采購合同審查與檔案管理表模板一、適用場景與業(yè)務(wù)背景二、操作流程與執(zhí)行步驟（一）合同接收與初始登記合同提交：采購經(jīng)辦人*完成與供應(yīng)商的合同談判后，將合同文本（含電子版及紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需加蓋供應(yīng)商公章騎縫章）提交至檔案管理部門，同步說明采購項(xiàng)目背景、合同類型（如框架協(xié)議、訂單合同等）及緊急程度。信息登記：檔案管理員*根據(jù)提交的合同，填寫《采購合同基本信息表》（見模板表格1），錄入合同編號（按“年份-采購部門-序號”規(guī)則編制，如2024-采-001）、合同名稱（需體現(xiàn)采購核心內(nèi)容，如“辦公設(shè)備采購合同”）、供應(yīng)商全稱、簽訂日期、合同金額、采購內(nèi)容、合同期限等基礎(chǔ)信息，唯一合同標(biāo)識，并同步在檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建電子檔案條目。（二）合同多部門審查采購部門初審：采購負(fù)責(zé)人*重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否與采購需求一致（如品名、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)格條款是否符合預(yù)算及比價(jià)結(jié)果、付款方式與財(cái)務(wù)制度是否匹配、供應(yīng)商履約能力（如資質(zhì)證明、業(yè)績記錄）是否達(dá)標(biāo)，形成初審意見并簽字確認(rèn)。法務(wù)部門復(fù)審：法務(wù)專員*重點(diǎn)審查合同主體資格（供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等是否有效）、法律條款合法性（如是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對等性（如違約責(zé)任、爭議解決方式是否明確）、知識產(chǎn)權(quán)條款、保密條款等是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，出具書面審查意見，對不合規(guī)條款提出修改建議。財(cái)務(wù)部門會簽：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*審查合同金額準(zhǔn)確性、付款節(jié)點(diǎn)與資金計(jì)劃是否一致、稅費(fèi)條款是否合規(guī)、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具要求是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定，確認(rèn)資金支付可行性并簽字。（三）合同審批與簽署審批流轉(zhuǎn)：審查通過的合同，由采購經(jīng)辦人*按企業(yè)審批權(quán)限逐級提交（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），審批人在《合同審查記錄表》（見模板表格2）中簽署審批意見，對重大合同（如金額超過萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需召開專題會議審議。合同簽署：審批完成后，由授權(quán)代表（需出具授權(quán)委托書）與供應(yīng)商正式簽署合同，紙質(zhì)合同文本需雙方加蓋公章（或合同專用章），電子合同通過合法電子簽名平臺簽署。簽署后，檔案管理員收回紙質(zhì)合同原件（至少2份，企業(yè)留存1份，供應(yīng)商1份），并在《合同審查記錄表》中記錄簽署日期、簽署人信息。（四）合同歸檔與分類存儲歸檔整理：檔案管理員*在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，完成合同資料整理，包括：合同文本原件、審批文件（含審查記錄、審批單）、談判記錄、供應(yīng)商資質(zhì)證明、附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、補(bǔ)充協(xié)議等），按“合同編號+簽訂日期”順序裝訂成冊，并在檔案袋封面標(biāo)注合同編號、名稱、密級（如“內(nèi)部公開”“機(jī)密”）及保管期限（如“長期”“10年”）。分類存儲：按采購項(xiàng)目類型（如辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包）或年度分類存放于檔案柜，電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置檢索關(guān)鍵詞（如供應(yīng)商名稱、采購內(nèi)容、合同金額），保證快速調(diào)閱。（五）檔案管理與借閱利用日常保管：檔案管理員*定期（每季度）檢查檔案存儲環(huán)境（如溫濕度、防火防潮設(shè)施），保證檔案無損壞、丟失；電子檔案定期備份（如每月增量備份、每年全量備份），防止數(shù)據(jù)丟失。借閱登記：因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱事由、借閱期限（最長不超過30天）、用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)，紙質(zhì)檔案借閱需簽字登記，電子檔案借閱需通過系統(tǒng)授權(quán)，借閱期間檔案不得涂改、轉(zhuǎn)借或復(fù)制（特殊情況復(fù)制的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。（六）檔案到期處置到期鑒定：保管期限屆滿的合同檔案，由檔案管理部門會同法務(wù)、采購部門組成鑒定小組，對檔案價(jià)值進(jìn)行評估，確認(rèn)是否仍有保存必要（如涉及未完成糾紛、審計(jì)需求的檔案需延長保管）。銷毀管理：對無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員和監(jiān)銷人共同執(zhí)行銷毀（紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行徹底刪除），銷毀后在《銷毀清單》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。三、核心模板與表格設(shè)計(jì)表1：采購合同基本信息表合同編號合同名稱采購方供應(yīng)商全稱簽訂日期合同金額（元）采購內(nèi)容合同期限附件清單提交部門提交人接收日期接收人2024-采-001服務(wù)器采購合同科技有限公司信息技術(shù)有限公司2024-03-15500,000服務(wù)器10臺（型號）2024-04-01至2025-03-31技術(shù)參數(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單采購部*小明2024-03-16*小紅表2：合同審查記錄表合同編號審查環(huán)節(jié)審查部門審查人審查日期審查內(nèi)容要點(diǎn)審查意見（通過/不通過/修改后通過）修改說明備注2024-交-002初審采購部*李華2024-04-02交付時(shí)間、價(jià)格條款、供應(yīng)商資質(zhì)修改后通過交付時(shí)間需提前至2024-05-01需補(bǔ)充供應(yīng)商2023年度審計(jì)報(bào)告2024-交-002復(fù)審法務(wù)部*張敏2024-04-03法律條款、違約責(zé)任、爭議解決通過無爭議解決約定為訴訟，需明確管轄法院2024-交-002會簽財(cái)務(wù)部*王芳2024-04-04付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票類型通過無付款節(jié)點(diǎn)與項(xiàng)目里程碑匹配表3：采購合同檔案管理臺賬檔案編號合同編號檔案名稱歸檔日期存放位置（柜號/層號）檔案密級保管期限借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期/用途）銷毀日期銷毀人DA2024-0052024-采-001服務(wù)器采購合同2024-03-20A柜-3層-2號內(nèi)部公開長期*趙強(qiáng)/2024-06-01/2024-06-05（審計(jì)核查）--DA2024-0082024-服-015保潔服務(wù)合同2024-05-10B柜-1層-5號機(jī)密10年-2034-05-10李明、陳紅四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示信息準(zhǔn)確性：合同登記時(shí)需保證供應(yīng)商名稱、合同金額、關(guān)鍵條款等信息與合同原件一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)審查或糾紛風(fēng)險(xiǎn)。審查全覆蓋：嚴(yán)禁跳過審查環(huán)節(jié)或簡化審查流程，對合同中的“霸王條款”、模糊表述（如“最終解釋權(quán)歸供應(yīng)商所有”）需重點(diǎn)關(guān)注并要求修改。檔案完整性：合同歸檔時(shí)需包含所有關(guān)聯(lián)文件（如審批單、附件、補(bǔ)充協(xié)議），缺失文件可能導(dǎo)致檔案法律效力不足或追溯困難。借閱合規(guī)性：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳或泄露合同涉密信息，借閱檔案需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，到期未歸還的需及時(shí)催收并記錄原因。保密管理：對涉及商業(yè)秘密（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、核心技術(shù)參數(shù)）的合同檔案，需設(shè)置密級限制訪問權(quán)限，僅相關(guān)人員可查閱