PAGE關(guān)于公文及制度格式規(guī)范一、總則（一）目的為了確保公司/組織公文及制度的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，提高公文及制度的質(zhì)量和執(zhí)行效率，特制定本格式規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)部所有公文及制度的撰寫、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：公文及制度的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準的要求，不得與之相抵觸。2.準確性原則：公文及制度的表述應準確無誤，避免產(chǎn)生歧義或誤導。3.規(guī)范性原則：嚴格按照本規(guī)范規(guī)定的格式、結(jié)構(gòu)和排版要求進行撰寫和制作。4.簡潔性原則：公文及制度應簡潔明了，避免冗長繁瑣的表述，以提高執(zhí)行效率。二、公文格式規(guī)范（一）公文種類公司/組織公文主要包括：通知、報告、請示、批復、函、會議紀要等。（二）公文格式要素及要求1.版頭份號：一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。緊急程度：如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。發(fā)文字號：編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。2.主體標題：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。主送機關(guān)：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。3.版記抄送機關(guān)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。（三）排版規(guī)格與印刷要求1.排版規(guī)格：公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。2.印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過±2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。三、制度格式規(guī)范（一）制度結(jié)構(gòu)制度一般由總則、分則、附則三部分組成。1.總則：主要闡述制度的目的、適用范圍、基本原則等內(nèi)容。2.分則：是制度的核心部分，根據(jù)不同的業(yè)務內(nèi)容和管理要求，分章節(jié)對各項具體規(guī)定進行詳細闡述。3.附則：主要規(guī)定制度的解釋權(quán)、生效日期、廢止情況等內(nèi)容。（二）格式要求1.標題：制度標題應簡潔明了，準確概括制度的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于……的制度”的格式。標題用2號黑體字，居中編排。2.正文：正文一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。3.編號：制度應進行編號，編號一般采用“[公司/組織簡稱][制度類別][年份][序號]”的格式，如“[公司簡稱]財務制度20XX01”。編號位于標題右下方，用圓括號括起來，與標題之間空一行。4.發(fā)布日期：制度發(fā)布日期一般用4號仿宋體字，在編號下方一行，居右編排，格式為“發(fā)布日期：XXXX年XX月XX日”。5.修訂記錄：制度如有修訂，應在制度正文后附修訂記錄，注明修訂日期、修訂內(nèi)容等。修訂記錄用4號仿宋體字，格式為：修訂日期：XXXX年XX月XX日修訂內(nèi)容：……6.附件：制度如有附件，應在正文后注明附件名稱及順序號，附件內(nèi)容應與制度正文緊密相關(guān)，對制度內(nèi)容起到補充說明的作用。附件格式應與正文格式保持一致。（三）排版與裝訂要求制度排版應清晰、整齊，便于閱讀和存檔。一般采用A4紙打印，雙面印刷，左側(cè)裝訂。制度頁面應設置頁眉和頁腳，頁眉內(nèi)容一般為公司/組織名稱，頁腳內(nèi)容一般為頁碼。四、審核與發(fā)布（一）審核流程1.起草部門初審：公文及制度起草完成后，由起草部門進行初審，確保內(nèi)容準確、格式規(guī)范。2.歸口管理部門審核：初審通過后，提交歸口管理部門進行審核，歸口管理部門應從專業(yè)角度對內(nèi)容進行審核，提出修改意見。3.分管領(lǐng)導審核：歸口管理部門審核通過后，提交分管領(lǐng)導進行審核，分管領(lǐng)導應對公文及制度的必要性、可行性、合規(guī)性等進行全面審核，簽署審核意見。4.主要領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導審核通過后，提交主要領(lǐng)導進行審批，主要領(lǐng)導應根據(jù)公司/組織的整體戰(zhàn)略和工作安排，對公文及制度進行最終審批，簽署審批意見。（二）發(fā)布方式1.紙質(zhì)發(fā)布：對于需要廣泛傳達和執(zhí)行的公文及制度，可采用紙質(zhì)發(fā)布的方式，通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行印發(fā)，并發(fā)放到各相關(guān)部門和人員手中。2.電子發(fā)布：對于一些時效性較強、無需紙質(zhì)存檔的公文及制度，可采用電子發(fā)布的方式，通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等渠道進行發(fā)布，方便員工及時查閱和下載。五、存檔與管理（一）存檔要求1.紙質(zhì)存檔：公文及制度紙質(zhì)文檔應按照年度進行分類整理，裝訂成冊，編號存檔。存檔期限應根據(jù)公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.電子存檔：公文及制度電子文檔應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，存儲在公司/組織指定的電子存儲設備或服務器上，并定期進行備份。電子存檔期限與紙質(zhì)存檔期限一致。（二）查閱與借閱管理1.查閱管理：公司/組織內(nèi)部人員如需查閱公文及制度存檔文檔，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室進行查閱。查閱時應在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不