企業(yè)行政文檔歸檔管理制度文件一、制度適用范圍與覆蓋對(duì)象本制度適用于企業(yè)各部門(mén)在行政活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)紙質(zhì)及電子文檔，包括但不限于：綜合管理類(lèi)：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等；人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工入職離職材料、勞動(dòng)合同、人事任免文件、培訓(xùn)記錄、考勤統(tǒng)計(jì)等；資產(chǎn)管理類(lèi)：固定資產(chǎn)登記表、采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)記錄、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等；合同協(xié)議類(lèi)：業(yè)務(wù)合同、合作意向書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議等；其他類(lèi)：審計(jì)報(bào)告、資質(zhì)證書(shū)、獲獎(jiǎng)證明、外部單位來(lái)函等。各部門(mén)在上述文檔的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔全過(guò)程中均需遵守本制度。二、行政文檔歸檔全流程操作指南（一）文件收集：明確責(zé)任，保證完整責(zé)任主體：各部門(mén)指定專(zhuān)人（如*專(zhuān)員）作為本部門(mén)文檔收集負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文檔的日常收集；行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司文檔收集工作。收集范圍：凡屬歸檔范圍的文檔，需在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)由經(jīng)辦人提交至部門(mén)文檔收集負(fù)責(zé)人；跨部門(mén)協(xié)作形成的文檔，由主辦部門(mén)牽頭收集，協(xié)辦部門(mén)配合提供相關(guān)材料。完整性要求：收集時(shí)需檢查文檔內(nèi)容是否完整（如合同需包含雙方簽字頁(yè)、會(huì)議紀(jì)要需有參會(huì)人員簽字等），如有缺失，及時(shí)聯(lián)系經(jīng)辦人補(bǔ)充。（二）分類(lèi)整理：科學(xué)分類(lèi)，規(guī)范編號(hào)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-類(lèi)別-部門(mén)-流水號(hào)”四級(jí)分類(lèi)法：年度：以文檔形成年度為準(zhǔn)（如2024年形成的文檔歸入“2024”類(lèi)）；類(lèi)別：按“綜合管理、人事管理、資產(chǎn)管理、合同協(xié)議、其他”五大類(lèi)劃分，每類(lèi)下可細(xì)分子類(lèi)（如“人事管理”下分為“入職離職”“培訓(xùn)”“考核”等）；部門(mén)：按文檔形成部門(mén)劃分（如行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）；流水號(hào)：各部門(mén)按文檔形成時(shí)間順序，從“001”開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。編號(hào)規(guī)則：示例：2024-綜合管理-行政部-001（表示2024年綜合管理類(lèi)行政部第1號(hào)文檔）。整理要求：紙質(zhì)文檔：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用無(wú)酸檔案盒統(tǒng)一裝盒，每盒內(nèi)附《文檔歸檔清單》（見(jiàn)模板一），注明盒內(nèi)文檔編號(hào)、名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、形成日期等信息；電子文檔：按分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾層級(jí)，文件名需包含編號(hào)、名稱(chēng)、形成日期（如“2024-綜合管理-行政部-001_2024年度工作總結(jié).docx”），存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器歸檔目錄，定期備份。（三）立卷歸檔：按時(shí)移交，規(guī)范交接歸檔時(shí)間：年度歸檔：各部門(mén)每年12月25日前完成本年度所有文檔的分類(lèi)整理，向行政部提交歸檔材料；專(zhuān)項(xiàng)歸檔：重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)形成的文檔，在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。移交流程：部門(mén)向行政部移交時(shí)，需填寫(xiě)《文檔歸檔移交清單》（見(jiàn)模板二），一式兩份，雙方簽字確認(rèn)；行政部接收后，對(duì)文檔數(shù)量、分類(lèi)、編號(hào)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后在清單上簽字蓋章，留存一份反饋移交部門(mén)。（四）保管利用：安全存放，規(guī)范借閱保管要求：紙質(zhì)文檔：存放于符合檔案保管要求的專(zhuān)用檔案室（具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光設(shè)施），檔案柜統(tǒng)一編號(hào)，存放區(qū)域標(biāo)識(shí)清晰；電子文檔：存儲(chǔ)服務(wù)器需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份（備份周期為每月1次），重要電子文檔需刻錄成光盤(pán)異地備份。借閱流程：借閱人填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板三），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交行政部審批；涉密文檔需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總簽字同意；借閱期限：一般文檔不超過(guò)7個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)行政部批準(zhǔn)延期，最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日；借閱要求：借閱人需妥善保管文檔，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的需注明“復(fù)印件”及用途），歸還時(shí)需經(jīng)行政部檢查確認(rèn)無(wú)損壞后，方可注銷(xiāo)借閱記錄。（五）鑒定銷(xiāo)毀：定期鑒定，規(guī)范處置鑒定周期：行政部每3年組織一次檔案鑒定工作，由行政部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理員組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。銷(xiāo)毀流程：對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)模板四），注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成日期、數(shù)量、銷(xiāo)毀理由等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批后，方可銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)需由兩人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人需在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，保證檔案完全銷(xiāo)毀且無(wú)信息泄露；涉密檔案的銷(xiāo)毀需按保密規(guī)定執(zhí)行，單獨(dú)記錄備查。