PAGE供應(yīng)商物料規(guī)范管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司供應(yīng)商物料管理流程，確保所采購的物料符合公司生產(chǎn)、研發(fā)及銷售等各環(huán)節(jié)的需求，保障產(chǎn)品質(zhì)量，提高供應(yīng)鏈效率，降低采購成本，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及供應(yīng)商物料采購、驗(yàn)收、存儲、使用及處置等相關(guān)活動，涵蓋公司各部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要而采購的各類物料，包括但不限于原材料、零部件、包裝材料等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物料采購、使用等活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量至上原則：以滿足公司產(chǎn)品質(zhì)量要求為核心，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物料符合或優(yōu)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本效益原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)的采購策略和供應(yīng)商管理，合理控制采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同應(yīng)對市場變化和挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展。二、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，且經(jīng)營范圍涵蓋公司所需采購物料。生產(chǎn)能力與技術(shù)水平滿足公司對物料的質(zhì)量、數(shù)量及交貨期要求，擁有先進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備和完善的生產(chǎn)工藝。質(zhì)量管理體系健全，通過ISO9001等相關(guān)質(zhì)量管理體系認(rèn)證，具備完善的質(zhì)量控制流程和檢測手段。信譽(yù)良好，在行業(yè)內(nèi)無不良記錄，近三年內(nèi)未發(fā)生重大質(zhì)量事故、合同違約等情況。價(jià)格合理，具備成本優(yōu)勢，能夠提供具有競爭力的價(jià)格，但不得低于行業(yè)合理水平。服務(wù)能力強(qiáng)，能夠提供及時(shí)、高效的售前、售中及售后服務(wù)，包括快速響應(yīng)客戶需求、按時(shí)交貨、提供技術(shù)支持及處理售后問題等。2.供應(yīng)商信息收集采購部門負(fù)責(zé)通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理，建立供應(yīng)商信息庫，內(nèi)容包括供應(yīng)商基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量狀況、價(jià)格水平、服務(wù)評價(jià)等。3.供應(yīng)商實(shí)地考察對于初步篩選出的重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾烊藛T包括采購人員、質(zhì)量管理人員、技術(shù)人員等，必要時(shí)可邀請財(cái)務(wù)人員參與。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)、倉儲物流等方面。考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評估。4.供應(yīng)商評估與選擇采購部門根據(jù)供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)地考察情況以及其他相關(guān)信息，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估指標(biāo)可包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等方面，各項(xiàng)指標(biāo)可根據(jù)重要性設(shè)定相應(yīng)權(quán)重。采用打分制對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估，得分達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。對于得分較高的供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先選擇。采購部門將評估結(jié)果報(bào)公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的合格供應(yīng)商名錄作為公司采購物料的供應(yīng)商選擇依據(jù)。（二）供應(yīng)商檔案管理1.建立供應(yīng)商檔案采購部門負(fù)責(zé)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、生產(chǎn)許可證（如有）、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、實(shí)地考察報(bào)告、評估記錄、采購合同、交貨記錄、質(zhì)量反饋記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保檔案資料的完整性和可追溯性。2.檔案更新與維護(hù)采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，及時(shí)錄入供應(yīng)商的最新信息，如經(jīng)營范圍變更、生產(chǎn)工藝改進(jìn)、質(zhì)量體系更新等。對于供應(yīng)商在合作過程中出現(xiàn)的重大質(zhì)量問題、交貨延遲、合同違約等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄在檔案中，并作為后續(xù)評估供應(yīng)商的重要依據(jù)。每年對供應(yīng)商檔案進(jìn)行一次全面審查，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和有效性。（三）供應(yīng)商績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定質(zhì)量指標(biāo)：主要考核供應(yīng)商所供物料的合格率、退貨率、質(zhì)量問題發(fā)生率等。交貨期指標(biāo)：評估供應(yīng)商按時(shí)交貨的比例及交貨延遲天數(shù)等。價(jià)格指標(biāo)：比較供應(yīng)商實(shí)際供貨價(jià)格與合同約定價(jià)格的差異，以及價(jià)格波動情況。服務(wù)指標(biāo)：包括售前服務(wù)響應(yīng)速度、售中服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)滿意度等方面。2.評估周期每月對供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，每季度對供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面的績效評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作、獎(jiǎng)懲及淘汰的重要依據(jù)。3.