行政日常辦公物品采購申請與審批表工具說明一、適用場景與觸發(fā)條件本工具適用于公司內(nèi)部因日常辦公需要申請采購各類物品的場景，具體包括但不限于：新員工入職配置：為新增員工采購基礎(chǔ)辦公物品（如筆記本、簽字筆、文件夾等）；日常消耗補(bǔ)充：現(xiàn)有辦公物品（如打印紙、墨盒、訂書釘?shù)龋┡R近耗盡需批量補(bǔ)充；功能需求新增：因部門工作內(nèi)容調(diào)整（如新增項(xiàng)目、設(shè)備升級）需采購特定物品（如掃描儀、移動硬盤、辦公桌椅等）；故障更換：辦公物品損壞無法修復(fù)需更換同類型或升級替代品（如鍵盤、鼠標(biāo)、臺燈等）。注：非日常辦公物品（如禮品、勞保用品以外的生活用品）或單次采購金額超過部門年度預(yù)算的，需額外提交專項(xiàng)說明。二、全流程操作指引步驟1：申請人發(fā)起申請操作內(nèi)容：申請人根據(jù)實(shí)際需求，填寫《行政日常辦公物品采購申請與審批表》（詳見第三部分“標(biāo)準(zhǔn)模板表格”），保證以下信息完整準(zhǔn)確：個(gè)人基本信息（部門、姓名、聯(lián)系方式）；物品明細(xì)（名稱、規(guī)格型號、單位、申請數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)）；用途說明（簡述采購原因及具體使用場景，如“為項(xiàng)目組補(bǔ)充會議記錄本”）。注意事項(xiàng)：物品名稱需規(guī)范（如“中性筆”而非“筆”），規(guī)格型號明確（如A4紙“80g/500張/包”）；數(shù)量需合理，避免過度申領(lǐng)（如打印紙按季度用量預(yù)估，非一次性申領(lǐng)全年用量）；預(yù)估單價(jià)參考?xì)v史采購價(jià)或市場均價(jià)，偏差超過20%需注明原因。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核操作內(nèi)容：申請人將填寫完整的表格提交至部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)審核：采購必要性：是否為辦公必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、舊物修復(fù)）；數(shù)量合理性：是否與部門實(shí)際工作量匹配，避免浪費(fèi)；預(yù)算符合性：是否在部門年度辦公預(yù)算額度內(nèi)。注意事項(xiàng)：審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若審核不通過，需明確退回理由（如“建議先與行政部確認(rèn)庫存”“數(shù)量過多，建議分批采購”），并退回申請人修改。步驟3：行政部復(fù)核操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人審批通過后，表格提交至行政部，行政專員進(jìn)行復(fù)核：庫存核對：查詢公司現(xiàn)有庫存，確認(rèn)是否需采購（如某物品庫存充足，可直接調(diào)撥并通知申請人）；預(yù)算核對：匯總各部門申請，檢查當(dāng)月/季度采購總額是否超行政部總預(yù)算；規(guī)范性檢查：表格填寫是否完整、物品名稱規(guī)格是否清晰、預(yù)估價(jià)格是否合理。注意事項(xiàng)：若無需采購（庫存充足），行政部在“行政部復(fù)核”欄注明“庫存充足，已內(nèi)部調(diào)撥”，并告知申請人領(lǐng)用方式；若需采購但預(yù)算不足，行政部與申請人溝通調(diào)整數(shù)量或優(yōu)先級，待預(yù)算批復(fù)后重新發(fā)起申請。步驟4：財(cái)務(wù)部審批（涉及預(yù)算時(shí)）操作內(nèi)容：當(dāng)單次采購金額超過[具體金額閾值，如500元]或涉及年度預(yù)算外采購時(shí)，需提交財(cái)務(wù)部審批：財(cái)務(wù)專員審核采購金額的合規(guī)性（是否符合公司費(fèi)用管控規(guī)定）、預(yù)算來源（是否為部門預(yù)留預(yù)算或需追加預(yù)算）；審批通過后，在“財(cái)務(wù)部審批”欄簽字并注明日期。