行政公文撰寫與存檔標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用情境與范圍內(nèi)部管理類：通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、請(qǐng)示、報(bào)告等；對(duì)外溝通類：函、復(fù)函、合作協(xié)議（框架性）、公函等；制度規(guī)范類：管理辦法、規(guī)定、細(xì)則、實(shí)施方案等；事務(wù)辦理類：介紹信、證明、意見、批復(fù)等。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟一：明確公文核心要素確定文種：根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種（如“請(qǐng)示”適用于請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)，“通知”適用于部署工作）；確認(rèn)受眾：明確主送機(jī)關(guān)（內(nèi)部部門、上級(jí)單位、外部合作方等），保證稱謂規(guī)范；梳理核心內(nèi)容：列出需傳達(dá)的事項(xiàng)、數(shù)據(jù)、要求等關(guān)鍵信息，保證邏輯清晰、重點(diǎn)突出。步驟二：收集與核實(shí)基礎(chǔ)信息背景資料：收集與公文相關(guān)的政策依據(jù)、會(huì)議記錄、前期文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等；信息核驗(yàn)：對(duì)涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息進(jìn)行交叉驗(yàn)證，保證準(zhǔn)確無誤（如“截止日期”需與相關(guān)部門確認(rèn)，“涉及金額”需經(jīng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)）；附件準(zhǔn)備：如需附帶支撐材料（如名單、圖表、方案等），提前整理并標(biāo)注附件名稱及數(shù)量。步驟三：起草公文按“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件—發(fā)文機(jī)關(guān)—成文日期”結(jié)構(gòu)撰寫：規(guī)范格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“XX公司關(guān)于2024年度辦公設(shè)備采購的請(qǐng)示”），簡(jiǎn)潔明了，不超過30字；主送機(jī)關(guān)：頂格書寫，全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，后加冒號(hào)；如涉及多個(gè)機(jī)關(guān)，用頓號(hào)分隔，最后加“等”字；開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的（如“根據(jù)XX會(huì)議精神，為推進(jìn)XX工作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容，使用“一、（一）1.（1）”序號(hào)，每條內(nèi)容聚焦一個(gè)主題，語言簡(jiǎn)練、無歧義；結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求（如“請(qǐng)各單位于X月X日前反饋落實(shí)情況”）或結(jié)束語（如“特此通知”“妥否，請(qǐng)批示”）；附件：如注明“附件”，需在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；發(fā)文機(jī)關(guān)：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，以公章為準(zhǔn)；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日（如“2024年5月20日”），字體為三號(hào)仿宋_GB2312。步驟四：審核與校對(duì)初核（擬稿人自審）：檢查內(nèi)容完整性、邏輯連貫性、格式規(guī)范性，重點(diǎn)核對(duì)數(shù)據(jù)、名稱、日期等關(guān)鍵信息；復(fù)核（部門負(fù)責(zé)人審核）：審核公文內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、表述是否準(zhǔn)確、是否需調(diào)整或補(bǔ)充；會(huì)簽（涉及多部門時(shí)）：由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，保證無職責(zé)沖突或內(nèi)容矛盾；終審（單位分管領(lǐng)導(dǎo)/簽發(fā)人審批）：對(duì)公文的合規(guī)性、重要性及最終表述進(jìn)行審定，簽署意見（如“同意印發(fā)”“原則同意，請(qǐng)XX部門修改后印發(fā)”）。步驟五：排版與印發(fā)格式規(guī)范：字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，用三號(hào)仿宋_GB2312，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體_GB2312；行距：行距為28磅，段前段后間距0行；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；印制與用印：采用A4紙雙面印制，加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章（騎年蓋月，公章清晰不模糊）；分發(fā)范圍：根據(jù)主送機(jī)關(guān)和抄送范圍準(zhǔn)確分發(fā)，做好登記（見“公文處理流程記錄表”）。步驟六：存檔管理分類歸檔：按“年度—文種—部門”分類，放入統(tǒng)一檔案盒，標(biāo)注“年度+部門+文種+起止文號(hào)”（如“2024年綜合部通知001-005”）；存檔內(nèi)容：包括正本、附件、審核簽批單、印發(fā)稿、電子版文件（刻錄光盤或存儲(chǔ)至指定服務(wù)器）；保管期限：根據(jù)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》確定，一般性通知、函件保管10年，重要制度、請(qǐng)示報(bào)告保管30年，永久保管文件需單獨(dú)標(biāo)注。三、公文結(jié)構(gòu)與模板示例（一）通用公文模板結(jié)構(gòu)要素填寫規(guī)范標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，居中排布，二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體主送機(jī)關(guān)頂格書寫，全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，后加冒號(hào)；多機(jī)關(guān)間用頓號(hào)分隔開頭說明依據(jù)/目的，主體分條列項(xiàng)，結(jié)尾提出要求/結(jié)束語；三號(hào)仿宋_GB2312，28磅行距附件下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空四字，三號(hào)仿宋_GB2312成文日期右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字年月日，三號(hào)仿宋_GB2312公章騎年蓋月，紅色印泥清晰（二）公文處理流程記錄表模板流程環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人完成時(shí)間處理意見/備注擬稿*某2024-05-18初稿完成，待部門審核部門復(fù)核*某（部門負(fù)責(zé)人）2024-05-19內(nèi)容符合要求，建議補(bǔ)充附件1會(huì)簽（財(cái)務(wù)部）*某2024-05-20涉及金額已核對(duì)無誤終審*某（分管領(lǐng)導(dǎo)）2024-05-21同意印發(fā)，5月25日前分發(fā)印發(fā)*某（辦公室）2024-05-22印制50份，已蓋章并登記分發(fā)存檔*某（檔案室）2024-05-23正本、附件、審批單歸檔至2024年綜合部-通知-003號(hào)盒四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)（一）內(nèi)容規(guī)范語言需莊重、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免口語化、歧義表述（如“盡快”需明確具體時(shí)間，“大約”需標(biāo)注精確范圍）；涉及法律、政策依據(jù)時(shí)，需注明文件名稱、文號(hào)及條款（如“依據(jù)《XX公司管理辦法》（XX發(fā)〔2023〕5號(hào)）第十條規(guī)定……”）；禁止使用模糊詞匯（如“可能”“大概”），確需表述主觀判斷時(shí)，需加限定條件（如“預(yù)計(jì)完成時(shí)間為X月X日，具體以實(shí)際情況為準(zhǔn)”）。（二）格式統(tǒng)一嚴(yán)格遵循公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012），不得隨意調(diào)整字體、行距、頁邊距；段落首行縮進(jìn)2字符，一級(jí)標(biāo)題獨(dú)占行且居中，二級(jí)標(biāo)題左空2字符，三級(jí)標(biāo)題左空2字符后加頓號(hào)；頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“-1-”）。（三）保密與時(shí)效涉及敏感信息（如未公開數(shù)據(jù)、內(nèi)部決策）的公文，需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，嚴(yán)格控制分發(fā)范圍；緊急公文需標(biāo)注“特急”或“加急”，并明確辦理時(shí)限；過期公文需按流程作廢或銷毀，銷毀時(shí)需由2人監(jiān)銷并記錄。（四）存檔要求電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