三、文檔分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)與保管規(guī)范（一）分類(lèi)細(xì)則大類(lèi)子類(lèi)包含內(nèi)容示例綜合管理制度文件企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、工作流程規(guī)范等會(huì)議文件董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、部門(mén)例會(huì)紀(jì)要等公文函件上級(jí)單位來(lái)文、對(duì)外發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告等人事管理入職離職入職登記表、離職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同解除證明等人事任免聘任通知、免職文件、崗位調(diào)整通知等考核培訓(xùn)績(jī)效考核表、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)臺(tái)賬、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、報(bào)廢申請(qǐng)表等辦公用品辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單、出入庫(kù)登記表等合同協(xié)議業(yè)務(wù)合同產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等協(xié)議備忘錄合作意向書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議備忘錄等其他審計(jì)法務(wù)審計(jì)報(bào)告、法律文書(shū)、糾紛處理材料等資質(zhì)榮譽(yù)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)、榮譽(yù)牌匾等（二）保管期限文檔類(lèi)型保管期限說(shuō)明企業(yè)章程、規(guī)章制度長(zhǎng)期企業(yè)存續(xù)期間有效會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)10年自形成之日起計(jì)算人事合同、任免文件員工離職后5年涉及員工勞動(dòng)權(quán)益，需留存?zhèn)洳楹贤瑓f(xié)議類(lèi)合同履行完畢后10年涉及經(jīng)濟(jì)糾紛，需留存法律依據(jù)審計(jì)報(bào)告、法律文書(shū)長(zhǎng)期涉及企業(yè)合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)，永久保存日常事務(wù)性文檔3-5年如辦公用品申請(qǐng)單、考勤表等，無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值四、各部門(mén)職責(zé)分工說(shuō)明（一）行政部統(tǒng)籌全公司行政文檔歸檔管理工作，制定和完善歸檔制度；負(fù)責(zé)檔案室的管理，保證檔案存放安全、環(huán)境達(dá)標(biāo)；指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展文檔分類(lèi)、整理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，監(jiān)督歸檔流程執(zhí)行情況。（二）各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、整理和初步歸檔；保證本部門(mén)形成的文檔真實(shí)、完整、規(guī)范，及時(shí)移交行政部；配合行政部開(kāi)展檔案借閱、鑒定等工作，提供必要支持。（三）檔案管理員負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的文檔，核對(duì)清單與實(shí)物一致性；對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、登記造冊(cè)，建立檔案臺(tái)賬；管理檔案借閱登記，跟蹤借閱期限，督促按時(shí)歸還；定期檢查檔案保管狀況，采取防潮、防蟲(chóng)等措施，保證檔案安全；負(fù)責(zé)電子檔案的備份與維護(hù)，保障數(shù)據(jù)可讀性。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批檔案銷(xiāo)毀清單、涉密檔案借閱等重要事項(xiàng)；協(xié)調(diào)解決歸檔管理中的重大問(wèn)題，監(jiān)督制度落實(shí)情況。五、制度執(zhí)行監(jiān)督與優(yōu)化機(jī)制（一）定期檢查行政部每半年組織一次文檔歸檔工作檢查，重點(diǎn)檢查：各部門(mén)文檔收集是否及時(shí)、完整；分類(lèi)整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)是否規(guī)范；檔案保管環(huán)境是否達(dá)標(biāo)，借閱記錄是否完整。檢查結(jié)果納入部門(mén)年度績(jī)效考核，對(duì)未按要求執(zhí)行的部門(mén)責(zé)令整改。（二）問(wèn)題反饋各部門(mén)在歸檔過(guò)程中遇到問(wèn)題，可通過(guò)書(shū)面形式或行政部定期召開(kāi)的檔案工作例會(huì)反饋；行政部需在5個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問(wèn)題。（三）制度修訂行政部每年結(jié)合國(guó)家檔案管理法規(guī)變化及公司實(shí)際情況，對(duì)制度進(jìn)行評(píng)估，如有需要提出修訂意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后發(fā)布實(shí)施。六、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示保密要求：涉密文檔（如未公開(kāi)的合同、人事任免信息等）需單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限，嚴(yán)禁非相關(guān)人員接觸；及時(shí)性：文檔需在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)收集，避免因拖延導(dǎo)致材料丟失或損壞；規(guī)范性：文件命名、分類(lèi)編號(hào)、裝盒存放需嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證查找便捷；電子檔案管理：電子文檔需定期備份，防止因系統(tǒng)故障、病毒攻擊等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；借閱責(zé)任：借閱人對(duì)所借文檔的安全負(fù)責(zé)，如有損壞或丟失，需按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；銷(xiāo)毀審批：檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格履行審批程序，嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀或隨意丟棄，保證合規(guī)合法。模板一：文檔歸檔清單盒號(hào)：_______部門(mén)：_______年度：_______類(lèi)別：_______序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)形成日期123…整理人：_______審核人：_______日期：_______模板二：文檔歸檔移交清單移交部門(mén)：_______移交人：_______接收部門(mén)：行政部接收人：_______序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)數(shù)量（頁(yè)/份）123…移交部門(mén)意見(jiàn)：行政部意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：_______日期：_______負(fù)責(zé)人簽字：_______日期：_______模板三：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人：_______部門(mén)：_______聯(lián)系方式：_______文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)形成日期借閱用途：_______借閱期限：自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日部門(mén)負(fù)