檔案管理信息系統(tǒng)使用指南檔案管理信息系統(tǒng)是依托數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建的檔案全生命周期管理平臺，旨在為機關(guān)、企事業(yè)單位提供規(guī)范、高效的檔案管理解決方案，覆蓋檔案收集、整理、存儲、利用、鑒定、銷毀等核心環(huán)節(jié)。本指南將從操作流程、功能模塊、安全規(guī)范等維度，為不同角色的用戶提供實用指引。一、系統(tǒng)登錄與權(quán)限管理（一）登錄流程1.賬號登錄：打開系統(tǒng)登錄界面，輸入分配的用戶名與密碼（首次登錄建議修改初始密碼），部分系統(tǒng)支持“驗證碼登錄”或“CA數(shù)字證書認(rèn)證”（需提前安裝驅(qū)動）。2.權(quán)限驗證：登錄后系統(tǒng)自動匹配用戶角色（如管理員、檔案管理員、普通用戶），不同角色的功能菜單將差異化展示（例：管理員可見“系統(tǒng)設(shè)置”“權(quán)限分配”，普通用戶僅可見“檔案檢索”“利用申請”）。（二）權(quán)限分配與調(diào)整管理員操作：進入【系統(tǒng)管理】-【權(quán)限配置】，可按“角色”或“用戶”維度分配權(quán)限（如“檔案錄入”“刪除權(quán)限”“審批權(quán)限”等），支持批量授權(quán)或單獨調(diào)整。用戶自查：點擊右上角【個人中心】-【權(quán)限說明】，可查看當(dāng)前賬號的功能權(quán)限范圍（例：“僅可檢索2010年后的公開檔案”）。二、檔案錄入與全流程管理（一）檔案收集：電子文件導(dǎo)入1.單文件上傳：進入【檔案收集】-【新增檔案】，點擊“上傳文件”，選擇本地文件（支持PDF、DOC、JPG、TIF等格式，單文件大小≤50M），并填寫元數(shù)據(jù)（如檔案編號、題名、形成日期、責(zé)任者、保管期限、密級等，帶\*為必填項）。（二）檔案整理：分類與結(jié)構(gòu)化分類規(guī)則：系統(tǒng)支持“年度-機構(gòu)-問題”“年度-保管期限-類別”等多維度分類（可在【系統(tǒng)設(shè)置】-【分類方案】自定義），點擊左側(cè)分類樹，可拖拽檔案至目標(biāo)類目。案卷/件管理：對需組卷的檔案，點擊【新建案卷】，錄入案卷題名、起止日期等信息，將單份檔案“關(guān)聯(lián)”至案卷；零散檔案可直接以“件”為單位管理。（三）存儲與備份系統(tǒng)存儲：檔案數(shù)據(jù)采用“分布式存儲+異地備份”機制，系統(tǒng)自動按“月/季”生成備份文件（管理員可在【系統(tǒng)管理】-【備份管理】查看備份記錄）。手動備份：重要檔案可點擊【檔案詳情】-【導(dǎo)出】，生成PDF或XML格式文件，本地留存（注意：涉密檔案需遵循單位保密制度，禁止私自導(dǎo)出）。三、檔案檢索與利用服務(wù)（一）精準(zhǔn)檢索：多維度查詢簡單檢索：在首頁搜索框輸入關(guān)鍵詞（如文號、題名、責(zé)任者），系統(tǒng)自動匹配全庫檔案，支持“模糊匹配”“精確匹配”切換。高級檢索：點擊“高級檢索”，組合“時間范圍”“密級”“保管期限”“分類號”等條件，縮小檢索范圍（例：檢索“____年/永久/文書檔案/財務(wù)部”）。（二）利用申請與審批管理員審批：進入【利用管理】-【待辦審批】，查看申請詳情（含檔案密級、利用方式），點擊“通過”或“駁回”（駁回需填寫原因）。四、安全規(guī)范與系統(tǒng)維護（一）數(shù)據(jù)安全密碼管理：用戶密碼需包含“字母+數(shù)字+特殊字符”，每90天強制修改；管理員定期核查賬號使用情況，凍結(jié)長期未登錄或異常賬號。（二）系統(tǒng)維護客戶端要求：推薦使用Chrome（≥80版）、Edge（≥90版）瀏覽器，禁用“廣告攔截”“腳本攔截”插件；定期清理瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete）。（三）操作日志審計管理員可在【系統(tǒng)管理】-【操作日志】查看所有用戶的操作記錄（含登錄、錄入、刪除、審批等），對“高頻刪除”“越權(quán)訪問”等異常操作，可導(dǎo)出日志提交審計。五、常見問題與解決方案（一）登錄類問題提示“賬號鎖定”：連續(xù)5次密碼錯誤觸發(fā)鎖定，等待30分鐘后重試，或聯(lián)系管理員重置密碼。驗證碼加載失?。簷z查網(wǎng)絡(luò)連接，刷新頁面；若仍失敗，聯(lián)系技術(shù)支持重置驗證碼服務(wù)。（二）上傳/檢索類問題上傳文件失?。捍_認(rèn)文件格式（如TIF需為黑白掃描件）、大?。ā?0M），若為批量上傳，檢查Excel模板與文件命名是否匹配。檢索無結(jié)果：調(diào)整關(guān)鍵詞（如將“合同”改為“協(xié)議書”），擴大時間范圍，或檢查權(quán)限（是否有該類目訪問權(quán)限）。（三）利用申請類問題申請被駁回：查看駁回原因（如“密級不符”“事由不