PAGE建材采購(gòu)流程及制度規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范公司建材采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司項(xiàng)目順利進(jìn)行，特制定本制度規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及建材采購(gòu)的部門及項(xiàng)目，包括但不限于新建工程、裝修工程等所需的各類建材采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。經(jīng)濟(jì)性原則：在保證建材質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)建材符合項(xiàng)目要求。透明性原則：采購(gòu)流程公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。二、采購(gòu)流程（一）需求計(jì)劃1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段項(xiàng)目部門在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案和施工進(jìn)度計(jì)劃，編制詳細(xì)的建材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確建材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.需求計(jì)劃審核需求計(jì)劃提交后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準(zhǔn)確性、與項(xiàng)目進(jìn)度的匹配性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通并進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)項(xiàng)目需求和公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選條件包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、信譽(yù)評(píng)價(jià)等。初步確定若干潛在供應(yīng)商名單。3.實(shí)地考察對(duì)于重要建材或首次合作的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流等情況。實(shí)地考察后，形成考察報(bào)告，作為供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)。4.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門會(huì)同項(xiàng)目部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并簽訂合作協(xié)議。（三）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草采購(gòu)部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同審核采購(gòu)合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、合理性，以及對(duì)公司利益的保護(hù)等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購(gòu)部門溝通并進(jìn)行修改。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件應(yīng)妥善保管，作為后續(xù)履行合同和結(jié)算付款的依據(jù)。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.訂單生成采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，生成采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。2.訂單確認(rèn)供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。如對(duì)訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再行確認(rèn)。3.訂單跟蹤采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（五）到貨驗(yàn)收1.到貨通知在預(yù)計(jì)到貨時(shí)間前，采購(gòu)部門應(yīng)通知項(xiàng)目部門及相關(guān)人員做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨通知應(yīng)明確到貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物名稱、數(shù)量等信息。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括產(chǎn)品外觀、規(guī)格尺寸、質(zhì)量性能、數(shù)量等方面的要求。3.驗(yàn)收流程到貨后，由項(xiàng)目部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（六）付款結(jié)算1.發(fā)票審核采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，以及與采購(gòu)合同的一致性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系并要求其更正。2.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和發(fā)票審核情況，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)明確供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、發(fā)票金額、付款方式等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。3.付款審批財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額的準(zhǔn)確性、付款條件的合規(guī)性等方面。審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。4.付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照付款申請(qǐng)單的要求進(jìn)行付款操作。付款方式包括支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等，具體方式根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和與供應(yīng)商的約定執(zhí)行。三、采購(gòu)管理制度（一）采購(gòu)審批制度1.審批流程根據(jù)采購(gòu)金額的大小，設(shè)定不同的審批層級(jí)。一般采購(gòu)項(xiàng)目由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購(gòu)項(xiàng)目需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策審批。2.審批依據(jù)審批人員應(yīng)依據(jù)公司采購(gòu)預(yù)算、項(xiàng)目需求、采購(gòu)制度等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。對(duì)于超出預(yù)算或不符合采購(gòu)制度的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人員有權(quán)予以駁回。（二）采購(gòu)預(yù)算制度1.預(yù)算編制各項(xiàng)目部門應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，結(jié)合項(xiàng)目需求和公司財(cái)務(wù)狀況，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各類建材的采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等信息，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。3.預(yù)算監(jiān)控財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。定期對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算金額，如發(fā)現(xiàn)偏差較大，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。（三）采購(gòu)績(jī)效評(píng)估制度1.評(píng)估指標(biāo)建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的指標(biāo)。具體指標(biāo)如下：采購(gòu)成本：實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率、采購(gòu)成本降低率等。采購(gòu)質(zhì)量：驗(yàn)收合格率、質(zhì)量問題發(fā)生率等。交貨期：按時(shí)交貨率、交貨延遲天數(shù)等。售后服務(wù)：客戶投訴率、客戶滿意度等。2.評(píng)估方法定期對(duì)采購(gòu)部門及采購(gòu)人員的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方法包括數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、客戶反饋等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的采購(gòu)人員進(jìn)行督促改進(jìn)或相應(yīng)處罰。（四）采購(gòu)檔案管理制度1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)需求計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的文件資料。2.檔案保管采購(gòu)檔案由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管。檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員如需查閱采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案資料。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)流程及制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。重點(diǎn)檢查采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的真實(shí)性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)