PAGE5星級酒店會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范本五星級酒店的會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門組織召開的各類會議，包括但不限于管理層會議、部門例會、專題會議、協(xié)調(diào)會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：控制會議數(shù)量，簡化會議程序，提高會議質(zhì)量和效率，避免形式主義。2.充分準(zhǔn)備原則：會前明確會議主題、議程、參會人員等，準(zhǔn)備充分的會議資料，確保會議順利進(jìn)行。3.有效決策原則：會議應(yīng)圍繞重要事項進(jìn)行討論和決策，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決策能夠有效執(zhí)行。4.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時參會，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。二、會議分類及組織（一）管理層會議1.會議目的：傳達(dá)酒店戰(zhàn)略方針、經(jīng)營目標(biāo)，協(xié)調(diào)各部門工作，解決重大問題，做出重要決策。2.參會人員：酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門總監(jiān)等。3.會議周期：每周[X]次，一般安排在[具體時間]。4.組織部門：總經(jīng)理辦公室。5.會議議程：上周工作總結(jié)與問題匯報。本周工作計劃與重點安排。各部門工作進(jìn)展及協(xié)調(diào)事項。重大問題討論與決策?？偨?jīng)理工作指示。6.會議準(zhǔn)備：總經(jīng)理辦公室提前收集各部門上周工作總結(jié)和本周工作計劃，整理匯總后形成會議資料。確定會議時間、地點，并提前通知參會人員。準(zhǔn)備會議所需的設(shè)備和用品，如投影儀、音響、白板等。7.會議記錄：總經(jīng)理辦公室安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等，并形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)總經(jīng)理審核后，及時分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。（二）部門例會1.會議目的：總結(jié)部門上周工作，安排本周工作任務(wù)，溝通協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作，解決部門工作中存在的問題。2.參會人員：各部門全體員工。3.會議周期：每周[X]次，由各部門自行安排時間，但應(yīng)確保在酒店規(guī)定的工作時間內(nèi)召開。4.組織部門：各部門自行組織。5.會議議程：部門負(fù)責(zé)人上周工作總結(jié)。本周工作任務(wù)安排及重點強調(diào)。員工工作匯報與問題反饋。部門負(fù)責(zé)人工作指示。6.會議準(zhǔn)備：部門負(fù)責(zé)人提前梳理上周工作完成情況和本周工作計劃，準(zhǔn)備會議資料。確定會議時間、地點，并提前通知部門員工。如有需要，準(zhǔn)備相關(guān)的工作報表、文件等資料。7.會議記錄：各部門可安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，也可由部門負(fù)責(zé)人自行記錄。會議記錄應(yīng)簡潔明了，記錄會議主要內(nèi)容和工作安排，并在會后及時整理歸檔。（三）專題會議1.會議目的：針對酒店經(jīng)營管理中的某一專項問題進(jìn)行深入討論和研究，提出解決方案和措施。2.參會人員：根據(jù)會議主題確定相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員或相關(guān)利益者。3.會議周期：根據(jù)實際需要不定期召開。4.組織部門：由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織召開。5.會議議程：明確會議主題和目的。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員匯報專項工作情況。參會人員圍繞主題進(jìn)行討論和分析。提出解決方案和措施，并進(jìn)行評估和論證。形成會議決議，明確責(zé)任人和時間節(jié)點。6.會議準(zhǔn)備：申請部門提前準(zhǔn)備專項工作的詳細(xì)資料，包括現(xiàn)狀分析、存在問題、解決方案建議等。確定會議時間、地點，并提前通知參會人員。準(zhǔn)備會議所需的資料、文件、數(shù)據(jù)等，確保參會人員能夠充分了解相關(guān)情況。7.會議記錄：申請部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等，并形成專題會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（四）協(xié)調(diào)會議1.會議目的：協(xié)調(diào)解決酒店各部門之間工作交叉、協(xié)作中存在的問題，加強部門之間的溝通與協(xié)作。2.參會人員：涉及工作交叉、協(xié)作的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。3.會議周期：根據(jù)實際需要不定期召開。4.組織部門：由涉及協(xié)調(diào)事項的相關(guān)部門共同提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織召開。5.會議議程：提出需要協(xié)調(diào)解決的問題。各相關(guān)部門介紹工作進(jìn)展和存在的困難。共同商討解決方案，明確責(zé)任分工和時間節(jié)點。達(dá)成共識，形成協(xié)調(diào)意見。6.會議準(zhǔn)備：申請部門提前收集需要協(xié)調(diào)解決的問題，并與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，了解各自的工作情況和需求。確定會議時間、地點，并提前通知參會人員。準(zhǔn)備會議所需的資料，如工作流程、相關(guān)文件等。7.會議記錄：申請部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、協(xié)調(diào)意見、責(zé)任人和時間節(jié)點等，并形成協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)參會部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報總經(jīng)理備案，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。三、會議流程（一）會前準(zhǔn)備1.