PAGE工具采購制度及流程規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司工具采購流程，確保采購活動的合法性、規(guī)范性和合理性，提高工具采購效率，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的需求，保障公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、研發(fā)、辦公等需要進行的工具采購活動。3.基本原則合法性原則：工具采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的流程進行采購操作，確保采購過程公開、公正、公平。效益性原則：在保證工具質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，選擇性價比最優(yōu)的產(chǎn)品和供應(yīng)商。責(zé)任性原則：明確采購各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。二、采購需求的提出與審批1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《工具采購申請表》，詳細注明所需工具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。對于專業(yè)性較強的工具，應(yīng)提供技術(shù)參數(shù)要求或相關(guān)技術(shù)說明，以便采購部門準確理解需求。2.需求審批《工具采購申請表》由部門負責(zé)人審核簽字，確認需求的真實性和必要性。對于金額較大或涉及重要生產(chǎn)環(huán)節(jié)的工具采購申請，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表方可流轉(zhuǎn)至采購部門。三、采購流程1.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、信譽狀況等方面。篩選出符合要求的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。供應(yīng)商合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。確保雙方在合作過程中有章可循，保障公司利益。2.采購詢價與報價采購部門根據(jù)審批后的《工具采購申請表》，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供產(chǎn)品報價及相關(guān)資料。詢價函應(yīng)明確工具的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等關(guān)鍵信息，以便供應(yīng)商準確報價。對供應(yīng)商的報價進行整理和比較，分析價格構(gòu)成及合理性。必要時，與供應(yīng)商進行溝通，要求其對報價進行解釋或調(diào)整。3.采購合同簽訂根據(jù)詢價結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確以下主要條款：產(chǎn)品條款：包括工具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等。價格條款：明確工具的單價、總價及付款方式。交貨條款：規(guī)定交貨時間、地點、運輸方式等。質(zhì)量條款：約定產(chǎn)品驗收標準、質(zhì)量保證期限及售后服務(wù)內(nèi)容。違約責(zé)任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報公司法務(wù)部門審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。4.采購訂單下達根據(jù)采購合同，采購部門及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。將采購訂單副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門等，以便各部門做好相應(yīng)準備工作。5.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取措施確保按時交貨。對于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t的情況，按照合同約定追究其違約責(zé)任。在臨近交貨期時，加強催貨力度，確保工具按時、足額交付。四、驗收與入庫1.驗收準備倉庫管理部門在工具到貨前，應(yīng)做好驗收場地、設(shè)備及人員的準備工作。明確驗收標準和流程，安排熟悉工具性能和驗收要求的人員參與驗收。質(zhì)量檢驗部門根據(jù)合同要求和相關(guān)標準，制定詳細的檢驗計劃，準備檢驗所需的工具和儀器。2.到貨驗收工具到貨后，倉庫管理部門首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。質(zhì)量檢驗部門按照檢驗計劃對工具進行質(zhì)量檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、功能等方面。對于重要工具或關(guān)鍵生產(chǎn)環(huán)節(jié)使用的工具，應(yīng)進行抽樣檢驗或全檢。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)工具存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時記錄，并出具《驗收不合格報告》。報告中應(yīng)詳細說明問題情況、不合格原因及處理建議。3.入庫手續(xù)辦理經(jīng)檢驗合格的工具，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。填寫《工具入庫單》，注明工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。將《工具入庫單》的相關(guān)聯(lián)次分發(fā)給采購部門、財務(wù)部門等，作為采購結(jié)算、財務(wù)記賬等的依據(jù)。對于驗收不合格的工具，按照合同約定及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。處理結(jié)果應(yīng)記錄在案，并跟蹤落實。五、付款管理1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同約定和驗收情況，填寫《工具采購付款申請表》，詳細注明采購訂單編號、工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、已驗收金額、本次申請付款金額、付款方式等信息。附上采購合同副本、驗收合格證明、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財務(wù)部門審核。2.付款審核財務(wù)部門對《工具采購付款申請表》及相關(guān)資料進行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收結(jié)果、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等。核對付款金額與合同約定是否一致，如果存在預(yù)付款情況，審核預(yù)付款的支付進度是否符合合同規(guī)定。審核通過后，財務(wù)部門負責(zé)人簽字確認。3.付款審批根據(jù)公司財務(wù)審批權(quán)限，《工具采購付款申請表》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。4.付款執(zhí)行財務(wù)部門按照審批后的付款申請，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式向供應(yīng)商支付貨款。付款后，及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應(yīng)商等信息，確保付款信息準確無誤。六、采購檔案管理1.檔案收集采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、詢價函、報價單、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等，均應(yīng)作為采購檔案進行收集整理。2.檔案整理與歸檔采購部門指定專人負責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作。按照文件類別和時間順序進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案資料齊全、完整、有序。3.檔案保管與查閱將采購檔案存放在專門的檔案柜中，妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。因工作需要查閱采購檔案的人員，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)做好查閱記錄。4.檔案銷毀采購檔案保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。對于超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，由采購部門提出銷毀申請，經(jīng)檔案管理部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、合規(guī)。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門定期對工具采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制建立采購工作考核機制，對采購部門及相關(guān)人員的工作績效進行考核。考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應(yīng)商管理等方