PAGE如何規(guī)范供應(yīng)商結(jié)款制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供應(yīng)商之間的結(jié)款流程，確保雙方交易的順暢進行，維護公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，保障公司供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運行。2.適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商的采購業(yè)務(wù)及款項結(jié)算活動。包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購項目。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保結(jié)款行為合法合規(guī)。公平公正原則：在結(jié)款過程中，對所有供應(yīng)商一視同仁，按照合同約定及既定流程進行操作，保障雙方公平權(quán)益。誠信合作原則：秉持誠信理念，加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)作，及時、準(zhǔn)確地完成款項結(jié)算，共同維護良好的合作關(guān)系。風(fēng)險可控原則：通過規(guī)范結(jié)款流程，加強風(fēng)險評估與控制，確保公司資金安全，降低財務(wù)風(fēng)險。二、供應(yīng)商選擇與合同管理1.供應(yīng)商選擇資質(zhì)審查：采購部門在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)嚴格審查其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。同時，對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽狀況等進行全面評估，優(yōu)先選擇具有良好信譽、穩(wěn)定供應(yīng)能力和優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商。實地考察：對于重要供應(yīng)商或新合作供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平、質(zhì)量控制措施等實際情況，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。2.合同簽訂合同條款明確：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式及期限等關(guān)鍵條款。合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述，確保雙方在履行合同過程中有明確的依據(jù)。法律審核：合同簽訂前，法務(wù)部門應(yīng)對合同條款進行法律審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險。對于重大采購合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，充分聽取各部門意見，確保合同條款全面、合理、可行。合同存檔：合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件交至公司檔案室進行存檔，并建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、執(zhí)行情況等內(nèi)容，以便于查詢和跟蹤管理。三、采購訂單管理1.訂單下達采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的具體要求，包括規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核批準(zhǔn)后發(fā)送給供應(yīng)商。2.訂單變更如因生產(chǎn)計劃調(diào)整、產(chǎn)品規(guī)格變更等原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并簽訂訂單變更協(xié)議。訂單變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、對交貨時間及價格等條款的影響等事項，確保雙方對變更事項達成一致意見。3.訂單跟蹤采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機制，定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況及交貨準(zhǔn)備情況等信息。對于可能影響交貨期的問題，應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商解決措施，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。四、到貨驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的到貨驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、外觀等方面的要求，確保驗收工作有章可循。2.驗收流程初步驗收：貨物到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進行初步驗收。初步驗收主要檢查貨物的數(shù)量、外觀、包裝等是否符合要求。對于驗收合格的貨物，采購部門應(yīng)出具初步驗收報告。專業(yè)驗收：對于涉及專業(yè)技術(shù)要求的產(chǎn)品或服務(wù)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進行專業(yè)驗收。專業(yè)驗收應(yīng)依據(jù)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范及合同要求，對產(chǎn)品的性能、質(zhì)量等進行全面檢測和評估。專業(yè)驗收合格后，相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)出具專業(yè)驗收報告。最終驗收：在初步驗收和專業(yè)驗收均合格的基礎(chǔ)上，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行最終驗收。