PAGE公司申購流程與制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司申購流程，加強公司物資采購管理，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機構的所有申購活動，包括辦公用品、設備設施、原材料、服務等各類物資及服務的申購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：申購活動必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保公司運營合法合規(guī)。2.必要性原則：申購應基于工作實際需要，避免不必要的采購，杜絕浪費。3.預算控制原則：嚴格按照公司預算安排進行申購，確保申購費用在預算范圍內。4.審批流程原則：所有申購必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保申購的合理性和必要性。二、申購流程（一）申購需求提出1.使用部門：各部門根據(jù)工作需要，由具體使用人填寫《申購申請表》，詳細注明申購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等信息，并說明申購的理由及預計使用時間。2.緊急需求：對于緊急申購需求，使用部門應在申請表中明確標注“緊急”字樣，并說明緊急原因及對工作的影響程度。緊急申購應盡量提前通知相關審批人員，以便加快審批流程。（二）部門負責人審核1.審核內容：部門負責人對本部門的申購申請進行審核，重點審核申購的必要性、合理性、與預算的匹配性以及是否符合部門工作計劃等。2.審核意見：如申購申請符合要求，部門負責人應簽署同意意見；如申購存在疑問或不合理之處，應與使用人溝通并提出修改意見，必要時可駁回申購申請。（三）歸口管理部門審核（如有）1.適用范圍：對于某些特定物資或服務的申購，需經(jīng)過歸口管理部門審核。歸口管理部門負責制定相關物資或服務的申購標準和審核要點。2.審核要點：歸口管理部門根據(jù)專業(yè)知識和管理要求，對申購申請進行審核，包括物資或服務的技術參數(shù)、質量標準、供應商選擇等方面的審核。3.審核意見：歸口管理部門審核通過后簽署意見，如不同意申購，應詳細說明理由并反饋給使用部門。（四）財務部門審核1.預算審核：財務部門根據(jù)公司預算安排，對申購申請的費用進行審核，確保申購費用在預算范圍內。如超出預算，應要求使用部門說明原因并提供追加預算的相關依據(jù)。2.資金安排：財務部門根據(jù)公司資金狀況，審核申購申請的資金支付安排是否合理，是否符合公司資金管理規(guī)定。3.審核意見：財務部門審核通過后簽署意見，如預算不足或資金支付存在問題，應及時與使用部門和相關審批人員溝通協(xié)調。（五）分管領導審批1.審批權限：分管領導根據(jù)公司授權，對申購申請進行審批。對于金額較大或重要物資及服務的申購，分管領導應重點關注申購的必要性、對公司業(yè)務的影響等因素。2.審批意見：分管領導審批同意后簽署意見，如不同意申購，應明確說明理由并反饋給相關部門。（六）總經(jīng)理審批（根據(jù)金額大小和重要性）1.重大申購：對于涉及金額較大、對公司戰(zhàn)略發(fā)展有重要影響的申購申請，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批時應綜合考慮公司整體利益、資源配置等因素。2.審批意見：總經(jīng)理審批通過后簽署意見，如不同意申購，應做出全面決策并說明原因，相關信息應及時傳達給各相關部門。（七）采購執(zhí)行1.采購部門：經(jīng)審批通過的申購申請，由采購部門負責執(zhí)行采購。采購部門應根據(jù)申購要求，選擇合適的供應商進行采購。2.采購方式：采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等，采購部門應根據(jù)物資或服務的特點、市場情況等選擇合適的采購方式，并嚴格按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行操作。3.采購合同：采購部門與供應商簽訂采購合同，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，確保雙方權益得到保障。（八）驗收入庫1.驗收部門：物資到貨后，由使用部門、采購部門及相關專業(yè)人員組成驗收小組進行驗收。驗收小組應按照采購合同及相關標準對物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行逐一核對。2.驗收標準：驗收標準應明確、具體，包括外觀、性能、技術參數(shù)等方面的要求。對于重要物資或服務，可邀請專業(yè)機構進行檢驗檢測。3.驗收報告：驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告作為物資入庫和付款的依據(jù)之一。4.入庫管理：驗收合格的物資應及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照規(guī)定進行存放和管理。倉庫管理人員應建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。（九）報銷付款1.報銷申請：采購完成并驗收合格后，采購部門應及時整理相關報銷資料，包括采購合同、發(fā)票、驗收報告、入庫單等，填寫《費用報銷申請表》，按照公司財務報銷制度進行報銷申請。2.報銷審核：財務部門對報銷申請進行審核，重點審核報銷資料的完整性、真實性、合法性以及費用是否符合公司規(guī)定。審核通過后，按照公司資金支付流程進行付款。3.