PAGE會議室開門制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議室的使用管理，確保會議室資源的合理利用，提高會議效率，保障會議的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室的使用管理，包括但不限于各類辦公會議、部門會議、培訓會議、項目討論會議等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會議室由行政部門統(tǒng)一負責管理和調(diào)配，確保資源的合理使用。2.預約優(yōu)先原則：所有會議需提前預約會議室，按照預約時間和順序安排使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵各部門充分利用會議室資源，提高會議室的使用效率，避免資源閑置浪費。4.安全規(guī)范原則：使用會議室時應遵守相關(guān)安全規(guī)定，愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，保持會議室整潔衛(wèi)生。二、會議室管理職責（一）行政部門職責1.負責會議室的日常管理，包括會議室的安排、調(diào)配、維護和清潔等工作。2.制定會議室使用計劃，根據(jù)各部門的需求合理安排會議室資源，確保會議室的高效利用。3.負責會議室設(shè)備的管理和維護，定期檢查設(shè)備的運行情況，及時處理設(shè)備故障，確保設(shè)備正常使用。4.對會議室的使用情況進行統(tǒng)計和分析，根據(jù)使用頻率和需求變化，適時調(diào)整會議室的配置和使用規(guī)則。5.負責會議室鑰匙的管理，嚴格按照規(guī)定發(fā)放和回收鑰匙，確保鑰匙的安全使用。（二）使用部門職責1.各部門需指定專人負責會議室的預約和使用管理，提前填寫《會議室使用申請表》，詳細說明會議的時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等信息，并提交給行政部門審核。2.使用部門應嚴格按照預約時間使用會議室，不得擅自更改或延長使用時間。如因特殊情況需要調(diào)整，應提前通知行政部門。3.使用部門在會議結(jié)束后，應及時清理會議室，保持會議室整潔衛(wèi)生。關(guān)閉會議設(shè)備電源，整理桌椅擺放，將會議室恢復到使用前的狀態(tài)。4.使用部門應愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或故障，應及時通知行政部門進行維修。因使用不當造成設(shè)備損壞的，使用部門應承擔相應的賠償責任。用戶職責1.所有公司員工均有權(quán)預約和使用會議室，但必須遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。2.用戶在預約會議室時，應如實填寫相關(guān)信息，確保信息的準確性和完整性。3.用戶在使用會議室期間，應自覺遵守會議室的使用規(guī)定，保持會議室的安靜和整潔，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾等。4.用戶應愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或挪用會議室的設(shè)備和物品。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或物品丟失，應及時通知行政部門。5.用戶在會議結(jié)束后，應及時關(guān)閉會議室的電源、門窗等，確保會議室的安全。三、會議室預約與安排（一）預約方式1.公司內(nèi)部員工可通過公司辦公系統(tǒng)或電話向行政部門預約會議室。預約時需提供會議的時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等詳細信息。2.行政部門在收到預約申請后，應及時進行審核。審核通過后，行政部門將在辦公系統(tǒng)中發(fā)布預約成功的通知，并將會議室的鑰匙發(fā)放給預約人。（二）預約時間1.為了確保會議室資源的合理安排，原則上應提前[X]個工作日預約會議室。對于緊急會議，可在當天或提前[X]小時預約，但需行政部門根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)安排。2.如遇多個部門同時預約同一時間段的會議室，行政部門將根據(jù)會議的重要性、參會人數(shù)等因素進行綜合評估，優(yōu)先安排重要會議或參會人數(shù)較多的會議。（三）會議室安排原則1.根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，合理安排會議室的大小和類型。如小型會議可安排在較小的會議室，大型會議或培訓會議可安排在較大的會議室。2.盡量避免在同一時間段內(nèi)安排多個會議使用同一會議室，以確保會議的順利進行。如因特殊情況需要安排多個會議使用同一會議室，應提前做好協(xié)調(diào)溝通工作，合理安排會議時間和順序。3.對于涉及公司機密或重要信息的會議，應安排在保密性較好的會議室進行。四、會議室使用規(guī)范（一）使用時間1.用戶應嚴格按照預約時間使用會議室，不得擅自提前或推遲進入會議室。如因特殊情況需要提前或推遲使用時間，應提前通知行政部門，并經(jīng)行政部門同意后方可調(diào)整。2.會議結(jié)束后，用戶應及時清理會議室，將會議室歸還給行政部門。如因特殊情況需要延長使用時間，應提前向行政部門申請，并經(jīng)行政部門批準后方可延長。（二）使用人數(shù)1.會議室的使用人數(shù)應嚴格按照會議室的容納人數(shù)進行安排，不得超員使用。如因特殊情況需要增加參會人數(shù)，應提前向行政部門申請，并經(jīng)行政部門同意后方可安排。