最終驗收主要對整個采購項目進行綜合評估，確認是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。最終驗收合格后，采購部門應(yīng)出具最終驗收報告。3.驗收結(jié)果處理驗收合格：如驗收結(jié)果為合格，采購部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。同時，將驗收報告及相關(guān)資料存檔，作為后續(xù)結(jié)算及質(zhì)量追溯的依據(jù)。驗收不合格：如驗收結(jié)果為不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物。在供應(yīng)商整改或退換貨物后，應(yīng)重新進行驗收，直至驗收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细窠o公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、結(jié)款流程管理1.結(jié)款申請采購部門在完成到貨驗收且驗收合格后，應(yīng)及時向財務(wù)部門提交結(jié)款申請。結(jié)款申請應(yīng)包含采購合同編號、訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購產(chǎn)品或服務(wù)明細、金額、驗收情況等詳細信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務(wù)審核財務(wù)部門收到結(jié)款申請后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度及相關(guān)規(guī)定對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容主要包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性與合規(guī)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。對于審核通過的結(jié)款申請，財務(wù)部門應(yīng)簽署審核意見，并提交給公司管理層審批。3.管理層審批公司管理層根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對結(jié)款申請進行審批。審批過程中，應(yīng)綜合考慮公司資金狀況、采購項目的重要性及供應(yīng)商的合作情況等因素。對于金額較大或重要的采購項目，管理層應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保結(jié)款決策的科學(xué)性和合理性。4.款項支付經(jīng)公司管理層審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式及期限及時安排款項支付。在款項支付過程中，應(yīng)嚴格遵守公司資金管理規(guī)定，確保支付安全、準(zhǔn)確、及時。同時，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，定期與供應(yīng)商核對往來賬目，確保雙方賬目清晰。六、發(fā)票管理1.發(fā)票要求合規(guī)開具：供應(yīng)商應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，如實、準(zhǔn)確、完整地開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同及實際交易內(nèi)容一致，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。及時提供：供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將發(fā)票提供給公司。一般情況下，發(fā)票應(yīng)在貨物交付或服務(wù)完成后[X]個工作日內(nèi)開具并送達公司。對于因特殊原因不能及時提供發(fā)票的，供應(yīng)商應(yīng)提前與公司溝通協(xié)商，并說明原因及預(yù)計提供發(fā)票的時間。2.發(fā)票審核真實性審核：財務(wù)部門收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后，應(yīng)首先對發(fā)票的真實性進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、印章、防偽標(biāo)識等是否符合國家規(guī)定，發(fā)票號碼是否連續(xù)、是否存在重復(fù)開具等情況。合規(guī)性審核：財務(wù)部門應(yīng)審核發(fā)票的開具內(nèi)容是否符合稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，是否與采購合同及實際交易內(nèi)容一致。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)要求供應(yīng)商重新開具。完整性審核：財務(wù)部門應(yīng)審核發(fā)票的各項信息是否填寫完整，如發(fā)票抬頭、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否準(zhǔn)確無誤。對于信息不完整的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)要求供應(yīng)商補充完善。3.發(fā)票保管財務(wù)部門應(yīng)妥善保管供應(yīng)商提供的發(fā)票，建立發(fā)票臺賬，詳細記錄發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、供應(yīng)商名稱、金額、稅額、入賬日期等信息。發(fā)票保管期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，確保發(fā)票在需要時能夠及時查閱和提供。七、對賬管理1.定期對賬對賬周期：公司應(yīng)定期與供應(yīng)商進行對賬，一般每月或每季度進行一次。對賬周期應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模及與供應(yīng)商的合作情況合理確定，確保雙方賬目及時核對清楚。對賬內(nèi)容：對賬內(nèi)容主要包括采購訂單執(zhí)行情況、到貨驗收情況、發(fā)票開具及付款情況等。