PAGE志愿者規(guī)范活動(dòng)記錄制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織志愿者活動(dòng)的管理，規(guī)范志愿者活動(dòng)記錄，確保志愿者活動(dòng)的有序開展，提高志愿者服務(wù)質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有參與志愿者活動(dòng)的個(gè)人及團(tuán)隊(duì)。（三）基本原則1.真實(shí)準(zhǔn)確原則：志愿者活動(dòng)記錄應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的實(shí)際情況，確保記錄信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)完整原則：活動(dòng)記錄應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保記錄內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：記錄格式、內(nèi)容要求等應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查閱。二、記錄內(nèi)容（一）志愿者基本信息1.姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式。2.所在部門/團(tuán)隊(duì)。3.志愿者編號（如有）。（二）活動(dòng)信息1.活動(dòng)名稱、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)。2.活動(dòng)內(nèi)容及詳細(xì)描述，包括活動(dòng)目標(biāo)、任務(wù)分配、工作流程等。3.活動(dòng)負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式。（三）服務(wù)記錄1.志愿者簽到時(shí)間、簽退時(shí)間，精確到分鐘。2.服務(wù)時(shí)長統(tǒng)計(jì)，以小時(shí)為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后一位。3.具體服務(wù)崗位及工作內(nèi)容記錄，應(yīng)詳細(xì)描述在活動(dòng)中承擔(dān)的職責(zé)和完成的任務(wù)。（四）活動(dòng)效果評估1.對活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成情況的評估，包括是否完成預(yù)期任務(wù)、取得的成果等。2.受助對象或相關(guān)方的反饋意見，如滿意度調(diào)查結(jié)果、表揚(yáng)或建議等。3.活動(dòng)對社會(huì)或社區(qū)產(chǎn)生的影響，如改善環(huán)境、提升公眾意識(shí)等方面的體現(xiàn)。（五）活動(dòng)照片及影像資料1.活動(dòng)現(xiàn)場照片，要求清晰、能夠反映活動(dòng)主題和主要內(nèi)容，照片需注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)及相關(guān)說明。2.如有活動(dòng)視頻，應(yīng)注明視頻時(shí)長、內(nèi)容簡介等信息，并確保視頻資料的完整性和可播放性。三、記錄方式（一）紙質(zhì)記錄1.設(shè)計(jì)統(tǒng)一的志愿者活動(dòng)記錄表格，包括上述記錄內(nèi)容的各項(xiàng)欄目。2.志愿者每次參與活動(dòng)時(shí)，需在紙質(zhì)表格上如實(shí)填寫相關(guān)信息，并由活動(dòng)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.紙質(zhì)記錄表格應(yīng)妥善保存，按照活動(dòng)時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，存放于專門的檔案柜中，便于查閱。（二）電子記錄1.建立志愿者活動(dòng)電子記錄系統(tǒng)，通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或?qū)ｉT的軟件平臺(tái)進(jìn)行操作。2.志愿者可在系統(tǒng)中在線填寫活動(dòng)記錄信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子文檔并進(jìn)行存儲(chǔ)。3.電子記錄系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份功能，定期對記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，設(shè)置權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改記錄信息。（三）其他輔助記錄1.鼓勵(lì)志愿者使用個(gè)人電子設(shè)備（如手機(jī)、相機(jī)等）記錄活動(dòng)過程中的精彩瞬間和個(gè)人感受，但需確保記錄內(nèi)容符合本制度要求，并及時(shí)將相關(guān)資料提交給活動(dòng)負(fù)責(zé)人。2.活動(dòng)負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況，采用錄音、錄像等方式對活動(dòng)進(jìn)行全程記錄，作為活動(dòng)記錄的補(bǔ)充資料。四、記錄流程（一）活動(dòng)前準(zhǔn)備1.活動(dòng)策劃階段，明確活動(dòng)記錄的要求和標(biāo)準(zhǔn)，將記錄工作納入活動(dòng)整體安排。2.準(zhǔn)備好記錄所需的表格、設(shè)備等物資，確保記錄工作順利開展。