確定會議主題和議程：根據(jù)酒店經(jīng)營管理的需要，由相關(guān)部門或人員提出會議主題和議程草案，經(jīng)審核后確定最終的會議主題和議程。2.通知參會人員：會議組織部門應(yīng)提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等。如遇緊急會議，應(yīng)盡量提前通知參會人員。3.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如工作報告、數(shù)據(jù)分析、方案草案、法律法規(guī)文件等。會議資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、清晰，提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。4.安排會議場地和設(shè)備：根據(jù)會議規(guī)模和需求，安排合適的會議場地，并確保會議場地的環(huán)境整潔、舒適，設(shè)備設(shè)施齊全、正常運行。如需要使用投影儀、音響、白板等設(shè)備，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試和檢查。5.確定會議記錄人員：根據(jù)會議類型和要求，確定會議記錄人員。會議記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。（二）會中組織1.簽到入場：參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點，在簽到處簽到入場。會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。2.會議開場：會議主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況，并強調(diào)會議紀(jì)律和注意事項。3.議程推進(jìn)：按照會議議程順序，依次進(jìn)行各項議題的討論和發(fā)言。參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。會議主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論方向，控制會議節(jié)奏，確保會議順利進(jìn)行。4.記錄與發(fā)言：會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。參會人員應(yīng)圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)的內(nèi)容。5.會議決策：對于需要做出決策的事項，參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，進(jìn)行討論和分析。會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，綜合各方意見，做出最終決策。決策應(yīng)明確、具體，具有可操作性，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點。6.會議總結(jié)：在會議結(jié)束前，會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容和決策事項，強調(diào)會議重點和下一步工作要求。（三）會后跟進(jìn)1.會議紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等內(nèi)容，確保會議紀(jì)要準(zhǔn)確反映會議精神和決策結(jié)果。2.決策執(zhí)行跟蹤：相關(guān)部門和人員應(yīng)按照會議決策要求，認(rèn)真組織實施，并及時向會議組織部門反饋執(zhí)行情況。會議組織部門應(yīng)對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決策得到有效落實。3.資料歸檔：會議組織部門應(yīng)將會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀(jì)要等相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存，以備查閱。四、會議紀(jì)律（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得交頭接耳、玩手機、打瞌睡等做與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再發(fā)表自己的看法。4.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密制度，不得泄露會議討論的機密信息和決策內(nèi)容。（二）會議組織紀(jì)律1.會議組織部門應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議按時召開，會議資料齊全、準(zhǔn)確，會議場地和設(shè)備正常運行。2.會議組織部門應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程組織會議，不得隨意更改會議議程或拖延會議時間。3.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保會議記錄準(zhǔn)確、完整，不得漏記、錯記重要信息。4.會議組織部門應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)審核后按時分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，不得延誤。五、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.酒店設(shè)立會議監(jiān)督小組，由總經(jīng)理辦公室牽頭，相關(guān)部門人員參與，負(fù)責(zé)對酒店各類會議的組織和召開情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.會議監(jiān)督小組應(yīng)定期對會議組織部門的會議準(zhǔn)備工作、會議組織過程、會議記錄情況、會議紀(jì)要整理與分發(fā)等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.會議監(jiān)督小組應(yīng)收集參會人員對會議組織和召開情況的意見和建議，及時反饋給會議組織部門，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將會議組織和召開情況納入酒店各部門的績效考核體系，對會議組織得力、會議效果良好的部門給予表彰和獎勵；對會議組織不力、會議紀(jì)律松散、會議決策執(zhí)行不到位的部門進(jìn)行批評和處罰。2.具體考核指標(biāo)包括會議通知及時率、會議資料準(zhǔn)備齊全率、會議按時召開率、會議記錄準(zhǔn)確率、會議紀(jì)要分發(fā)及時率、參會人員