人力資源離職手續(xù)辦理流程規(guī)范一、流程規(guī)范的核心價(jià)值與適用范圍離職手續(xù)的規(guī)范化辦理，是企業(yè)人力資源管理合規(guī)性的重要體現(xiàn)，既保障員工合法權(quán)益的有序銜接，也維護(hù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)秩序、規(guī)避勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。本規(guī)范適用于企業(yè)全體勞動(dòng)合同制員工（含試用期、正式員工）的離職管理，涵蓋主動(dòng)離職（員工因個(gè)人原因提出）、被動(dòng)離職（企業(yè)因合規(guī)性事由辭退、經(jīng)濟(jì)性裁員等）、協(xié)商解除勞動(dòng)關(guān)系等場(chǎng)景。二、離職申請(qǐng)與初審環(huán)節(jié)（一）申請(qǐng)發(fā)起：形式與時(shí)效要求員工提出離職需以書面形式（含企業(yè)OA系統(tǒng)提交、紙質(zhì)離職申請(qǐng)單）明確意向，注明離職類型（如“個(gè)人原因離職”“協(xié)商解除”等）及擬離職日期。時(shí)效要求如下：試用期員工：提前3個(gè)自然日提交申請(qǐng)（依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十七條）；正式員工：提前30個(gè)自然日提交申請(qǐng)（若崗位涉及核心業(yè)務(wù)或涉密內(nèi)容，可按勞動(dòng)合同約定延長(zhǎng)通知期，但需符合法律上限）。（二）直屬部門初審：溝通與交接預(yù)判直屬領(lǐng)導(dǎo)需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)與員工溝通：1.挽留評(píng)估：結(jié)合員工績(jī)效、崗位重要性及團(tuán)隊(duì)需求，判斷是否啟動(dòng)挽留機(jī)制（如調(diào)崗、調(diào)薪、職業(yè)發(fā)展溝通等）；2.交接規(guī)劃：初步梳理員工手頭工作（含未完成項(xiàng)目、客戶資源、內(nèi)部文檔等），明確交接對(duì)象及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，形成《工作交接初步清單》。三、人力資源部介入：合規(guī)性審核與流程啟動(dòng)（一）離職申請(qǐng)合規(guī)性審核HR需核查以下內(nèi)容，確保流程合法合規(guī)：離職通知期是否符合法律及合同約定；勞動(dòng)合同是否存在特殊條款（如服務(wù)期、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議）；員工是否存在未結(jié)清的企業(yè)借款、違規(guī)賠償?shù)燃m紛。（二）流程啟動(dòng)：簽發(fā)《離職流程單》審核通過后，HR向員工簽發(fā)《離職流程單》，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任部門（崗位）、辦理時(shí)限及需提交的材料（如離職申請(qǐng)單、交接清單、資產(chǎn)歸還證明等）。流程單需同步抄送直屬部門、財(cái)務(wù)部、行政部等關(guān)聯(lián)部門。四、工作交接與資產(chǎn)清算（一）崗位工作交接：分場(chǎng)景細(xì)化要求根據(jù)崗位性質(zhì)，交接內(nèi)容需覆蓋業(yè)務(wù)、文檔、權(quán)限、外部關(guān)系四大維度：技術(shù)/研發(fā)崗：源代碼、項(xiàng)目文檔、服務(wù)器權(quán)限、未完成開發(fā)任務(wù)的進(jìn)度說明；管理崗：團(tuán)隊(duì)管理文檔（如績(jī)效考核表、人員配置計(jì)劃）、跨部門協(xié)作事項(xiàng)清單；財(cái)務(wù)/采購(gòu)崗：票據(jù)臺(tái)賬、合同原件、供應(yīng)商/客戶對(duì)接人信息、系統(tǒng)操作權(quán)限注銷。交接完成后，交接雙方及直屬領(lǐng)導(dǎo)需在《工作交接確認(rèn)單》簽字，HR留存?zhèn)浒?。（二）企業(yè)資產(chǎn)歸還：全品類核查員工需在離職前歸還所有企業(yè)資產(chǎn)，包括但不限于：辦公用品（電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等）；門禁卡、工牌、鑰匙等出入權(quán)限載體；內(nèi)部系統(tǒng)賬號(hào)（郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)）需由IT部門同步注銷，避免信息泄露。