雙方應(yīng)核對賬目明細，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并對存在的差異進行溝通協(xié)商，查明原因，及時調(diào)整。2.對賬方式書面對賬：雙方可采用書面形式進行對賬，如通過郵件、傳真、紙質(zhì)對賬單等方式發(fā)送對賬信息。書面對賬應(yīng)加蓋雙方公章或財務(wù)專用章，確保對賬結(jié)果具有法律效力。電子對賬：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雙方也可采用電子對賬系統(tǒng)進行對賬。電子對賬系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、安全傳輸、自動比對等功能，確保對賬過程的安全、準(zhǔn)確、高效。3.對賬差異處理如在對賬過程中發(fā)現(xiàn)賬目存在差異，雙方應(yīng)及時溝通協(xié)商，查明原因。對于因業(yè)務(wù)操作失誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時調(diào)整賬目；對于因合同執(zhí)行爭議、質(zhì)量問題等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)按照合同約定及相關(guān)規(guī)定進行處理，明確責(zé)任歸屬，協(xié)商解決方案。如雙方無法協(xié)商一致，可通過法律途徑解決。八、供應(yīng)商信用管理1.信用評估評估指標(biāo)：公司應(yīng)建立供應(yīng)商信用評估體系，制定科學(xué)合理的信用評估指標(biāo)。評估指標(biāo)可包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽狀況、交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。評估周期：定期對供應(yīng)商進行信用評估，一般每年進行一次。對于新合作供應(yīng)商，應(yīng)在合作初期進行全面信用評估，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商的各項信用指標(biāo)進行綜合評價。可通過查閱供應(yīng)商的財務(wù)報表、信用報告、行業(yè)評價等資料，結(jié)合公司與供應(yīng)商的合作歷史及實地考察情況等，對供應(yīng)商的信用狀況進行客觀、準(zhǔn)確的評估。2.信用等級劃分根據(jù)供應(yīng)商的信用評估結(jié)果，將供應(yīng)商劃分為不同的信用等級，如A級（優(yōu)秀）、B級（良好）、C級（一般）、D級（較差）等。信用等級劃分應(yīng)明確各等級的標(biāo)準(zhǔn)和定義，以便于公司在與供應(yīng)商合作過程中進行差異化管理。3.信用政策應(yīng)用A級供應(yīng)商：對于信用等級為A級的供應(yīng)商，公司可給予較為寬松的信用政策，如延長付款期限、增加采購額度等，以鼓勵其與公司保持長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。B級供應(yīng)商：對于信用等級為B級的供應(yīng)商，公司應(yīng)按照正常的結(jié)款制度進行操作，確保雙方合作的順利進行。同時，可適當(dāng)關(guān)注其信用狀況變化，如有異常情況及時采取措施。C級供應(yīng)商：對于信用等級為C級的供應(yīng)商，公司應(yīng)加強對其結(jié)款管理，嚴格按照合同約定執(zhí)行付款，密切關(guān)注其經(jīng)營狀況和信用變化，如有必要可要求其提供擔(dān)?；蛟黾宇A(yù)付款比例。D級供應(yīng)商：對于信用等級為D級的供應(yīng)商，公司應(yīng)暫停與其合作，及時清理已發(fā)生的往來賬目，采取法律措施追討欠款，并對其信用狀況進行持續(xù)跟蹤，直至其信用狀況改善后再考慮是否恢復(fù)合作。九、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門監(jiān)督：公司審計部門應(yīng)定期對供應(yīng)商結(jié)款制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購合同簽訂、訂單管理、到貨驗收、結(jié)款流程、發(fā)票管理、對賬管理等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門應(yīng)加強對結(jié)款業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，嚴格審核結(jié)款申請、發(fā)票等相關(guān)資料，確?？铐椫Ц兜臏?zhǔn)確性和合規(guī)性。同時，應(yīng)定期與采購部門核對往來賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題。2.外部監(jiān)督供應(yīng)商監(jiān)督：鼓勵供應(yīng)商對公司結(jié)款制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)公司存在違規(guī)結(jié)款行為或其他損害供應(yīng)商利益的情況，供應(yīng)商有權(quán)向公司提出投訴和建議。公司應(yīng)及時受理供應(yīng)商的投訴和建議，并進行調(diào)查處理，維護供應(yīng)商的合法權(quán)益。行業(yè)協(xié)會監(jiān)督：積極參與行業(yè)協(xié)會組織的活動，接受行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督和指導(dǎo)。行業(yè)協(xié)會可對公司在供應(yīng)商結(jié)款管理方面的情況進行評估和通報，促進公司不斷完善結(jié)款制度，提高管理水平。3.考核機制考核指標(biāo)設(shè)定：建立供應(yīng)商結(jié)款管理考核機制，設(shè)定明確的考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)可包括結(jié)款及時率、發(fā)票合規(guī)率、對賬準(zhǔn)確率、供應(yīng)商投訴率等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強的特點，便于對相關(guān)部門及人員的工作績效進行客觀評價?？己酥芷冢憾ㄆ趯ο嚓P(guān)部門及人員的供應(yīng)商結(jié)款管理工作進行考核，一般每季度或每半年進行一次?？己私Y(jié)果應(yīng)與部