企業(yè)會議室使用規(guī)范及管理辦法一、總則會議室作為企業(yè)開展團隊協(xié)作、決策研討、業(yè)務(wù)培訓的核心功能性空間，其使用效率與管理水平直接影響辦公秩序與企業(yè)運營效能。為規(guī)范會議室使用流程、優(yōu)化資源配置、保障設(shè)備完好、維護環(huán)境整潔，結(jié)合企業(yè)實際運營場景，特制定本規(guī)范及管理辦法，旨在明確使用準則、厘清管理職責，推動會議室資源的科學利用與長效管理。二、使用規(guī)范（一）預(yù)約管理企業(yè)會議室實行“提前預(yù)約、分級統(tǒng)籌”的預(yù)約機制，以避免資源沖突、提升使用效率：預(yù)約渠道：員工可通過企業(yè)OA系統(tǒng)、專屬會議室管理小程序或行政部線下登記臺賬進行預(yù)約，需明確填寫會議主題、參與人數(shù)、使用時段、設(shè)備需求等信息。預(yù)約優(yōu)先級：緊急事務(wù)會議（如突發(fā)業(yè)務(wù)決策、應(yīng)急協(xié)調(diào)會）、高層管理會議、跨部門重要協(xié)作會議享有優(yōu)先調(diào)度權(quán)；常規(guī)部門例會、培訓類會議需提前1個工作日預(yù)約，且應(yīng)避開核心業(yè)務(wù)時段（如9:00-11:00、14:00-16:00）。變更與取消：若會議時間、參與人數(shù)或設(shè)備需求發(fā)生變更，需在會議開始前2小時通過原預(yù)約渠道更新信息；因故取消會議，需同步注銷預(yù)約并反饋行政部，以便釋放資源供其他需求使用。（二）使用要求時間與空間管理：嚴格遵守預(yù)約時段，提前10分鐘到場調(diào)試設(shè)備，會議結(jié)束后15分鐘內(nèi)完成場地清理；單次使用時長原則上不超過3小時，確需延長的，需提前1小時向行政部申請并確認是否影響后續(xù)預(yù)約。會議室容量有限，使用人數(shù)不得超過額定承載量（如中型會議室≤20人），避免超員導致空間擁擠或設(shè)備負荷過載。環(huán)境與行為規(guī)范：會議室為公共辦公空間，禁止吸煙、進食（飲用水除外）、隨地丟棄雜物；會議期間需保持安靜，避免喧嘩、嬉戲等干擾行為；涉密會議需提前報備并采取保密措施（如關(guān)閉外部網(wǎng)絡(luò)、使用加密設(shè)備），會后及時清理涉密資料，嚴禁在非涉密設(shè)備留存敏感信息。（三）設(shè)備操作與維護設(shè)備使用：會議室配備的投影、音響、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備，需嚴格按照操作指南使用，禁止私自外接非企業(yè)認證的存儲設(shè)備、改裝線路或安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件；首次使用或設(shè)備故障時，可聯(lián)系行政部技術(shù)專員協(xié)助調(diào)試，嚴禁暴力操作或擅自拆卸設(shè)備。故障報修：發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常（如畫面卡頓、聲音失真、網(wǎng)絡(luò)中斷），需立即停止操作并通過企業(yè)報修平臺或行政部值班電話反饋，詳細說明故障現(xiàn)象與發(fā)生時間，便于技術(shù)人員快速排查；若因違規(guī)操作導致設(shè)備損壞，使用部門需承擔維修或賠償責任。（四）衛(wèi)生與安全管理會后清理：會議結(jié)束后，使用人員需整理桌椅歸位、關(guān)閉所有設(shè)備電源（含插座開關(guān)）、清理桌面雜物與垃圾（投放至指定垃圾桶），確保場地恢復整潔；若使用了白板、投影幕布，需擦拭或收起至初始狀態(tài)。