會(huì)議策劃與會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化工具模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景二、會(huì)議策劃全流程操作指南1.會(huì)議策劃前置準(zhǔn)備明確會(huì)議核心目標(biāo)：清晰定義會(huì)議需解決的問(wèn)題（如“確定Q3項(xiàng)目排期”“解決跨部門協(xié)作卡點(diǎn)”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致的會(huì)議冗余。梳理參會(huì)必要人員：根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定參會(huì)范圍（決策層、執(zhí)行層、支持部門等），提前與關(guān)鍵參會(huì)人確認(rèn)時(shí)間可行性，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)。初步擬定會(huì)議框架：明確會(huì)議時(shí)長(zhǎng)（建議決策類≤90分鐘，討論類≤120分鐘）、核心議題及優(yōu)先級(jí)，為后續(xù)議程設(shè)計(jì)奠定基礎(chǔ)。2.會(huì)議方案細(xì)化與確認(rèn)制定詳細(xì)會(huì)議議程：按“目標(biāo)-議題-討論-決策-待辦”邏輯設(shè)計(jì)議程，明確每個(gè)議題的負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，預(yù)留10-15分鐘彈性時(shí)間。準(zhǔn)備會(huì)議材料清單：列出需提前分發(fā)或現(xiàn)場(chǎng)展示的材料（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、方案PPT、往期紀(jì)要等），明確材料提交截止時(shí)間（會(huì)前1-2個(gè)工作日），保證材料準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。落實(shí)會(huì)議資源保障：確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地（優(yōu)先選擇安靜、設(shè)備齊全的會(huì)議室）、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議軟件、白板、馬克筆等），提前調(diào)試設(shè)備并準(zhǔn)備備用方案（如備用電腦、充電寶）。發(fā)送正式會(huì)議通知：通過(guò)郵件或企業(yè)協(xié)作工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間+時(shí)區(qū)）、地點(diǎn)/線上會(huì)議、議程概要、參會(huì)人員、需提前閱讀的材料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。3.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行與管控會(huì)前10分鐘準(zhǔn)備：主持人/助理提前到場(chǎng)，檢查設(shè)備、擺放材料、測(cè)試網(wǎng)絡(luò)（線上會(huì)議），引導(dǎo)參會(huì)人員簽到（線上會(huì)議開(kāi)啟等候室）。開(kāi)場(chǎng)聚焦目標(biāo)：主持人開(kāi)場(chǎng)時(shí)重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，提醒“發(fā)言緊扣議題、避免跑題”“手機(jī)靜音”等約定。議題推進(jìn)與控場(chǎng)：按議程順序逐項(xiàng)討論，主持人需把控發(fā)言節(jié)奏，避免某議題超時(shí)；對(duì)爭(zhēng)議問(wèn)題及時(shí)引導(dǎo)（如“我們先明確當(dāng)前分歧點(diǎn)，再逐一討論解決方案”），必要時(shí)采用“舉手表決”“匿名投票”等方式達(dá)成共識(shí)。關(guān)鍵信息實(shí)時(shí)記錄：記錄人同步記錄討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)（明確“誰(shuí)-做什么-何時(shí)完成”），避免會(huì)后遺漏。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化撰寫(xiě)步驟1.會(huì)前紀(jì)要準(zhǔn)備熟悉會(huì)議背景：查閱會(huì)議策劃案、提前分發(fā)的材料及往期相關(guān)紀(jì)要，明確會(huì)議目標(biāo)、核心議題及關(guān)鍵參會(huì)人背景，避免記錄時(shí)出現(xiàn)信息偏差。準(zhǔn)備記錄模板：提前打開(kāi)會(huì)議紀(jì)要模板（含會(huì)議基本信息、議程回顧、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)等模塊），熟悉填寫(xiě)邏輯。2.