五、薪資結(jié)算與離職證明開具（一）薪資結(jié)算：項(xiàng)目與時(shí)效離職當(dāng)月薪資結(jié)算需包含：基本工資（按實(shí)際出勤天數(shù)核算）；績(jī)效獎(jiǎng)金（依企業(yè)績(jī)效考核周期及員工離職時(shí)間判定發(fā)放比例）；未休年休假工資（按日工資收入的300%支付，含正常工作期間工資）；扣除項(xiàng)：未歸還資產(chǎn)賠償、個(gè)人借款、違規(guī)造成的經(jīng)濟(jì)損失（需提供書面證據(jù)并經(jīng)員工確認(rèn)）。薪資需在離職手續(xù)辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放（或隨企業(yè)常規(guī)發(fā)薪日支付）。（二）離職證明開具：合規(guī)性與時(shí)效性HR需在員工離職時(shí)（或辦結(jié)手續(xù)后1個(gè)工作日內(nèi)）出具《離職證明》，內(nèi)容需包含：?jiǎn)T工姓名、身份證號(hào)（脫敏處理，如僅保留首尾）、崗位、入職與離職日期；離職類型（如“勞動(dòng)合同期滿終止”“個(gè)人原因解除”等，避免使用“辭退”“開除”等易引發(fā)糾紛的表述）。離職證明需加蓋企業(yè)公章，員工簽收后留存簽收記錄。六、檔案與社保公積金處理（一）人事檔案轉(zhuǎn)移若員工需轉(zhuǎn)移檔案（如轉(zhuǎn)入戶籍地人才中心、新單位），HR需：1.核對(duì)檔案內(nèi)材料完整性（勞動(dòng)合同、離職證明、獎(jiǎng)懲記錄等）；2.開具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通過機(jī)要通道或指定快遞（如EMS）寄送，禁止員工個(gè)人攜帶檔案。（二）社保與公積金減員社保：在員工離職當(dāng)月15日前完成減員申報(bào)（避免多繳或少繳）；公積金：離職后30日內(nèi)辦理封存或轉(zhuǎn)移，員工可憑離職證明、身份證等材料申請(qǐng)?zhí)崛。ň唧w按當(dāng)?shù)卣邎?zhí)行）。七、特殊場(chǎng)景處理指引（一）“急辭”（員工未按通知期離職）若員工因突發(fā)情況需提前離職，企業(yè)可：1.與員工協(xié)商縮短通知期，按實(shí)際出勤天數(shù)結(jié)算薪資；2.若員工強(qiáng)行離職且未完成交接，企業(yè)可暫扣未結(jié)算薪資（需在離職證明中注明“因工作交接未完成，薪資暫緩發(fā)放”，但需在糾紛解決后3日內(nèi)支付）。（二）辭退爭(zhēng)議處理企業(yè)因員工違紀(jì)、績(jī)效不達(dá)標(biāo)等原因辭退時(shí)，需：1.保留書面證據(jù)（如違紀(jì)通知書、績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃、員工簽字確認(rèn)的記錄）；2.提前30日書面通知員工（或支付1個(gè)月工資作為代通知金）；3.若員工對(duì)辭退結(jié)果有異議，HR需引導(dǎo)其通過勞動(dòng)仲裁或協(xié)商解決，避免激化矛盾。（三）涉密崗位離職涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)的崗位，需：1.離職前簽訂《保密承諾書》，明確保密期限及違約責(zé)任；2.競(jìng)業(yè)限制人員需按月支付競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金（期限不超過2年），并要求員工定期匯報(bào)就業(yè)情況。八、流程優(yōu)化與風(fēng)險(xiǎn)防控建議（一）流程標(biāo)準(zhǔn)化：模板與工具制定《離職申請(qǐng)單》《工作交接清單》《離職證明》等標(biāo)準(zhǔn)化模板，避免版本混亂；引入OA系統(tǒng)或HRSaaS工具（如釘釘、企業(yè)微信），實(shí)現(xiàn)離職流程線上化，自動(dòng)觸發(fā)各環(huán)節(jié)審批提醒。（二）法律合規(guī)培訓(xùn)定期組織HR團(tuán)隊(duì)、直屬管理者學(xué)習(xí)《勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等法規(guī)，重點(diǎn)關(guān)注“三期”員工、醫(yī)療期員工的離職限制，避免違法解除勞動(dòng)關(guān)系。（三）離職面談：價(jià)值挖掘HR或第三方機(jī)構(gòu)可在員工離職后1周內(nèi)開展面談，通過結(jié)構(gòu)化問卷收集離職原因（如薪酬、管理、職業(yè)發(fā)展等），形成《離職分析報(bào)告