PAGE各單位檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)各單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋單位工作的各個(gè)方面，保證檔案內(nèi)容的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本單位形成的各種文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)工作文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、技術(shù)資料等。財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。人事文件，如員工檔案、任免文件、考核記錄等。基建文件，如工程圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表等。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和防范能力。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來源、保管期限等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。2.積極開展檔案利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)，如查閱檔案、提供檔案復(fù)印件等。3.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等。4.加強(qiáng)對(duì)檔案利用效果的跟蹤和反饋，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案利用工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和水平，為單位提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理。2.檔案數(shù)字化建設(shè)：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.