會(huì)中信息采集與初步整理精準(zhǔn)記錄核心內(nèi)容：重點(diǎn)記錄“決策結(jié)果”（如“同意采用A方案，由經(jīng)理牽頭執(zhí)行”）、“待辦事項(xiàng)”（需包含負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，如“部門于X月X日前完成需求文檔初稿，抄送總審核”）、“爭(zhēng)議點(diǎn)及解決方案”（如“關(guān)于預(yù)算問(wèn)題，最終決議：優(yōu)先保障核心模塊，削減非必要開(kāi)支20%，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)調(diào)整”）。區(qū)分事實(shí)與觀點(diǎn)：客觀記錄討論內(nèi)容，避免加入個(gè)人主觀判斷（如“認(rèn)為方案可行”而非“認(rèn)為方案非常好”）。標(biāo)注待補(bǔ)充信息：對(duì)未明確的細(xì)節(jié)（如具體數(shù)據(jù)、需后續(xù)確認(rèn)的方案），標(biāo)注“需助理補(bǔ)充數(shù)據(jù)”“待總確認(rèn)后更新”，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)。3.會(huì)后紀(jì)要撰寫(xiě)與確認(rèn)24小時(shí)內(nèi)完成初稿：趁記憶清晰時(shí)整理記錄，按“會(huì)議基本信息-議程回顧-討論要點(diǎn)-決議事項(xiàng)-待辦事項(xiàng)-其他說(shuō)明”結(jié)構(gòu)撰寫(xiě)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、條理清晰（建議使用項(xiàng)目符號(hào)分點(diǎn)列出）。核對(duì)與補(bǔ)充信息：與主持人核對(duì)關(guān)鍵信息（尤其是決策結(jié)果和待辦事項(xiàng)），標(biāo)注“待補(bǔ)充”的內(nèi)容并聯(lián)系相關(guān)人員獲取，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。分發(fā)與歸檔：經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，通過(guò)郵件或協(xié)作工具發(fā)送至所有參會(huì)人及需知會(huì)人員，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人；同時(shí)將紀(jì)要（含電子版、簽字版）歸檔至企業(yè)知識(shí)庫(kù)，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)，方便后續(xù)查閱。四、會(huì)議策劃表模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品迭代項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議編號(hào)（按企業(yè)規(guī)則填寫(xiě)，如MT-202406-001）會(huì)議時(shí)間2024年6月15日14:00-16:00（星期五）會(huì)議地點(diǎn)/線上總部3樓會(huì)議室A/騰訊會(huì)議ID：X–會(huì)議主題明確Q3產(chǎn)品迭代目標(biāo)、排期及分工主持人*總監(jiān)（產(chǎn)品部）記錄人*助理（行政部）參會(huì)人員產(chǎn)品部（總監(jiān)、經(jīng)理）、研發(fā)部（總監(jiān)、主管）、市場(chǎng)部（經(jīng)理）、設(shè)計(jì)部（主管）發(fā)送通知時(shí)間2024年6月10日10:00會(huì)議議程安排議題內(nèi)容負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)備注（如需提前準(zhǔn)備的材料）1.會(huì)議開(kāi)場(chǎng)重申會(huì)議目標(biāo)及議程*總監(jiān)5分鐘2.Q3產(chǎn)品迭代目標(biāo)解讀市場(chǎng)需求分析、核心功能優(yōu)先級(jí)*經(jīng)理20分鐘附《Q3市場(chǎng)需求調(diào)研報(bào)告》3.技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案討論研發(fā)資源評(píng)估、技術(shù)難點(diǎn)拆解*主管30分鐘附《技術(shù)可行性初稿》4.跨部門協(xié)作分工產(chǎn)品、研發(fā)、設(shè)計(jì)、市場(chǎng)職責(zé)*總監(jiān)25分鐘5.待辦事項(xiàng)確認(rèn)與總結(jié)明確負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間*總監(jiān)10分鐘會(huì)議資源與保障需準(zhǔn)備的設(shè)備投影儀、無(wú)線麥克風(fēng)、白板、馬克筆、視頻會(huì)議設(shè)備需分發(fā)的材料《Q3市場(chǎng)需求調(diào)研報(bào)告》《技術(shù)可行性初稿》《會(huì)議議程》其他安排預(yù)訂茶歇（15:30-15:40，地點(diǎn)：會(huì)議室走廊）應(yīng)急聯(lián)系人*助理（電話：X–，企業(yè)：X）五、會(huì)議紀(jì)要表模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱2024年Q3產(chǎn)品迭代項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年6月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)總部3樓會(huì)議室A主持人*總監(jiān)記錄人*助理參會(huì)人員產(chǎn)品部（總監(jiān)、經(jīng)理）、研發(fā)部（總監(jiān)、主管）、市場(chǎng)部（經(jīng)理）、設(shè)計(jì)部（主管）分發(fā)范圍全體參會(huì)人員、總、副總、行政部歸檔議程回顧與討論要點(diǎn)|議題一：Q3產(chǎn)品迭代目標(biāo)解讀?