明確，簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)專員接收申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)檢查：需求信息是否完整（無(wú)遺漏字段）；規(guī)格描述是否清晰（避免“類似XX產(chǎn)品”等模糊表述）；是否屬于企業(yè)集中采購(gòu)目錄內(nèi)的品類（如屬于，需按集中采購(gòu)流程執(zhí)行）。復(fù)核通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；不通過則反饋需求部門補(bǔ)充或修改。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（初審版）（二）預(yù)算審核與立項(xiàng)操作主體：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部預(yù)算專員、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)操作步驟：預(yù)算匹配：采購(gòu)專員將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交財(cái)務(wù)部，預(yù)算專員在2個(gè)工作內(nèi)核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否納入年度預(yù)算、預(yù)算額度是否充足。超預(yù)算處理：若申請(qǐng)金額超出年度預(yù)算，需求部門需填寫《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說明超預(yù)算原因（如市場(chǎng)價(jià)格上漲、新增臨時(shí)需求等），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，按企業(yè)預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批。預(yù)算確認(rèn)：預(yù)算匹配或調(diào)整審批通過后，財(cái)務(wù)部在《采購(gòu)申請(qǐng)表》上確認(rèn)預(yù)算編號(hào)及可用額度，反饋至采購(gòu)部門。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（預(yù)算確認(rèn)版）、《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（如需）（三）供應(yīng)商選擇與管理操作主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、需求部門代表、供應(yīng)商評(píng)估小組操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、公開招標(biāo)、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商，保證至少3家供應(yīng)商參與比價(jià)（單價(jià)低于5000元或標(biāo)準(zhǔn)化通用物資可酌情減少至2家）。資質(zhì)審核：對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)核查，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需涵蓋采購(gòu)品類）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如食品采購(gòu)需提供《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，特種設(shè)備需提供生產(chǎn)許可證）；過往合作業(yè)績(jī)（近1年類似供貨記錄）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001，非必需但優(yōu)先考慮）。資質(zhì)審核不合格的供應(yīng)商直接淘汰。詢價(jià)比價(jià)：向資質(zhì)合格的供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確物品規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、付款方式等要求，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)提供報(bào)價(jià)單。采購(gòu)專員匯總報(bào)價(jià)，對(duì)比分析價(jià)格差異（如遇價(jià)格波動(dòng)較大，需要求供應(yīng)商說明成本構(gòu)成）。供應(yīng)商評(píng)估：成立由采購(gòu)專員、需求部門代表、質(zhì)量部門人員（如需）組成的評(píng)估小組，從價(jià)格（占比40%）、質(zhì)量（占比30%）、交期（占比20%）、服務(wù)（占比10%）四個(gè)維度評(píng)分（詳見第三章《供應(yīng)商評(píng)估表》），選擇綜合得分最高的供應(yīng)商。供應(yīng)商備案：確定合作供應(yīng)商后，將其信息錄入企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》，動(dòng)態(tài)更新供應(yīng)商資質(zhì)及合作評(píng)價(jià)（每季度復(fù)核一次）。輸出物：《詢價(jià)單》、《報(bào)價(jià)單匯總表》、《供應(yīng)商評(píng)估表》、《合格供應(yīng)商名錄》（四）采購(gòu)訂單與執(zhí)行操作主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商操作步驟：訂單制作：采購(gòu)專員根據(jù)確定的供應(yīng)商及報(bào)價(jià)，填寫《采購(gòu)訂單確認(rèn)單》，明確訂單編號(hào)、物品信息、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，保證與采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)信息一致。訂單審批：采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核（重點(diǎn)核對(duì)價(jià)格、交付時(shí)間等關(guān)鍵條款），金額超10萬(wàn)元需提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后加蓋企業(yè)采購(gòu)專用章。訂單下達(dá)：將蓋章后的《采購(gòu)訂單確認(rèn)單》掃描件發(fā)送給供應(yīng)商，并電話確認(rèn)接收；同時(shí)將原件存檔，復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部、需求部門及倉(cāng)儲(chǔ)部門。交付跟蹤：采購(gòu)專員在供應(yīng)商交付前3個(gè)工作日，與供應(yīng)商確認(rèn)交付時(shí)間、物流方式及到貨信息；交付當(dāng)日跟蹤物流狀態(tài)，保證物品按時(shí)送達(dá)。輸出物：《采購(gòu)訂單確認(rèn)單》（審批版）、《訂單下達(dá)記錄表》（五）物品驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門代表、倉(cāng)儲(chǔ)管理員、質(zhì)量檢驗(yàn)員（如需）、采購(gòu)專員操作步驟到貨核對(duì)：物品送達(dá)后，倉(cāng)儲(chǔ)管理員核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單信息（供應(yīng)商名稱、物品名稱、數(shù)量、規(guī)格），確認(rèn)無(wú)誤后簽收；如有數(shù)量不符或外觀破損，當(dāng)場(chǎng)記錄并反饋采購(gòu)專員與供應(yīng)商。質(zhì)量檢驗(yàn)：標(biāo)準(zhǔn)化通用物資（如辦公文具、耗材）：由需求部門代表現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)規(guī)格、數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后簽署《物品驗(yàn)收單》；非標(biāo)準(zhǔn)化物資或設(shè)備（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料）：由質(zhì)量檢驗(yàn)員按《采購(gòu)訂單》約定的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》；檢驗(yàn)合格進(jìn)入入庫(kù)環(huán)節(jié)，不合格則填寫《不合格品處理單》，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。