付款方式：付款方式應根據(jù)公司與供應商的約定及公司資金管理規(guī)定進行選擇，包括支票支付、銀行轉賬、電子支付等。三、申購審批權限（一）日常辦公用品申購1.單次金額：單次申購金額在[X]元以下的日常辦公用品，由部門負責人審批。2.累計金額：同一部門一個月內日常辦公用品申購累計金額在[X]元以下的，由部門負責人審批；超過[X]元的，需經(jīng)分管領導審批。（二）設備設施申購1.小型設備：單次申購金額在[X]元以下的小型設備設施申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，分管領導審批。2.中型設備：單次申購金額在[X]元至[X]元之間的中型設備設施申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，財務部門審核，分管領導審批，總經(jīng)理審批（根據(jù)具體情況）。3.大型設備：單次申購金額超過[X]元的大型設備設施申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，財務部門審核，分管領導審批，總經(jīng)理審批。（三）原材料申購1.常規(guī)原材料：單次申購金額在[X]元以下的常規(guī)原材料申購，由部門負責人審核，分管領導審批。2.特殊原材料：單次申購金額在[X]元至[X]元之間的特殊原材料申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，財務部門審核，分管領導審批，總經(jīng)理審批（根據(jù)具體情況）。3.大額原材料：單次申購金額超過[X]元的大額原材料申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，財務部門審核，分管領導審批，總經(jīng)理審批。（四）服務申購1.一般性服務：單次申購金額在[X]元以下的一般性服務申購，由部門負責人審批。2.專業(yè)性服務：單次申購金額在[X]元至[X]元之間的專業(yè)性服務申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，分管領導審批。3.重大服務項目：單次申購金額超過[X]元的重大服務項目申購，由部門負責人審核，歸口管理部門（如有）審核，財務部門審核，分管領導審批，總經(jīng)理審批。四、申購相關責任（一）使用部門責任1.需求準確：使用部門應準確提出申購需求，確保申購物資或服務符合工作實際需要，避免因需求不準確導致的資源浪費或工作延誤。2.配合審核：積極配合各審核環(huán)節(jié)，提供必要的解釋和說明，確保申購申請順利通過審核。3.驗收使用：負責對采購物資或服務進行驗收，并在規(guī)定時間內投入使用，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與采購部門溝通解決。（二）采購部門責任1.供應商選擇：選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商進行采購，確保采購物資或服務的質量和供應及時性。2.合同簽訂：與供應商簽訂詳細、規(guī)范的采購合同，明確雙方權利義務，保障公司利益。3.采購執(zhí)行：按照采購合同要求，及時跟進采購進度，確保物資或服務按時、按質、按量交付。4.信息溝通：及時向使用部門、審批部門等反饋采購過程中的相關信息，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）驗收部門責任1.嚴格驗收：按照規(guī)定的驗收標準和程序，對采購物資或服務進行嚴格驗收，確保驗收結果真實、準確。2.出具報告：及時出具驗收報告，為物資入庫和報銷付款提供依據(jù)。3.問題反饋：如發(fā)現(xiàn)物資或服務存在質量問題或其他不符合要求的情況，應及時反饋給采購部門，并督促供應商整改或處理。（四）財務部門責任1.預算審核：嚴格審核申購申請的費用是否在預算范圍內，確保公司資金合理使用。2.報銷審核：對報銷申請進行認真審核，確保報銷資料完整、真實、合法，費用符合公司規(guī)定。3.資金支付：按照公司資金管理規(guī)定和審批意見，及時辦理資金支付手續(xù)，確保采購款項按時支付給供應商。（五）審批人員責任1.認真審批：各審批人員應認真履行審批職責，對申購申請進行全面、細致的審核，確保申購的合理性、必要性和合規(guī)性。2.決策明確：在審批過程中，應明確表達審批意見，不得含糊不清或推諉責任。對于重大申購事項，應充分考慮公司整體利益和長遠發(fā)展。五、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.定期審計：公司內部審計部門定期對申購流程及相關制度執(zhí)行情況進行審計，檢查申購活動是否符合規(guī)定流程和審批權限，采購合同是否規(guī)范，驗收及付款環(huán)節(jié)是否合規(guī)等。2.問題整改：對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）日常監(jiān)督檢查1.歸口管理部門檢查：歸口管理部門負責對本部門歸口管理的申購業(yè)務進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正申購過程中存在的問題。2.財務部門監(jiān)督：財務部門在報銷審核等環(huán)節(jié)，對申購費用的合理性、合規(guī)性進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與相關部門溝通核實，并采取相應措施。（三）違規(guī)處理1.責任追究：對于違反本制度規(guī)定的申購行為，一經(jīng)查實，將