經(jīng)理：根據(jù)調(diào)研報(bào)告，核心用戶需求為“功能A（占比40%）”“功能B（占比30%）”，需優(yōu)先迭代。?總監(jiān)補(bǔ)充：需同步考慮技術(shù)實(shí)現(xiàn)成本，避免過(guò)度承諾。議題二：技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案討論?主管：功能A預(yù)計(jì)需4周開(kāi)發(fā)，功能B需3周，現(xiàn)有研發(fā)資源可支持，但需延期非核心功能C。?總監(jiān)：同意暫緩功能C，保證核心功能按期上線。議題三：跨部門協(xié)作分工?產(chǎn)品部：6月20日前輸出PRD文檔；研發(fā)部：6月25日前完成技術(shù)評(píng)審；設(shè)計(jì)部：6月22日前提供UI設(shè)計(jì)初稿。|決議事項(xiàng)|1.確認(rèn)Q3產(chǎn)品迭代核心功能為A、B，暫緩功能C開(kāi)發(fā)；2.產(chǎn)品迭代排期：7月15日核心功能上線，8月1日全量版本發(fā)布；3.跨部門協(xié)作按分工表執(zhí)行，每周一17:00前提交進(jìn)度同步至項(xiàng)目群。|待辦事項(xiàng)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人截止時(shí)間備注（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）輸出Q3產(chǎn)品PRD文檔*經(jīng)理（產(chǎn)品部）2024.6.20包含功能A、B詳細(xì)需求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)完成技術(shù)評(píng)審*主管（研發(fā)部）2024.6.25輸出評(píng)審報(bào)告，明確技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)方案提供UI設(shè)計(jì)初稿*主管（設(shè)計(jì)部）2024.6.22覆蓋核心功能頁(yè)面，符合產(chǎn)品調(diào)性制定項(xiàng)目進(jìn)度同步機(jī)制*總監(jiān)（產(chǎn)品部）2024.6.18明確周報(bào)模板及同步渠道其他說(shuō)明|1.下次項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)定于6月22日14:00，線上進(jìn)行；2.相關(guān)材料已至企業(yè)云盤(pán)“產(chǎn)品迭代/Q3”文件夾。|

附件清單|1.《Q3產(chǎn)品迭代分工表》；2.《項(xiàng)目進(jìn)度周報(bào)模板》|

簽發(fā)人|*總監(jiān)（簽字）_________________|日期|2024年6月16日|六、會(huì)議策劃與紀(jì)要注意事項(xiàng)（一）會(huì)議策劃關(guān)鍵注意事項(xiàng)目標(biāo)導(dǎo)向：避免“為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)”，每次會(huì)議必須有明確目標(biāo)且無(wú)法通過(guò)其他方式（如郵件、一對(duì)一溝通）解決。提前溝通：與議題負(fù)責(zé)人會(huì)前溝通，保證其準(zhǔn)備充分，避免現(xiàn)場(chǎng)因材料不足或思路不清晰導(dǎo)致討論低效。環(huán)境與設(shè)備：線下會(huì)議需提前檢查場(chǎng)地隔音、座位安排（圓桌式更利于討論），線上會(huì)議需測(cè)試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、明確發(fā)言規(guī)則（如“舉手發(fā)言”“開(kāi)啟攝像頭”）。應(yīng)急方案：針對(duì)關(guān)鍵參會(huì)人臨時(shí)缺席、設(shè)備故障等突發(fā)情況，提前準(zhǔn)備備選方案（如更換議題、啟用備用會(huì)議室）。（二）會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)與分發(fā)注意事項(xiàng)客觀準(zhǔn)確：紀(jì)要是會(huì)議結(jié)果的唯一書(shū)面憑證，需嚴(yán)格核對(duì)決策結(jié)果、待辦事項(xiàng)，避免“大概”“可能”等模糊表述，負(fù)責(zé)人姓名、時(shí)間、數(shù)據(jù)需100%準(zhǔn)確。重點(diǎn)突出：優(yōu)先記錄“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何