（二）活動(dòng)現(xiàn)場記錄1.志愿者簽到時(shí)，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核對志愿者身份信息，并指導(dǎo)志愿者正確填寫簽到時(shí)間。2.在活動(dòng)過程中，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注志愿者的服務(wù)情況，及時(shí)記錄志愿者的工作內(nèi)容、服務(wù)時(shí)長等信息。3.鼓勵(lì)志愿者之間相互監(jiān)督記錄情況，如有發(fā)現(xiàn)記錄不實(shí)或遺漏，應(yīng)及時(shí)提醒活動(dòng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行糾正。（三）活動(dòng)結(jié)束后整理1.活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集志愿者填寫的紙質(zhì)記錄表格，并進(jìn)行初步審核，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.對于電子記錄系統(tǒng)中的信息，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行再次核對，確保數(shù)據(jù)錄入無誤。3.將活動(dòng)照片、影像資料等進(jìn)行整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行標(biāo)注和存儲(chǔ)。（四）審核與歸檔1.活動(dòng)記錄整理完成后，由活動(dòng)負(fù)責(zé)人提交上級主管進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面。2.經(jīng)審核無誤的活動(dòng)記錄，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。紙質(zhì)記錄和電子記錄應(yīng)分別建立檔案，確保兩者信息一致、相互印證。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立專門的志愿者活動(dòng)記錄監(jiān)督小組，成員由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門人員組成。2.監(jiān)督小組定期對志愿者活動(dòng)記錄情況進(jìn)行檢查，抽查比例不低于活動(dòng)總數(shù)的[X]%。3.檢查內(nèi)容包括記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.積極接受社會(huì)公眾、受助對象及相關(guān)部門的監(jiān)督，對于提出的意見和建議認(rèn)真對待并及時(shí)處理。2.定期向社會(huì)公布志愿者活動(dòng)記錄情況，接受社會(huì)監(jiān)督和評價(jià)，不斷提高志愿者活動(dòng)的透明度和公信力。（三）違規(guī)處理1.對于在志愿者活動(dòng)記錄中弄虛作假、故意漏記或篡改記錄信息的個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、暫停志愿服務(wù)資格等處理。2.因記錄違規(guī)行為給公司/組織造成不良影響或損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.志愿者本人有權(quán)查詢自己的活動(dòng)記錄信息，可通過紙質(zhì)檔案查閱或電子記錄系統(tǒng)在線查詢。2.公司/組織內(nèi)部管理人員因工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢相關(guān)志愿者的活動(dòng)記錄信息。3.外部單位或個(gè)人如需查詢志愿者活動(dòng)記錄信息，需按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，履行必要的審批手續(xù)，并經(jīng)公司/組織同意后方可查詢。（二）信息使用規(guī)定1.志愿者活動(dòng)記錄信息僅用于本公司/組織內(nèi)部管理、志愿者服務(wù)評估、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等目的，不得用于其他商業(yè)或非法用途。2.在使用志愿者活動(dòng)記錄信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)志愿者的個(gè)人隱私和信息安全，不得泄露志愿者的敏感信息。3.如需對外提供志愿者活動(dòng)記錄信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核和審批程序，并確保信息提供的合法性和必要性。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織志愿者進(jìn)行活動(dòng)記錄培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括記錄制度、記錄方法、記錄要求等方面。2.通過案例分析、實(shí)際操作等方式，提高志愿者的記錄意識(shí)和記錄能力，確保記錄工作的質(zhì)量。（二）宣傳1.利用公司/組織內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、社交媒體等渠道，宣傳志愿者活動(dòng)記錄制度的重要性和意義，提高志愿者對記錄工作的重視程度。2.及時(shí)公布優(yōu)秀的志愿者活動(dòng)記錄案例，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用，激勵(lì)更多志愿者認(rèn)真做好記錄工作。八、附則（一）制度修訂本制度將根據(jù)