PAGE二建電子印章管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司二建電子印章的管理，規(guī)范電子印章的使用流程，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及參與公司相關(guān)業(yè)務(wù)活動的外部合作單位使用二建電子印章的管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保印章使用行為的合法性。2.安全性原則：采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止印章被盜用、冒用或篡改。3.規(guī)范性原則：明確電子印章的申請、審批、使用、保管等流程，規(guī)范操作行為，確保印章使用的一致性和規(guī)范性。4.責(zé)任追究原則：對違反本制度規(guī)定使用電子印章的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、電子印章的定義與類型（一）定義二建電子印章是指公司依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標準，采用數(shù)字簽名技術(shù)制作的，以電子形式存儲的，與公司實體印章具有同等法律效力的印章。（二）類型1.公司公章電子印章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項的確認。2.法人章電子印章：代表公司法定代表人行使職權(quán)時使用，如在一些特定文件上的簽署等。3.財務(wù)專用章電子印章：主要用于公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如財務(wù)報表、資金往來等文件的蓋章確認。4.合同專用章電子印章：專門用于公司簽訂各類合同文本時蓋章，明確合同的法律效力。三、電子印章的申請與審批（一）申請條件1.公司內(nèi)部部門因工作需要使用電子印章的，由部門負責(zé)人提出申請。2.涉及對外合作業(yè)務(wù)，合作單位需使用公司電子印章的，由業(yè)務(wù)對接部門負責(zé)協(xié)調(diào)申請事宜。（二）申請流程1.申請人填寫《二建電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的類型、使用范圍、使用頻率等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人對申請事項的必要性、真實性進行審核，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，提交至公司印章管理部門。（三）審批流程1.印章管理部門收到申請表后，對申請信息進行全面審查，重點審查申請理由是否充分、使用范圍是否合理、是否符合公司印章管理規(guī)定等。2.對于符合條件的申請，印章管理部門報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和管理要求進行審批，簽署審批意見。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由印章管理部門負責(zé)電子印章的制作與發(fā)放。四、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.公司選擇具備資質(zhì)的電子印章制作機構(gòu)，按照國家相關(guān)標準和公司要求制作電子印章。2.電子印章制作完成后，制作機構(gòu)應(yīng)提供印章的技術(shù)參數(shù)、密鑰等相關(guān)信息，并確保電子印章的唯一性和不可復(fù)制性。（二）發(fā)放1.印章管理部門收到制作完成的電子印章后，對其進行驗收，檢查印章的各項參數(shù)是否符合要求，密鑰是否安全可靠。2.驗收合格后，印章管理部門將電子印章發(fā)放至申請人指定的安全存儲介質(zhì)中，如專用的U盾等，并告知申請人妥善保管存儲介質(zhì)。3.同時，印章管理部門應(yīng)建立電子印章發(fā)放臺賬，詳細記錄印章的發(fā)放時間、發(fā)放對象、印章類型、存儲介質(zhì)編號等信息。五、電子印章的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部文件、報告、通知等的蓋章。2.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等法律文件的蓋章。3.財務(wù)報表、稅務(wù)申報等財務(wù)相關(guān)文件的蓋章。4.其他經(jīng)公司授權(quán)可以使用電子印章的事項。（二）使用流程1.文件起草：使用部門或人員起草需要加蓋電子印章的文件，確保文件內(nèi)容準確、完整、合法。2.印章調(diào)用：登錄公司指定的電子印章管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的密碼或密鑰，調(diào)用電子印章。3.蓋章操作：將電子印章準確加蓋在文件指定位置，確保印章清晰、完整，與文件內(nèi)容相符。4.文件保存：蓋章后的文件應(yīng)及時保存，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（三）使用權(quán)限1.電子印章的使用權(quán)限嚴格按照審批通過的使用范圍進行設(shè)定，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自擴大使用范圍。2.不同類型的電子印章設(shè)置不同的使用權(quán)限，如公司公章電子印章需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批后使用，法人章電子印章需經(jīng)法定代表人授權(quán)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后使用等。3.使用人員應(yīng)妥善保管自己的電子印章使用賬號和密碼，不得泄露給他人，如因賬號密碼泄露導(dǎo)致電子印章被非法使用，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）使用記錄1.電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)自動記錄每一次電子印章的使用情況，包括使用時間、使用人員、文件名稱、蓋章位置等信息。2.使用部門或人員應(yīng)定期對電子印章使用記錄進行核對，確保記錄的準確性和完整性。3.印章管理部門應(yīng)定期對電子印章使用記錄進行審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行調(diào)查處理。六、電子印章的保管（一）存儲介質(zhì)保管1.電子印章存儲介質(zhì)應(yīng)由使用人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。2.存儲介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、加密存儲設(shè)備等，并設(shè)置必要的訪問權(quán)限。3.如存儲介質(zhì)出現(xiàn)損壞或丟失，使用人員應(yīng)立即向印章管理部門報告，并采取相應(yīng)的補救措施，如掛失、更換存儲介質(zhì)等。（二）密鑰保管1.電子印章的密鑰是保障印章安全使用的關(guān)鍵，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行保管。2.密鑰應(yīng)由專人負責(zé)保管，不得泄露給他人。保管人員應(yīng)定期更換密鑰，確保密鑰的安全性。3.在密鑰的傳輸、存儲過程中，應(yīng)采取加密措施，防止密鑰被竊取或篡改。（三）備份管理1.為防止電子印章數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)對電子印章的相關(guān)數(shù)據(jù)進行定期備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并進行加密處理，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保在需要時能夠及時恢復(fù)電子印章數(shù)據(jù)。七、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、印章樣式調(diào)整等原因需要變更電子印章的，由印章管理部門提出申請。2.申請流程與電子印章的申請流程相同，經(jīng)審批同意后，由印章管理部門負責(zé)電子印章的變更制作與發(fā)放。3.變更后的電子印章發(fā)放后，原電子印章停止使用，印章管理部門應(yīng)及時收回原存儲介質(zhì)，并進行注銷處理。（二）注銷1.當電子印章不再使用或因其他原因需要注銷時，由使用部門或人員提出申請。2.申請經(jīng)審批同意后，印章管理部門負責(zé)對電子印章進行注銷操作，包括刪除電子印章數(shù)據(jù)、收回存儲介質(zhì)等。3.注銷電子印章后，印章管理部門應(yīng)在電子印章管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)記錄，并更新電子印章臺賬。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對電子印章的使用情況進行審計檢查，重點檢查電子印章的使用是否符合規(guī)定、審批流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整等。2.印章管理部門應(yīng)定期對電子印章的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供電子印章管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的問題和建議，應(yīng)認真對待，及時整改落實，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用電子印章。2.超越審批范圍使用電子印章。3.擅自修改、偽造電子印章使用記錄。4.因保管不善導(dǎo)致電子印章存儲介質(zhì)丟失、被盜用或密鑰泄露。5.其他違反本制度規(guī)定使用電子印章的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，責(zé)令立即改正，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，如記過、記大過、降職、撤職等，同時追究相