PAGE信息及資料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司信息及資料的管理，確保信息及資料的準確性、完整性、安全性和保密性，提高公司運營效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在信息及資料的收集、整理、存儲、使用、共享、傳遞、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：信息及資料的管理應符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準的要求。2.準確性原則：確保信息及資料內容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。3.完整性原則：涵蓋公司運營所需的各類信息及資料，避免遺漏。4.安全性原則：采取有效措施保障信息及資料的存儲安全，防止泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密。6.時效性原則：及時更新和維護信息及資料，保證其與實際情況相符且具有及時性。二、信息及資料的分類與標識（一）分類1.行政類信息及資料：包括公司組織架構、規(guī)章制度、會議紀要、行政文件等。2.財務類信息及資料：財務報表、預算計劃、成本核算資料、資金流動記錄等。3.業(yè)務類信息及資料：銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、產(chǎn)品資料、市場調研報告、項目文檔等。4.人力資源類信息及資料：員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。5.技術類信息及資料：研發(fā)文檔、技術方案、專利資料、軟件代碼等。6.其他類信息及資料：不屬于上述分類的其他各類信息及資料，如外部合作協(xié)議、行業(yè)動態(tài)資料等。（二）標識1.對于每類信息及資料，應根據(jù)其具體內容和性質進行詳細的標識編碼，以便于識別和管理。2.編碼應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映信息及資料的類別、年份、順序等。例如，行政類信息編碼格式為“XZ[年份][順序號]”，財務類信息編碼格式為“CW[年份][順序號]”，以此類推。3.在信息及資料的載體上（如文件、文件夾、電子存儲設備等）應明確標注其標識編碼，同時注明信息及資料的名稱、所屬部門、日期等關鍵信息。三、信息及資料的收集與整理（一）收集渠道1.內部渠道各部門定期匯總本部門產(chǎn)生的信息及資料，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理后提交。員工在工作過程中發(fā)現(xiàn)的與公司業(yè)務相關的重要信息，應及時反饋給相關部門或信息管理部門。2.外部渠道：通過市場調研、行業(yè)會議、網(wǎng)絡資訊、合作伙伴提供等方式收集與公司業(yè)務相關的各類信息及資料。（二）收集要求1.收集的信息及資料應具有針對性，與公司的業(yè)務活動、決策需求等緊密相關。2.確保信息及資料來源可靠，對于重要信息應進行多渠道核實，避免虛假或誤導性信息的收集。3.收集過程中應注重時效性，及時獲取最新的信息及資料，避免因信息滯后而影響公司決策。（三）整理規(guī)范1.文件整理對收集到的文件資料進行分類，按照上述分類標準進行歸位。去除文件中的無關內容，如重復的頁眉頁腳、空白頁等，確保文件內容簡潔明了。對文件進行編號，編號應與標識編碼一致，并在文件首頁右上角標注清晰。對于文件中的附件資料，應進行整理并與主文件關聯(lián)，確保附件的完整性和準確性。2.電子數(shù)據(jù)整理對電子數(shù)據(jù)進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，文件夾名稱應與信息及資料分類相對應。對電子文件進行命名規(guī)范，文件名應包含關鍵信息，如日期、主題、作者等，便于快速查找和識別。定期對電子數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質應采用安全可靠的方式，如異地存儲、云存儲等，并定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。四、信息及資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質存儲：對于重要的紙質文件資料，應存放在專門的文件柜中，文件柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。按照分類標識進行有序排列，便于查找和取用。2.電子存儲公司應建立統(tǒng)一的電子存儲系統(tǒng)，如服務器、數(shù)據(jù)庫等，用于存儲各類信息及資料。根據(jù)信息及資料的重要性和保密級別，設置不同的存儲權限，確保數(shù)據(jù)的安全性。例如，對于涉及公司核心機密的信息，應設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問。定期對電子存儲設備進行維護和清理，刪除無用的數(shù)據(jù)，確保存儲空間的合理利用。（二）保管責任1.部門保管責任：各部門負責本部門產(chǎn)生的信息及資料的保管工作，指定專人負責文件資料的整理、存儲和維護，并確保其安全性和完整性。2.信息管理部門責任：信息管理部門負責對全公司的信息及資料進行統(tǒng)一協(xié)調和管理，制定保管制度和流程，監(jiān)督各部門的保管工作，定期對重要信息及資料進行檢查和評估。3.個人保管責任：員工在工作過程中使用的信息及資料，應妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。如因個人原因導致信息及資料丟失、損壞或泄露，應承擔相應的責任。（三）保密措施1.物理隔離：對于涉及公司機密的信息及資料，應采取物理隔離措施，如存放在專門的保密區(qū)域、使用加密存儲設備等。2.訪問控制：設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問機密信息及資料。授權應明確訪問的范圍、時間和方式，并進行記錄。3.加密處理：對重要的電子信息及資料進行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的保密性。加密算法應符合國家相關標準和行業(yè)要求。4.人員管理：對接觸機密信息及資料的人員進行背景審查和培訓，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。如發(fā)現(xiàn)人員違反保密規(guī)定，應及時采取措施并追究其責任。五、信息及資料的使用與共享（一）使用權限1.根據(jù)信息及資料的保密級別和使用范圍，明確不同人員的使用權限。