評估方法采購部門收集各部門（如生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、使用部門等）對供應(yīng)商的反饋意見，結(jié)合采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行評估。采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，對各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行量化打分，并根據(jù)權(quán)重計(jì)算綜合得分。對于定性指標(biāo)，可通過問卷調(diào)查、面談等方式獲取相關(guān)信息進(jìn)行評價(jià)。4.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)供應(yīng)商績效評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款、合作新項(xiàng)目等；對于良好供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，并提出改進(jìn)建議；對于合格供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍無明顯改善，則考慮降低采購份額或暫停合作；對于不合格供應(yīng)商，直接淘汰，不再與其合作。三、物料采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.需求預(yù)測生產(chǎn)部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單及庫存情況，定期（每月或每季度）對所需物料進(jìn)行需求預(yù)測，填寫《物料需求預(yù)測表》，詳細(xì)列出物料名稱、規(guī)格型號、預(yù)計(jì)需求量、需求時(shí)間等信息。研發(fā)部門根據(jù)新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃，及時(shí)向采購部門提供所需物料的技術(shù)要求、規(guī)格型號及預(yù)計(jì)用量等信息，協(xié)助采購部門制定采購計(jì)劃。其他部門（如銷售部門、行政部門等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向采購部門提出物料采購申請，明確采購物料的名稱、數(shù)量、用途等。2.采購計(jì)劃編制采購部門匯總各部門的物料需求信息，結(jié)合供應(yīng)商的生產(chǎn)周期、交貨期以及庫存狀況，編制月度或季度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、采購數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。在編制采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮物料的市場供應(yīng)情況、價(jià)格波動趨勢等因素，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，避免因采購不當(dāng)導(dǎo)致庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。采購計(jì)劃編制完成后，報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后的采購計(jì)劃作為采購活動的執(zhí)行依據(jù)。（二）采購訂單下達(dá)1.訂單生成采購部門根據(jù)審核后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、包裝要求等詳細(xì)信息。采購訂單可采用書面形式（如合同、訂單確認(rèn)書等）或電子形式（如電子郵件、采購管理系統(tǒng)等）發(fā)送給供應(yīng)商，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤、清晰明確。2.訂單審核與確認(rèn)采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的訂單確認(rèn)情況。供應(yīng)商應(yīng)在收到訂單后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）進(jìn)行確認(rèn)，并反饋是否接受訂單條款。如供應(yīng)商對訂單條款有異議，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后對訂單進(jìn)行修改或重新下達(dá)。采購訂單經(jīng)雙方確認(rèn)后，具有法律效力，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照訂單約定履行各自的義務(wù)。（三）采購合同管理（如涉及）1.合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格及交貨期、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)要求，由公司法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并妥善保管合同原件及相關(guān)附件。2.合同執(zhí)行與跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況及交貨安排等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)采購合同管理提供參考。3.合同變更與終止在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間及雙方的權(quán)利義務(wù)等。如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法繼續(xù)履行，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商終止合同，并按照合同約定處理相關(guān)事宜，如結(jié)算貨款、清理庫存等。四、物料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量部門根據(jù)物料的質(zhì)量要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，制定詳細(xì)的物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收方法、合格判定準(zhǔn)則等內(nèi)容。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)書面化，并確保相關(guān)人員熟悉掌握。2.組建驗(yàn)收小組：對于重要物料或批量較大的采購項(xiàng)目，由采購部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組應(yīng)明確分工，確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。3.準(zhǔn)備驗(yàn)收文件與工具：采購部門負(fù)責(zé)收集與物料驗(yàn)收相關(guān)的文件資料，如采購訂單、質(zhì)量協(xié)議、產(chǎn)品說明書、檢驗(yàn)報(bào)告等。同時(shí)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如量具、檢測儀器等，并確保其精度和可靠性符合要求。(二)到貨驗(yàn)收1.通知供應(yīng)商：采購部門在物料預(yù)計(jì)到貨日期前，通知供應(yīng)商準(zhǔn)備好交貨相關(guān)資料，并告知驗(yàn)收時(shí)間和地點(diǎn)。2.