PAGE文秘科印章管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)文秘科印章管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于文秘科所保管和使用的各類印章，包括但不限于公司/組織公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章以及其他業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。3.審批登記原則：印章使用前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并進(jìn)行詳細(xì)登記。4.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，確保印章不被盜用、濫用或遺失，嚴(yán)格保密印章使用情況。二、印章的種類及用途（一）公司/組織公章1.代表公司/組織對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于簽署各類重要文件、合同、協(xié)議等，證明公司/組織的身份和意愿。2.如公司章程、股東決議、重大業(yè)務(wù)合同、對外報(bào)送的重要文件等。（二）合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等，明確合同的法律效力。（三）財(cái)務(wù)專用章用于辦理公司/組織的財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、稅務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等，是財(cái)務(wù)核算的重要印鑒。（四）法定代表人章在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行開戶、簽署某些特定文件等。（五）其他業(yè)務(wù)專用章根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需要設(shè)立的專用章，如部門章、項(xiàng)目章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署和證明。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由使用部門提出書面申請，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請經(jīng)文秘科審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，由文秘科統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。4.刻章單位必須嚴(yán)格按照審批要求制作印章，確保印章的質(zhì)量和規(guī)格符合規(guī)定。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，文秘科應(yīng)及時(shí)辦理啟用手續(xù)。2.填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息。3.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，在公司/組織內(nèi)部發(fā)布啟用通知，并將啟用情況記錄在印章管理臺賬中。4.原印章如有停用情況，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行封存或銷毀，并在臺賬中注明。四、印章的保管（一）保管人員1.文秘科應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度。2.保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)放置在安全保密的場所，確保印章存放環(huán)境的安全。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，如有損壞或遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.非工作時(shí)間，印章應(yīng)妥善保管，不得隨意放置。如因特殊情況需要帶出公司/組織，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的安全措施。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露印章的使用情況和保管信息。五、印章的使用（一）使用流程1.申請：使用部門或個人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印日期、用印份數(shù)等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)文秘科審核。文秘科應(yīng)重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司/組織規(guī)定、文件內(nèi)容是否合法合規(guī)等。審核通過后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.登記：經(jīng)審批同意用印后，保管人員應(yīng)對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、申請人、審批人等信息。4.用?。罕９苋藛T在用印時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容與申請表一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。用印完成后，在文件規(guī)定位置加蓋印章，并在申請表上注明用印情況。（二）使用范圍1.印章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得超出授權(quán)范圍使用。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章，必須在蓋章后及時(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容，并嚴(yán)格控制使用范圍。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程用印時(shí)，使用部門或個人應(yīng)通過電話、短信等方式向公司/組織負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，在蓋章前應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保文件的合法性和有效性。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由使用部門提出書面申請，經(jīng)文秘科審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，文秘科應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布停用通知。3.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，與印章管理臺賬進(jìn)行核對，確保印章數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（二）銷毀1.對于不再使用或已作廢的印章，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.由文秘科填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息。3.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，選擇安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并拍照記錄。4.銷毀完成后，在印章管理臺賬中注明印章銷毀情況，并將銷毀申請表、銷毀記錄等相關(guān)資料存檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.文秘科應(yīng)定期對印章的保管和使用情況進(jìn)行自查，確保印章管理工作符合制度規(guī)范。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對印章管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用的合法性、合規(guī)性和安全性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供印章管理的相關(guān)資料和信息。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級主管部門和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超出授權(quán)范圍使用印章。3.在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、遺失或損壞。5.泄露印章使用情況和保管信息。6.其他違反印章管理制度規(guī)范的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。2.因違規(guī)使用印章給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。3.對于印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、遺失或損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處