采購(gòu)申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程工具模板一、適用范圍與觸發(fā)條件本流程適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)因業(yè)務(wù)開(kāi)展、日常運(yùn)營(yíng)或項(xiàng)目執(zhí)行產(chǎn)生的采購(gòu)需求，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)外包（如設(shè)計(jì)、咨詢等）及低值易耗品等。當(dāng)部門(mén)需從外部獲取資源以支持工作時(shí)，均需啟動(dòng)本流程，保證采購(gòu)行為合規(guī)、高效且成本可控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：需求提出與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人/申請(qǐng)人操作說(shuō)明：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求明確采購(gòu)物品/服務(wù)的具體要求（如名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)等），確認(rèn)采購(gòu)的必要性及緊急程度（普通/緊急）。對(duì)于大額采購(gòu)（如單筆超5萬(wàn)元）或關(guān)鍵設(shè)備采購(gòu)，需提前組織內(nèi)部需求評(píng)審，填寫(xiě)《采購(gòu)需求評(píng)審表》（附件1），由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)入下一步。輸出物：《采購(gòu)需求評(píng)審表》（僅大額/關(guān)鍵采購(gòu)需提供）、口頭/書(shū)面需求說(shuō)明。步驟2：填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單責(zé)任主體：申請(qǐng)人（需求部門(mén)指定人員）操作說(shuō)明：申請(qǐng)人登錄公司OA系統(tǒng)或填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（附件2），完整填寫(xiě)以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購(gòu)詳情：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總金額、采購(gòu)用途；供應(yīng)商信息：若有意向供應(yīng)商，需填寫(xiě)名稱及簡(jiǎn)要選擇理由（如過(guò)往合作記錄、性價(jià)比等）；附件清單：需求說(shuō)明、比價(jià)記錄（3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，單筆超2萬(wàn)元需提供）、技術(shù)參數(shù)要求等。保證信息真實(shí)、完整，預(yù)估金額與實(shí)際偏差不超過(guò)10%（超需重新說(shuō)明）。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含電子及紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需申請(qǐng)人簽字）。步驟3：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核責(zé)任主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人操作說(shuō)明：部門(mén)負(fù)責(zé)人在收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后1個(gè)工作日內(nèi)，審核以下內(nèi)容：采購(gòu)需求是否符合部門(mén)年度工作計(jì)劃及預(yù)算；采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在重復(fù)采購(gòu)；附件材料是否完整（如需求說(shuō)明、比價(jià)記錄等）。審核通過(guò)后，在“部門(mén)審核”欄簽字；若不通過(guò)，注明退回原因，反饋給申請(qǐng)人修改。輸出物：簽字確認(rèn)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》或退回修改說(shuō)明。步驟4：財(cái)務(wù)部門(mén)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部指定審核人操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)部在收到部門(mén)審核通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》后1個(gè)工作日內(nèi)，重點(diǎn)審核：預(yù)算科目是否正確，總金額是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)；預(yù)估單價(jià)是否符合市場(chǎng)行情（參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或價(jià)格庫(kù)）；大額采購(gòu)（超5萬(wàn)元）是否履行了預(yù)算審批流程。審核通過(guò)后，在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字；若預(yù)算不足或價(jià)格異常，退回需求部門(mén)補(bǔ)充預(yù)算或重新比價(jià)。輸出物：簽字確認(rèn)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》或預(yù)算調(diào)整說(shuō)明。步驟5：分級(jí)審批責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會(huì)操作說(shuō)明：根據(jù)采購(gòu)金額實(shí)行分級(jí)審批，具體標(biāo)準(zhǔn)普通采購(gòu)（金額≤1萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，1個(gè)工作日內(nèi)完成；重要采購(gòu)（1萬(wàn)元＜金額≤5萬(wàn)元）：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批，2個(gè)工作日內(nèi)完成；重大采購(gòu)（金額＞5萬(wàn)元）：由總經(jīng)理提交決策委員會(huì)審議，3個(gè)工作日內(nèi)完成審批。審批人需重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)的必要性、成本效益及合規(guī)性，審批通過(guò)后在“審批意見(jiàn)”欄簽字。輸出物：最終審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與跟進(jìn)責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)操作說(shuō)明：采購(gòu)部在收到審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，根據(jù)采購(gòu)類型執(zhí)行：標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品）：從合格供應(yīng)商庫(kù)中直接下單，保證2-5個(gè)工作日內(nèi)到貨；定制化物品/服務(wù)：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（附件3），明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，跟進(jìn)生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)度。采購(gòu)過(guò)程中若遇供應(yīng)商無(wú)法滿足需求，需及時(shí)反饋給需求部門(mén)，啟動(dòng)備選供應(yīng)商流程。輸出物：采購(gòu)訂單/合同、到貨/服務(wù)驗(yàn)收單。步驟7：驗(yàn)收與付款責(zé)任主體：需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作說(shuō)明：驗(yàn)收：物品/服務(wù)到貨后，由需求部門(mén)牽頭，聯(lián)合采購(gòu)部、使用人共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》（附件4），確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求；服務(wù)類項(xiàng)目需提交《服務(wù)成果確認(rèn)書(shū)》。付款：財(cái)務(wù)部憑審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)驗(yàn)收單》《發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）辦理付款，保證付款流程與合同約定一致。輸出物：《采購(gòu)驗(yàn)收單》《服務(wù)成果確認(rèn)書(shū)》、付款憑證。步驟8：資料歸檔責(zé)任主體：采購(gòu)部、行政部操作說(shuō)明：采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年；行政部負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)流程記錄的備份，保證可追溯。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：日期：年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類型□物品□服務(wù)采購(gòu)用途（請(qǐng)?jiān)敿?xì)說(shuō)明，如“項(xiàng)目辦公設(shè)備采購(gòu)”“月度辦公用品補(bǔ)充”）物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)（示例：聯(lián)想臺(tái)式機(jī)）（示例：ThinkCentreM700）（示例：設(shè)計(jì)服務(wù)）（示例：LOGO設(shè)計(jì)+VI基礎(chǔ)系統(tǒng)）意向供應(yīng)商（若有，填寫(xiě)名稱及選擇理由，如“公司，合作3次，報(bào)價(jià)合理”）附件清單□需求說(shuō)明□比價(jià)記錄□技術(shù)參數(shù)□其他：審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：總經(jīng)理審批：日期：備注：（緊急程度、特殊要求等，如“緊急采購(gòu)，需3日內(nèi)到貨”）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)預(yù)算前置原則：無(wú)預(yù)算或超預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可啟動(dòng)流程。審批時(shí)效要求：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若遇特殊情況需延期，需提前通知申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。附件完整性：采購(gòu)申請(qǐng)需附必要的支撐材料（如比價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)），避免因材料不全導(dǎo)致審批延誤。信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)人需保證申請(qǐng)信息真實(shí)無(wú)誤，若因虛報(bào)、瞞報(bào)導(dǎo)致采購(gòu)損失，將追究相關(guān)人員責(zé)任。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)）。緊急采購(gòu)處理：突發(fā)緊急情況（如設(shè)備故障影響生產(chǎn)），可先電話報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)，后補(bǔ)辦申請(qǐng)手