采購申請與審批工具指南一、適用場景與背景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織內(nèi)部的采購需求管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)外包（如保潔、IT維護(hù)）、原材料等各類采購場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合規(guī)、透明，提升審批效率，規(guī)避采購風(fēng)險，同時實(shí)現(xiàn)采購成本的合理控制。適用于常規(guī)采購及緊急采購（需標(biāo)注緊急程度），適用于部門日常需求申報及專項(xiàng)項(xiàng)目采購申請。二、操作流程詳解第一步：采購需求發(fā)起與信息填寫發(fā)起人：采購需求部門申請人（如行政部專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*）。操作內(nèi)容：明確采購物品/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途（如“行政部日常辦公用A4紙”“研發(fā)部測試設(shè)備采購”）；確認(rèn)預(yù)算單價及總價（需參考?xì)v史采購價格或市場公允價，注明預(yù)算依據(jù)）；根據(jù)采購性質(zhì)選擇緊急程度（常規(guī)/緊急，緊急采購需說明原因，如“生產(chǎn)急需，影響交期”）；如有指定供應(yīng)商或初步報價，需提供供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人及報價單（掃描件或電子版作為附件）。輸出物：填寫完整的《采購申請單》（見模板部分），并附相關(guān)支撐材料（如需求說明、技術(shù)參數(shù)、報價單等）。第二步：部門負(fù)責(zé)人審核審核人：申請人所在部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、研發(fā)部總監(jiān)*）。審核重點(diǎn)：采購需求的必要性（是否符合部門工作計劃、是否為重復(fù)采購可替代項(xiàng)）；需求數(shù)量及規(guī)格的合理性（避免過度采購或規(guī)格不符）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并附預(yù)算調(diào)整說明。操作要求：審核通過后，在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若不通過，需退回申請人并說明修改意見。第三步：財務(wù)部門合規(guī)性審核審核人：財務(wù)部門專員或主管（如財務(wù)主管*）。審核重點(diǎn)：預(yù)算金額與財務(wù)系統(tǒng)記錄的部門預(yù)算是否匹配，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整流程；采購項(xiàng)目是否符合公司財務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需預(yù)付款等）；報價單、合同附件等財務(wù)資料的完整性（如大額采購需提供至少3家供應(yīng)商比價說明）。操作要求：審核通過后，簽字確認(rèn)；若發(fā)覺預(yù)算或流程問題，反饋至申請人及部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)處理。第四步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批人：根據(jù)采購金額或重要性，由對應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如行政副總、運(yùn)營總監(jiān)*）。審批權(quán)限（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核通過后即完成審批；5000元＜金額≤2萬元：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞2萬元：需分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理聯(lián)合審批。審批重點(diǎn)：采購事項(xiàng)是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、跨部門資源協(xié)調(diào)需求等。第五步：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋執(zhí)行部門：采購部門（如采購專員*）。操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的《采購申請單》，選擇合規(guī)供應(yīng)商（優(yōu)先合作供應(yīng)商或通過招標(biāo)確定）；簽訂采購合同（如金額較大或涉及服務(wù)類采購），明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等；跟進(jìn)采購進(jìn)度，保證按時到貨/交付，并通知申請人驗(yàn)收。反饋要求：采購?fù)瓿珊?，采購部門在《采購申請單》“執(zhí)行結(jié)果”欄填寫供應(yīng)商信息、實(shí)際采購金額、交付日期，并反饋至申請人及財務(wù)部門存檔。三、采購申請單模板基本信息內(nèi)容（示例）申請部門行政部申請人*（）聯(lián)系方式內(nèi)線：8888申請日期2023年10月26日采購詳情物品/服務(wù)名稱A4復(fù)印紙（80g）規(guī)格型號白色，500張/包數(shù)量20包預(yù)算單價（元）25.00預(yù)算總價（元）500.00用途行政部日常辦公文件打印緊急程度□常規(guī)□緊急（說明：月底庫存不足，影響日常報銷）供應(yīng)商信息（可選）名稱：辦公用品公司聯(lián)系人：*（）報價：25元/包附件清單1.庫存盤點(diǎn)表（證明庫存不足）2.歷史采購價格記錄審批意見部門負(fù)責(zé)人審批簽字：*（）日期：2023年10月26日財務(wù)審核意見簽字：*（趙六）日期：2023年10月26日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*（周七）日期：2023年10月27日總經(jīng)理審批（如需）簽字：*（吳八）日期：2023年10月27日執(zhí)行結(jié)果實(shí)際供應(yīng)商辦公用品公司實(shí)際采購金額（元）480.00（批量采購優(yōu)惠）交付日期2023年10月28日驗(yàn)收人簽字*（）日期：2023年10月28日四、使用提示與常見問題信息填寫規(guī)范：物品/服務(wù)名稱需具體，避免模糊表述（如“辦公用品”需明確為“簽字筆”“文件夾”等）；規(guī)格型號、數(shù)量等需與實(shí)際需求一致，避免后期頻繁變更；預(yù)算金額需包含所有相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等），避免漏項(xiàng)。緊急采購處理：緊急采購需在“緊急程度”欄勾選并注明原因，同步通過電話或即時通訊工具告知審批人，加快流程；緊急采購后需在2個工作日內(nèi)補(bǔ)全紙質(zhì)審批手續(xù)，保證流程閉環(huán)。審批時限要求：常規(guī)采購：各部門審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成，財務(wù)審核不超過2個工作日；超預(yù)算或特殊事項(xiàng)審批：需在3個工作日內(nèi)完成，避免影響采購進(jìn)度。附件材料要求：大額采購（＞1萬元）需提供至少2家供應(yīng)商的報價單或比價記錄；設(shè)備類采購需提供技術(shù)參數(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等說明；服務(wù)類采購需提供服務(wù)范圍、周期、質(zhì)量保障條款等。常見問題規(guī)避：避免先采購后