例如，行政類信息一般員工均可查閱，財務類信息僅限財務人員在其工作職責范圍內使用，涉及公司核心機密的信息只有高層管理人員和特定授權人員才能訪問。2.員工在使用信息及資料時，應嚴格按照規(guī)定的權限進行操作，不得擅自越權訪問或使用。如需獲取更高權限的信息及資料，應按照規(guī)定的審批流程進行申請。（二）使用規(guī)范1.使用信息及資料時，應確保其真實性和準確性，不得對信息及資料進行篡改或歪曲。2.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息等的信息及資料，在使用過程中應注意保密，不得泄露給無關人員。3.使用后的信息及資料應及時歸還或妥善保存，不得隨意丟棄或轉借他人。（三）共享流程1.內部共享部門之間如需共享信息及資料，應填寫共享申請表，注明共享的信息及資料名稱、共享原因、接收部門等信息。申請表經(jīng)申請部門負責人審批后，提交給信息管理部門進行審核。信息管理部門根據(jù)信息及資料的保密級別和共享范圍進行審核，如審核通過，將信息及資料共享給接收部門，并記錄共享情況。接收部門在收到共享的信息及資料后，應及時進行登記和保管，并按照規(guī)定的使用權限進行使用。2.外部共享公司與外部機構或合作伙伴共享信息及資料時，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保信息及資料的安全。外部共享申請應經(jīng)過公司高層管理人員審批，審批通過后按照協(xié)議規(guī)定的方式和范圍進行共享，并對共享過程進行跟蹤和記錄。六、信息及資料的傳遞與交換（一）傳遞方式1.紙質傳遞：對于需要傳遞的紙質文件資料，應采用專人送達、郵寄等方式進行傳遞。傳遞過程中應確保文件的安全，避免丟失或損壞。2.電子傳遞：通過公司內部網(wǎng)絡、電子郵件、即時通訊工具等方式進行電子信息及資料的傳遞。在電子傳遞過程中，應采用加密技術確保信息的保密性，同時對傳遞的信息及資料進行備份，以便追溯。（二）交換規(guī)范1.在信息及資料傳遞與交換過程中，應明確雙方的責任和義務，確保傳遞與交換的順利進行。2.對于重要信息及資料的傳遞與交換，應進行詳細的記錄，包括傳遞時間、傳遞方式、接收人員等信息，以備查詢。3.接收方在收到傳遞與交換的信息及資料后，應及時進行確認，并按照規(guī)定進行處理和保管。如發(fā)現(xiàn)信息及資料存在問題，應及時與傳遞方溝通解決。七、信息及資料的銷毀（一）銷毀條件1.信息及資料已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的。2.因業(yè)務調整、公司變更等原因，信息及資料不再需要使用且已進行妥善備份的。3.信息及資料涉及的業(yè)務已結束，且相關信息及資料已不再具有任何用途的。4.信息及資料因自然災害、意外事故等原因導致?lián)p壞且無法修復的。（二）銷毀流程1.申請：由信息及資料的保管部門或使用部門提出銷毀申請，注明銷毀的信息及資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：申請經(jīng)部門負責人審核后，提交給信息管理部門進行審批。信息管理部門根據(jù)公司的相關規(guī)定和實際情況進行審批，如審批通過，下達銷毀通知。3.銷毀實施：根據(jù)信息及資料的性質和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式進行銷毀。對于紙質文件資料，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子數(shù)據(jù)，可采用格式化、刪除等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、操作人員等信息。4.監(jiān)督與確認：信息管理部門應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的流程和方式進行。銷毀完成后，由監(jiān)督人員和操作人員共同簽字確認銷毀結果。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立信息及資料管理監(jiān)督小組，由信息管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門的信息管理專員。監(jiān)督小組負責定期對公司信息及資料的管理情況進行檢查和監(jiān)督。2.信息管理部門應建立信息及資料管理監(jiān)督檔案，記錄每次監(jiān)督檢查的情況，包括檢查時間、檢查內容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。（二）檢查內容1.信息及資料的收集、整理、存儲、使用、共享傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范的要求。2.信息及資料的標識編碼是否準確、規(guī)范，是否與實際內容相符。3.信息及資料的保管措施是否到位，是否存在安全隱患。4.信息及資料的使用權限是否得到嚴格執(zhí)行，是否存在越權使用的情況。5.信息及資料的傳遞與交換是否規(guī)范，記錄是否完整。6.信息及資料的銷毀流程是否符合規(guī)定，銷毀結果是否得到有效確認。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定詳細的整改措施，并在規(guī)定的時間內完成整改。整改完成后，向信息管理部門提交整改報告，信息管理部門進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于因違反本制度規(guī)范而導致信息及資料管理出現(xiàn)問題的部門或個人，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。九、培訓與教育（一）培訓計劃1.信息管理部門應制定年度信息及資料管理培訓計劃，明確培訓的目標、內容、對象、時間和方式等。2.培訓內容應涵蓋信息及資料管理的各個環(huán)節(jié)，包括制度規(guī)范、操作流程、安全保密知識等，以提高員工的信息及資料管理意識和技能。（二）培訓實施1.根據(jù)培訓計劃，定期組織開展培訓活動。培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習、案例分析等多種形式，以滿足不同員工的學習需求。2.在培訓過程中，應注重與員工的互動交流，及時解答員工的疑問，確保培訓效果。3.對于新入職員工，應進行入職培訓，使其盡快熟悉公司信息及資料管理的相關制度和流程。（三）教育宣傳1.通過公司內部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，定期發(fā)布信息及資料管理的相關知識和案例，提高員工對信息及資料管理重要性的認識。2.組織開展信息及資料管理知識競賽、征文比賽等活動，激發(fā)員工學習的積極性和主動