2.行政部門應根據(jù)會議室的大小和類型，合理確定會議室的容納人數(shù)，并在會議室顯著位置標明。（三）設(shè)備使用1.會議室配備的設(shè)備包括投影儀、音響設(shè)備、電腦、白板等，用戶應正確使用設(shè)備，不得擅自拆卸、損壞或挪用設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應及時通知行政部門進行維修。2.使用投影儀時，應提前將電腦與投影儀連接好，并調(diào)試好設(shè)備。使用過程中應注意保持投影儀鏡頭的清潔，避免影響投影效果。3.使用音響設(shè)備時，應根據(jù)會議的需要調(diào)整音量大小，避免音量過大影響他人。使用完畢后，應關(guān)閉音響設(shè)備電源。4.使用電腦時，應注意保護電腦系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，不得在電腦上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或進行非法操作。使用完畢后，應關(guān)閉電腦電源。5.使用白板時，應使用專用的白板筆進行書寫，書寫完畢后應及時清理白板，保持白板的整潔。（四）環(huán)境衛(wèi)生1.用戶在使用會議室期間，應保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾等。會議結(jié)束后，應將會議室的垃圾清理干凈，并將桌椅擺放整齊。2.行政部門應定期對會議室進行清潔消毒，確保會議室的環(huán)境衛(wèi)生符合相關(guān)標準。（五）安全管理1.用戶在使用會議室期間，應注意安全，不得在會議室使用明火或進行其他危險行為。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時通知行政部門進行處理。2.行政部門應定期對會議室的安全設(shè)施進行檢查和維護，確保安全設(shè)施的正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或故障，應及時進行維修或更換。3.會議結(jié)束后，用戶應關(guān)閉會議室的電源、門窗等，確保會議室的安全。如因用戶未關(guān)閉電源、門窗等導致安全事故的發(fā)生，用戶應承擔相應的責任。五、會議室設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.行政部門應根據(jù)會議室的使用需求和功能要求，合理配置會議室的設(shè)備，包括投影儀、音響設(shè)備、電腦、白板、桌椅等。2.會議室設(shè)備的配置應滿足公司各類會議的使用需求，確保設(shè)備的性能穩(wěn)定、功能齊全、操作簡便。（二）設(shè)備維護1.行政部門應定期對會議室設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。2.對于常用的會議室設(shè)備，行政部門應建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護情況和維修歷史，以便于跟蹤設(shè)備的運行狀況和進行設(shè)備管理。3.使用部門在使用會議室設(shè)備時，應注意愛護設(shè)備，按照設(shè)備的操作規(guī)程進行操作。如因使用不當造成設(shè)備損壞的，使用部門應承擔相應的賠償責任。（三）設(shè)備更新1.隨著公司業(yè)務的發(fā)展和技術(shù)的進步，行政部門應根據(jù)實際情況適時對會議室設(shè)備進行更新和升級，以滿足公司日益增長的會議需求。2.在進行會議室設(shè)備更新時，行政部門應進行充分的市場調(diào)研和技術(shù)評估，選擇性能優(yōu)良、價格合理、售后服務好的設(shè)備產(chǎn)品。3.設(shè)備更新后，行政部門應及時對新設(shè)備進行安裝調(diào)試和培訓，確保員工能夠熟練使用新設(shè)備。六、會議室鑰匙管理（一）鑰匙發(fā)放1.行政部門負責會議室鑰匙的統(tǒng)一管理和發(fā)放。會議室鑰匙應專人專用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.使用部門如需借用會議室鑰匙，應填寫《會議室鑰匙借用申請表》，經(jīng)行政部門審核同意后，方可領(lǐng)取鑰匙。3.行政部門應建立會議室鑰匙借用登記制度，詳細記錄鑰匙的借用時間、借用人員、歸還時間等信息。（二）鑰匙歸還1.使用部門在會議結(jié)束后，應及時將會議室鑰匙歸還給行政部門。如因特殊情況需要延期歸還鑰匙，應提前向行政部門申請，并經(jīng)行政部門批準后方可延期。2.行政部門在收到歸還的會議室鑰匙后，應進行認真檢查，確保鑰匙完好無損。如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞或丟失，應及時查明原因，并要求借用人員承擔相應的賠償責任。（三）鑰匙保管1.行政部門應妥善保管會議室鑰匙，確保鑰匙的安全。鑰匙應存放在專門的鑰匙柜中，并安排專人負責管理。2.對于備用的會議室鑰匙，行政部門應定期進行檢查和維護，確保備用鑰匙能夠正常使用。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定預約會議室，擅自使用會議室的。2.未按預約時間使用會議室，擅自提前或推遲使用時間的。3.超員使用會議室，影響會議正常進行的。4.在會議室吸煙、亂扔垃圾等，破壞會議室環(huán)境衛(wèi)生的。5.擅自拆卸、損壞或挪用會議室設(shè)備的。6.未按規(guī)定歸還會議室鑰匙，導致鑰匙丟失或損壞的。7.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的行為，行政部門將給予口頭警告，并要求違規(guī)