PAGE公司禮品庫管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司禮品庫的管理，規(guī)范禮品的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保禮品的合理使用和資源的有效配置，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及禮品庫管理及禮品使用的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品庫管理及禮品使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合法合規(guī)。2.計劃性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和活動安排，有計劃地采購和使用禮品，避免浪費。3.審批性原則：禮品的采購、發(fā)放及使用需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保公正、透明。4.保密性原則：涉及禮品庫的信息及禮品發(fā)放對象等相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，保護公司及相關(guān)人員隱私。二、禮品庫管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)禮品庫的日常管理工作，包括禮品的驗收、入庫、存儲、盤點等。2.制定禮品采購計劃，根據(jù)公司需求和預(yù)算，選擇合適的禮品供應(yīng)商并進行采購談判。3.建立禮品庫存臺賬，記錄禮品的出入庫情況，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。4.協(xié)助各部門辦理禮品領(lǐng)用手續(xù)，按照審批后的申請發(fā)放禮品。5.對禮品庫管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議，不斷完善管理制度。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品采購預(yù)算及費用報銷，確保禮品采購資金的合理使用和合規(guī)支付。2.對禮品庫管理相關(guān)費用進行核算和監(jiān)督，定期進行財務(wù)審計，檢查禮品庫管理的財務(wù)狀況。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向行政部門提交禮品使用申請，詳細(xì)說明禮品用途、發(fā)放對象、數(shù)量等信息。2.負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放和使用，并對禮品的使用效果進行跟蹤和反饋。3.配合行政部門進行禮品庫存盤點工作，提供相關(guān)使用信息和數(shù)據(jù)。三、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃、市場活動安排及客戶維護需求等，提前向行政部門提交禮品需求申請。申請應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息。2.行政部門匯總各部門禮品需求申請后，結(jié)合公司預(yù)算和實際情況，制定年度禮品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算金額及采購時間安排等。3.如遇臨時性業(yè)務(wù)需求或特殊活動需要采購禮品，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請，行政部門根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立禮品供應(yīng)商信息庫，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，篩選出符合公司要求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善等條件。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，行政部門應(yīng)將合同副本提交財務(wù)部門備案。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵或優(yōu)先合作機會，對不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰或整改。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃或?qū)徟蟮呐R時采購申請，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將禮品送達(dá)公司指定地點。行政部門負(fù)責(zé)組織驗收工作，對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行核對。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或與采購訂單不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。3.驗收合格的禮品，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存行政部門作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交供應(yīng)商作為結(jié)算憑證。4.對于驗收不合格的禮品，行政部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行退換貨處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，公司有權(quán)根據(jù)合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、禮品庫存儲管理（一）入庫管理1.行政部門負(fù)責(zé)禮品的驗收工作，驗收人員應(yīng)認(rèn)真核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，在禮品上粘貼標(biāo)識，注明禮品名稱、規(guī)格、入庫日期等信息。2.驗收無誤的禮品，由倉庫管理人員按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄禮品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保賬實相符。3.將入庫禮品的相關(guān)信息錄入公司禮品庫管理系統(tǒng)（如有），以便實時查詢和管理庫存情況。（二）存儲環(huán)境要求1.禮品庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，避免禮品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.根據(jù)禮品的特性和存儲要求，合理安排存儲位置。對于易損、易碎、易燃、易爆等特殊禮品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護措施。3.對禮品庫進行定期清潔和消毒，防止蟲害、鼠害等對禮品造成損壞。（三）庫存盤點1.行政部門定期組織禮品庫庫存盤點工作，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度或每年]。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)整理好庫存物品，確保賬賬相符、賬物相符。2.盤點人員按照庫存臺賬逐一核對實物，記錄實際盤點數(shù)量。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異報告。盤點差異報告應(yīng)包括差異禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、差異原因分析等內(nèi)容。3.根據(jù)盤點結(jié)果，編制庫存盤點報表，上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。對于盤盈或盤虧的禮品，應(yīng)按照公司規(guī)定進行相應(yīng)的賬務(wù)處理和審批手續(xù)。如因人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。五、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品領(lǐng)用申請表，詳細(xì)說明禮品用途、發(fā)放對象、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部門。2.