安全保障：離開會議室時需檢查門窗、電源、空調(diào)是否關(guān)閉，避免能源浪費或安全隱患；遇突發(fā)安全事件（如火災(zāi)、漏電），需立即停止會議并按照企業(yè)應(yīng)急預(yù)案撤離，事后及時反饋行政部備案。三、管理辦法（一）管理職責劃分行政部（或綜合管理部）：作為會議室的統(tǒng)籌管理部門，負責制定與修訂使用規(guī)范、維護預(yù)約系統(tǒng)、統(tǒng)籌資源調(diào)度、組織設(shè)備巡檢與維修、監(jiān)督使用合規(guī)性；每月匯總會議室使用數(shù)據(jù)，分析資源利用率，提出優(yōu)化建議（如調(diào)整預(yù)約規(guī)則、增配設(shè)備）。使用部門/人員：需嚴格遵守本辦法，規(guī)范使用場地與設(shè)備，及時反饋使用問題與改進建議；部門負責人對本部門會議室使用行為負管理責任，需督促員工落實規(guī)范要求。（二）調(diào)度與沖突協(xié)調(diào)常規(guī)調(diào)度：行政部每日17:00前梳理次日會議室預(yù)約情況，通過OA系統(tǒng)或公告欄公示，確保信息透明；若出現(xiàn)同一時段多部門預(yù)約沖突，按照“緊急程度＞層級優(yōu)先級＞預(yù)約時間先后”的原則協(xié)調(diào)，被調(diào)整的部門需配合重新安排時段。臨時會議處理：因突發(fā)事務(wù)需臨時使用會議室的，可通過“緊急預(yù)約”通道申請，行政部將視資源空閑情況優(yōu)先協(xié)調(diào)；若所有會議室均被占用，可協(xié)調(diào)閑置辦公區(qū)或建議采用線上會議形式替代。（三）考核與監(jiān)督機制違規(guī)處罰：對未預(yù)約占用、超時段使用、違規(guī)操作設(shè)備、破壞環(huán)境衛(wèi)生等行為，行政部將通過OA系統(tǒng)通報批評，累計3次違規(guī)的部門或個人，將被暫停1個月的會議室預(yù)約權(quán)限；因違規(guī)導致設(shè)備損壞或安全事故的，將依據(jù)企業(yè)《資產(chǎn)管理辦法》《安全管理條例》追責。正向激勵：行政部每季度評選“規(guī)范使用示范部門”，對嚴格遵守規(guī)范、主動維護環(huán)境與設(shè)備的團隊予以表彰，并在資源調(diào)度中給予一定優(yōu)先級傾斜；鼓勵員工通過內(nèi)部提案渠道提出優(yōu)化建議，被采納的建議將給予相應(yīng)獎勵。四、保障措施（一）技術(shù)支持與培訓行政部聯(lián)合信息技術(shù)部，每半年組織一次會議室設(shè)備操作培訓（含新員工入職培訓），通過圖文指南、短視頻教程等形式普及使用規(guī)范；每月對會議室設(shè)備進行巡檢，提前排查故障隱患，確保設(shè)備完好率≥95%。（二）應(yīng)急處理機制設(shè)備故障應(yīng)急：行政部建立“設(shè)備應(yīng)急清單”，儲備常用耗材（如投影燈泡、麥克風電池）與備用設(shè)備（如移動投影儀、應(yīng)急音箱），故障發(fā)生時可快速替換，保障會議連續(xù)性。場地沖突應(yīng)急：若遇重大活動或突發(fā)需求導致會議室全面緊張，行政部可協(xié)調(diào)閑置的大型辦公區(qū)、接待室臨時改造為會議空間，或聯(lián)系外部合作場地（如附近共享會議室）作為補充。五、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行，原有會議室管理規(guī)定同時廢止。2.本辦法由行政部負責解釋，如需修訂，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布更新。3.各分支機構(gòu)可結(jié)合實際情況制定實施細則，但不得與本辦法核心條款沖突。