外觀檢查：驗(yàn)收小組首先對到貨物料的外觀進(jìn)行檢查，包括物料的包裝是否完好、標(biāo)識是否清晰、數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無損壞變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外觀問題，應(yīng)及時(shí)記錄并拍照留存。3.數(shù)量核對：按照采購訂單及相關(guān)文件要求，對到貨物料的數(shù)量進(jìn)行逐一核對。確保實(shí)際到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致，如有差異，應(yīng)要求供應(yīng)商說明原因并提供解決方案。4.質(zhì)量檢驗(yàn)：依據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對物料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)可采用抽檢或全檢的方式進(jìn)行，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括物料的性能指標(biāo)、尺寸規(guī)格、化學(xué)成分等。對于關(guān)鍵物料或質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行全檢。檢驗(yàn)過程中，應(yīng)做好檢驗(yàn)記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.合格處理：如到貨物料經(jīng)檢驗(yàn)各項(xiàng)指標(biāo)均符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《物料驗(yàn)收合格報(bào)告》，采購部門根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果辦理入庫手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門安排付款。2.不合格處理：對于驗(yàn)收不合格的物料,驗(yàn)收小組應(yīng)出具《物料驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說明不合格情況及原因。采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問題，如補(bǔ)貨、換貨、退貨等。同時(shí)，根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.讓步接收處理：如因生產(chǎn)急需等特殊原因，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，可對部分不合格物料進(jìn)行讓步接收。讓步接收的物料應(yīng)明確標(biāo)識，并在后續(xù)生產(chǎn)過程中進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。讓步接收后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決不合格問題的方案，如降低價(jià)格、提供補(bǔ)償?shù)?。五、物料存儲管理（一）存儲?guī)劃1.倉庫布局設(shè)計(jì)：根據(jù)物料的特性、用途、出入庫頻率等因素，對倉庫進(jìn)行合理布局。劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、不良品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.存儲方式選擇：根據(jù)物料的特點(diǎn)，選擇合適的存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲、罐裝存儲等。對于易受潮、易變質(zhì)的物料，應(yīng)采取防潮、防蟲、防霉等特殊存儲措施。3.存儲容量規(guī)劃：根據(jù)公司的生產(chǎn)規(guī)模、采購計(jì)劃及庫存周轉(zhuǎn)率等因素，合理規(guī)劃倉庫的存儲容量。確保倉庫能夠滿足物料存儲需求，同時(shí)避免存儲空間的浪費(fèi)。（二）物料入庫1.入庫申請：采購部門在物料驗(yàn)收合格后，及時(shí)向倉庫管理部門提交《物料入庫申請單》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.入庫驗(yàn)收：倉庫管理人員接到入庫申請后，根據(jù)采購訂單及驗(yàn)收報(bào)告對到貨物料進(jìn)行再次核對。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，將物料存放到指定的存儲區(qū)域，并更新庫存臺賬。3.入庫標(biāo)識：對入庫物料進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明物料名稱、規(guī)格型號、批次、入庫日期、保質(zhì)期（如有）等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，以便于識別和管理。（三）物料存儲1.庫存盤點(diǎn)：倉庫管理部門定期（每月或每季度）對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄物料的實(shí)際數(shù)量、存儲位置、質(zhì)量狀況等信息。2.庫存管理：根據(jù)物料的特性和存儲要求，對庫存物料進(jìn)行分類管理。對于有保質(zhì)期要求的物料，應(yīng)建立先進(jìn)先出的管理制度，確保物料在保質(zhì)期內(nèi)使用。同時(shí)，加強(qiáng)對庫存物料的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理物料的損壞、變質(zhì)等問題。3.庫存安全管理：加強(qiáng)倉庫的安全管理，設(shè)置必要的消防設(shè)施、防盜設(shè)備等，確保庫存物料的安全。制定倉庫安全管理制度，規(guī)范倉庫人員的操作行為，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等安全事故。（四）物料出庫1.出庫申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等業(yè)務(wù)需求，填寫《物料出庫申請單》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉庫管理部門。2.出庫審核：倉庫管理人員接到出庫申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)庫存情況及審批手續(xù)是否齊全。如審核通過，辦理出庫手續(xù)，減少庫存臺賬數(shù)量，并將物料發(fā)放給申請部門。3.出庫記錄：詳細(xì)記錄物料的出庫日期、出庫數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息，確保出庫記錄完整、準(zhǔn)確，便于追溯和查詢。六、物料使用與報(bào)廢管理（一）物料使用1.使用部門領(lǐng)用：各部門按照審批后的《物料出庫申請單》到倉庫領(lǐng)取所需物料，并在領(lǐng)用過程中做好物料的交接工作。領(lǐng)用人員應(yīng)對領(lǐng)用物料的數(shù)量、質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保物料在使用過程中的安全和合理利用。2.物料使用規(guī)范：使用部門應(yīng)制定物料使用規(guī)范，明確物料的使用方法、操作流程、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用規(guī)范進(jìn)行操作，確保物料的正確使用，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致物料浪費(fèi)或質(zhì)量問題。3.使