行政部門對禮品領(lǐng)用申請表進行審核，審核內(nèi)容包括禮品用途是否合理、發(fā)放對象是否符合規(guī)定、數(shù)量是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門根據(jù)審批結(jié)果發(fā)放禮品，并在禮品領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。倉庫管理人員按照申請表要求發(fā)放禮品，同時在庫存臺賬上記錄禮品發(fā)放情況，減少庫存數(shù)量。4.禮品發(fā)放后，行政部門應(yīng)及時將禮品領(lǐng)用申請表歸檔保存，以備查詢和審計。（二）發(fā)放對象及標(biāo)準(zhǔn)1.禮品發(fā)放對象主要包括公司客戶、合作伙伴、員工福利等。對于不同的發(fā)放對象，應(yīng)根據(jù)公司政策和實際情況制定相應(yīng)的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。2.在確定禮品發(fā)放對象時，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，避免隨意性和主觀性。對于重要客戶和合作伙伴，可根據(jù)其對公司業(yè)務(wù)的貢獻(xiàn)程度和合作關(guān)系，給予適當(dāng)?shù)亩Y品獎勵。3.員工福利禮品應(yīng)按照公司規(guī)定的福利政策和標(biāo)準(zhǔn)進行發(fā)放，確保員工公平享受福利待遇。（三）禮品使用跟蹤與反饋1.使用部門負(fù)責(zé)對發(fā)放的禮品進行跟蹤和反饋，了解禮品的使用效果和客戶/員工的滿意度。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問題或使用過程中出現(xiàn)其他異常情況，應(yīng)及時與行政部門溝通協(xié)調(diào)解決。2.行政部門定期收集各部門禮品使用跟蹤反饋信息，對禮品庫管理工作進行總結(jié)和分析。根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整禮品采購計劃和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，不斷優(yōu)化禮品庫管理工作。六、禮品使用審批管理（一）審批流程1.禮品使用申請由使用部門填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交行政部門。2.行政部門對禮品使用申請進行初步審核，重點審核禮品用途、發(fā)放對象、數(shù)量等是否符合公司規(guī)定和預(yù)算安排。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進行審批，對于涉及金額較大或重要客戶的禮品使用申請，應(yīng)進行集體決策或?qū)ｍ棇徟?。審批通過后，行政部門方可按照審批意見進行禮品發(fā)放。（二）審批權(quán)限1.禮品使用審批權(quán)限根據(jù)禮品金額大小和重要程度進行劃分。一般情況下，[具體金額范圍1]以下的禮品使用申請由部門負(fù)責(zé)人審批；[具體金額范圍2]至[具體金額范圍3]的禮品使用申請由行政部門負(fù)責(zé)人審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額范圍3]的禮品使用申請由公司領(lǐng)導(dǎo)集體決策審批。2.對于特殊情況下的禮品使用申請，如涉及重要客戶關(guān)系維護、重大業(yè)務(wù)合作等，可根據(jù)公司實際情況適當(dāng)調(diào)整審批權(quán)限，確保禮品使用符合公司利益和戰(zhàn)略要求。七、禮品庫安全管理（一）安全制度1.建立健全禮品庫安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強安全防范措施，確保禮品庫安全。2.禮品庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入禮品庫區(qū)域。進入禮品庫的人員應(yīng)進行登記，并遵守禮品庫的各項規(guī)定。3.加強對禮品庫安全設(shè)施的管理和維護，確保消防器材、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施完好有效。定期檢查安全設(shè)施的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）防盜、防火、防潮等措施1.禮品庫應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等防盜設(shè)備，加強對禮品庫的安全監(jiān)控。倉庫管理人員應(yīng)定期查看監(jiān)控錄像，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。倉庫管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的火災(zāi)應(yīng)急處理技能。3.按照禮品存儲要求，采取有效的防潮、防蟲、防霉等措施。如對易受潮的禮品進行密封包裝，定期對禮品庫進行通風(fēng)換氣等。（三）應(yīng)急處理預(yù)案1.制定禮品庫安全應(yīng)急處理預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、自然災(zāi)害等緊急情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織倉庫管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力和協(xié)同配合能力。確保在緊急情況下能夠迅速、有效地采取措施，減少損失。3.如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理預(yù)案，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，配合相關(guān)部門進行事故調(diào)查和處理，做好事故后續(xù)工作。八、禮品庫信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)與維護1.建立公司禮品庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)禮品采購、入庫、存儲、發(fā)放、盤點等環(huán)節(jié)的信息化管理。管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便各部門實時掌握禮品庫信息。2.安排專人負(fù)責(zé)禮品庫管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時對禮品庫管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的實用性和安全性。（二）數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用1.禮品庫管理系統(tǒng)應(yīng)準(zhǔn)確記錄禮品的各項信息，包括采購信息、入庫信息、庫存信息、發(fā)放信息等，并確保數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。2.利用禮品庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析功能，為公司決策提供支持。如分析禮品采購成本、使用情況、庫存周轉(zhuǎn)率等，以便合理調(diào)整采購計劃和庫存管理策略。3.定期對禮品庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行清理和歸檔，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，提高系統(tǒng)運行效率和數(shù)據(jù)安全性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.財務(wù)部門定期對禮品庫管理進行內(nèi)部審計，檢查禮品采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)的財務(wù)收支情況是否合規(guī)，是否存在浪費、挪用等問題。2.審計人員應(yīng)查閱相關(guān)憑證、報表、合同等資料，實地盤點禮品庫存，與庫存臺賬進行核對，確保賬實相符。3.根據(jù)內(nèi)部審計結(jié)果，出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對禮品庫管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期檢查禮品庫的存儲環(huán)境、庫存數(shù)量、出入庫記錄等情況，確保禮品庫管理規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)違反禮品