注意事項(xiàng)：預(yù)算外采購需額外提交《預(yù)算外申請說明》，由部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；金額較?。ㄈ绲陀陂撝担┣翌A(yù)算內(nèi)采購，可由行政部直接審批，財(cái)務(wù)部定期備案。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)審批（大額/重要物品）操作內(nèi)容：單次采購金額超過[具體金額閾值，如2000元]或采購物品為重要固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）時(shí)，需提交分管行政/后勤的領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核采購的必要性、性價(jià)比及對公司運(yùn)營的影響；審批通過后，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字并注明日期。步驟6：采購執(zhí)行與入庫操作內(nèi)容：審批完成后，行政部根據(jù)采購權(quán)限執(zhí)行：小額物品（如低于1000元）：行政部按公司定點(diǎn)供應(yīng)商名錄或比價(jià)結(jié)果自行采購；大額物品（如高于1000元）：行政部需進(jìn)行3家以上供應(yīng)商比價(jià)，形成《比價(jià)記錄表》附后，按流程簽訂采購合同；物品到貨后，行政部與申請人共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在“物品驗(yàn)收”欄簽字，并辦理入庫登記（更新庫存臺賬）。注意事項(xiàng)：采購需保留憑證（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同、收貨單），后續(xù)用于費(fèi)用報(bào)銷；驗(yàn)收不合格物品，需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換，保證不影響辦公使用。步驟7：物品領(lǐng)用與歸檔操作內(nèi)容：申請人憑審批完成的《采購申請表》到行政部領(lǐng)用物品，在“物品領(lǐng)取”欄簽字確認(rèn)；行政部每月匯總采購申請表、驗(yàn)收單、比價(jià)記錄等資料，按部門分類歸檔，保存期限不少于2年。三、標(biāo)準(zhǔn)模板表格公司行政日常辦公物品采購申請與審批表申請單號：申請日期：年月日申請人信息部門：姓名：聯(lián)系方式：采購物品明細(xì)序號物品名稱—————-123合計(jì)預(yù)估金額（大寫）：小寫：元審批流程環(huán)節(jié)審批人簽字日期部門負(fù)責(zé)人審批行政部復(fù)核財(cái)務(wù)部審批（如需）分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）采購執(zhí)行情況采購日期：年月日采購方式：□定點(diǎn)供應(yīng)商□比價(jià)采購□其他：實(shí)際采購數(shù)量：實(shí)際采購金額（元）：采購人：供應(yīng)商名稱：物品驗(yàn)收與領(lǐng)用驗(yàn)收情況：□合格□不合格（不合格原因：）驗(yàn)收人簽字：日期：領(lǐng)用日期：年月日領(lǐng)用人簽字：備注四、使用關(guān)鍵提示填寫規(guī)范：物品名稱、規(guī)格型號等信息需與實(shí)際采購物品一致，避免模糊描述（如“辦公用品”需具體到“A4復(fù)印紙”）；預(yù)估單價(jià)需合理，可參考行政部發(fā)布的《常用辦公物品參考價(jià)格表》或市場調(diào)研結(jié)果。審批時(shí)效：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購（如影響當(dāng)日辦公的）需在申請單備注“緊急”，并同步電話告知審批人，保證流程加急處理。庫存管理：申請人可通過行政部定期發(fā)布的《庫存物品清單》查詢現(xiàn)有物品，優(yōu)先申領(lǐng)庫存內(nèi)的可調(diào)配物品，減少重復(fù)采購。特殊情況處理：臨時(shí)急需的小額物品（如突發(fā)會議需采購礦泉水），可先電話向行政部負(fù)責(zé)人申請，后補(bǔ)填表格，但需在24小時(shí)內(nèi)完成補(bǔ)錄及審批；