入庫(kù)登記：檢驗(yàn)合格的物品，由倉(cāng)儲(chǔ)管理員錄入企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)，入庫(kù)單，標(biāo)注庫(kù)位、存儲(chǔ)條件等信息，同步更新庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)管理員、采購(gòu)專員在《物品驗(yàn)收單》上共同簽字確認(rèn)，完成驗(yàn)收閉環(huán)。輸出物：《送貨單》、《物品驗(yàn)收單》、《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（如需）、《不合格品處理單》（如需）、《入庫(kù)單》（六）付款結(jié)算與歸檔操作主體：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部出納、會(huì)計(jì)、檔案管理員操作步驟：發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商在交付合格后5個(gè)工作日內(nèi)，開具合規(guī)票據(jù)（如增值稅專用發(fā)票），采購(gòu)專員核對(duì)發(fā)票信息與《采購(gòu)訂單》《物品驗(yàn)收單》一致（抬頭、稅號(hào)、金額、物品名稱等），無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部。付款審批：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核對(duì)票據(jù)、訂單、驗(yàn)收單“三單合一”后，按企業(yè)付款流程審批：金額5萬(wàn)元以下由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，5萬(wàn)元以上（含）需分管領(lǐng)導(dǎo)審批?？铐?xiàng)支付：審批通過后，出納在5個(gè)工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬完成付款，付款后標(biāo)注“已付款”并同步更新供應(yīng)商往來賬款記錄。檔案歸檔：采購(gòu)專員在付款完成后10個(gè)工作日內(nèi)，將采購(gòu)全流程資料（含采購(gòu)申請(qǐng)、預(yù)算確認(rèn)、供應(yīng)商評(píng)估、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊(cè)，提交檔案管理員歸檔保存，保存期限不少于5年。輸出物：《合規(guī)票據(jù)》、《付款審批單》、《銀行轉(zhuǎn)賬憑證》、《采購(gòu)檔案歸檔清單》三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化模板表單（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)算科目用途說明附件（技術(shù)參數(shù)等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)復(fù)核意見財(cái)務(wù)預(yù)算審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見填寫說明：申請(qǐng)單號(hào)由采購(gòu)部門統(tǒng)一編制；規(guī)格型號(hào)需詳細(xì)（如“筆記本電腦：CPUi5-11400H，內(nèi)存16GB，硬盤512GB”）；附件需提供紙質(zhì)版或電子版掃描件。（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊(cè)地址成立時(shí)間注冊(cè)資本主營(yíng)產(chǎn)品資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照/認(rèn)證等）合作歷史（次數(shù)/滿意度）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分（滿分100）備注價(jià)格（40%）同類產(chǎn)品市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比，最低價(jià)得40分，每高1%扣1分質(zhì)量（30%）檢驗(yàn)合格率100%得30分，每1%不合格扣2分交期（20%）按時(shí)交付得20分，每延遲1天扣3分服務(wù)（10%）售后響應(yīng)及時(shí)性得10分，投訴1次扣5分綜合得分評(píng)估結(jié)論：□合格□不合格評(píng)估小組簽字日期評(píng)估周期：新合作供應(yīng)商首次合作后評(píng)估，現(xiàn)有供應(yīng)商每季度復(fù)核一次。（三）物品驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量不合格描述處理方式□退換貨□折價(jià)接受□其他需求部門簽字倉(cāng)儲(chǔ)管理員簽字質(zhì)量檢驗(yàn)員簽字（如需）采購(gòu)專員簽字（四）付款審批單付款單號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)應(yīng)付金額開票日期票據(jù)類型□增值稅專用發(fā)票□普通發(fā)票付款事由附件清單（訂單/驗(yàn)收單/發(fā)票等）財(cái)務(wù)審核意見會(huì)計(jì)簽字日期分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字日期出納付款記錄付款日期付款方式付款賬號(hào)四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）需求管理要點(diǎn)需求描述需“具體、可量化”，避免“一批辦公用品”“類似產(chǎn)品”等模糊表述，保證供應(yīng)商準(zhǔn)確理解并報(bào)價(jià)；臨時(shí)性緊急需求（如生產(chǎn)突發(fā)故障需備件），需由需求部門負(fù)責(zé)人在《采購(gòu)申請(qǐng)表》上標(biāo)注“緊急”，并說明原因，采購(gòu)部門可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全預(yù)算審批流程。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避嚴(yán)禁與未納入《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商開展合作（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)）；供應(yīng)商資質(zhì)文件需在合作前核查原件，留存復(fù)印件（加蓋供應(yīng)商公章），資質(zhì)過期（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期屆滿）需及時(shí)更新，暫停合作直至資質(zhì)恢復(fù)；長(zhǎng)期合作供應(yīng)商每半年進(jìn)行一次績(jī)效評(píng)估，評(píng)分低于70分的供應(yīng)商暫停合作，限期整改；整改后仍不達(dá)標(biāo)則移出《合格供應(yīng)商名錄》。（三）采購(gòu)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制采購(gòu)訂單金額一經(jīng)審批不得擅自變更，如需增減數(shù)量或調(diào)整價(jià)格，需重新履行審批流程；物品驗(yàn)收時(shí)需“雙人核對(duì)”，需求部門與倉(cāng)儲(chǔ)管理員共同在場(chǎng)，保證數(shù)量、質(zhì)量與訂單一致，避免“一人驗(yàn)收”導(dǎo)致的責(zé)任不清；付款前必須完成“三單匹配”（采購(gòu)訂單、物品驗(yàn)收單、合規(guī)票據(jù)），信息不一致（如發(fā)票金額高于訂單金額）需查明原因并補(bǔ)充審批，嚴(yán)禁“先付款后補(bǔ)單”。（四）檔案管理規(guī)范采購(gòu)檔案需按“單一采購(gòu)項(xiàng)目”整理，資料順序?yàn)椋翰少?gòu)申請(qǐng)→預(yù)