2026年合同發(fā)票管理實(shí)施細(xì)則總則為了加強(qiáng)公司合同與發(fā)票的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，防范法律風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。本細(xì)則適用于公司及下屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動(dòng)中涉及的合同簽訂、履行、變更、終止以及發(fā)票開具、取得、保管等相關(guān)管理活動(dòng)。公司合同與發(fā)票管理遵循合法合規(guī)、全面管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、責(zé)任明確的原則。合法合規(guī)是指嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度；全面管理是指對合同與發(fā)票管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控和管理；風(fēng)險(xiǎn)防控是指通過有效的管理措施，識別、評估和控制合同與發(fā)票管理過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)；責(zé)任明確是指明確各部門、各崗位在合同與發(fā)票管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保管理工作落實(shí)到位。合同管理合同簽訂前管理各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研和評估工作，收集和分析與合同相關(guān)的市場信息、對方當(dāng)事人的主體資格和資信狀況等資料。在進(jìn)行重要合同項(xiàng)目的洽談前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同的可行性、合法性和效益性進(jìn)行論證，形成書面報(bào)告。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，法務(wù)部門應(yīng)對業(yè)務(wù)部門提出的法律問題提供專業(yè)意見和建議。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，包括價(jià)格、付款方式、結(jié)算時(shí)間等，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司的財(cái)務(wù)管理制度和預(yù)算要求。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)對合同的資金安排進(jìn)行評估，提出合理的資金籌措和使用建議。合同文本原則上應(yīng)采用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，如無適用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、無歧義。合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本連同相關(guān)資料一并提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審查。法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審查工作，并提出審查意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同文本符合公司的要求。合同簽訂管理合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對方當(dāng)事人提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)資料，核實(shí)對方當(dāng)事人的主體資格和授權(quán)范圍。對于重要合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過實(shí)地考察、查詢工商登記信息等方式對對方當(dāng)事人的資信狀況進(jìn)行調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況和信譽(yù)情況。合同應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代表簽訂合同時(shí)，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)的范圍和期限，確保授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交公司檔案室存檔，一份交財(cái)務(wù)部門作為付款的依據(jù)，一份留業(yè)務(wù)部門自行保管。合同履行管理業(yè)務(wù)部門是合同履行的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，同時(shí)監(jiān)督對方當(dāng)事人履行合同義務(wù)。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，記錄合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，付款前應(yīng)審核相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料是否齊全、合規(guī)。對于不符合合同約定或公司財(cái)務(wù)制度的付款申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。在合同履行過程中，如出現(xiàn)對方當(dāng)事人違約的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對方當(dāng)事人承擔(dān)違約責(zé)任。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將違約情況報(bào)告法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，共同研究解決方案。如因不可抗力或其他客觀原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)書面通知對方當(dāng)事人，并收集和提供相關(guān)證明材料。雙方應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定協(xié)商解決合同的變更或終止問題。合同變更與終止管理在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的履行期限等條款。合同變更協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂前的審查程序?qū)⒆兏鼌f(xié)議提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審查，經(jīng)審查通過后方可簽訂。在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同約定的終止條件或法律規(guī)定的終止情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)書面通知對方當(dāng)事人，終止合同的履行。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同財(cái)務(wù)部門對合同的履行情況進(jìn)行清算，確保雙方的權(quán)利義務(wù)得到妥善處理。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止的情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。合同變更或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更或終止協(xié)議原件交公司檔案室存檔，并通知財(cái)務(wù)部門調(diào)整相關(guān)的財(cái)務(wù)賬目。發(fā)票管理發(fā)票開具管理在銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)對外收取款項(xiàng)時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息和實(shí)際業(yè)務(wù)情況開具發(fā)票。開具發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。對于增值稅專用發(fā)票的開具，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。開具發(fā)票后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票及時(shí)送達(dá)客戶，并取得客戶的簽收確認(rèn)。如因客戶原因需要退換發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，按照相關(guān)規(guī)定辦理退換發(fā)票手續(xù)。發(fā)票取得管理各業(yè)務(wù)部門在采購商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)向收款方索取發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的開具方應(yīng)與實(shí)際收款方一致。業(yè)務(wù)部門取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)對發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的票面信息、發(fā)票的開具時(shí)間、發(fā)票的金額等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。業(yè)務(wù)部門將審核無誤的發(fā)票連同相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證一并提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家稅法和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定對發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合規(guī)性、與業(yè)務(wù)的相關(guān)性、發(fā)票的抵扣聯(lián)是否符合抵扣條件等內(nèi)容。對于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕接收，并要求業(yè)務(wù)部門重新取得合規(guī)發(fā)票。發(fā)票保管管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票保管崗位，負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票保管臺賬，記錄發(fā)票的領(lǐng)購、開具、作廢、繳銷等情況，確保發(fā)票的安全和完整。對于空白發(fā)票，發(fā)票保管人員應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，存放在專門的保險(xiǎn)柜中，確保發(fā)票不被盜用、丟失或損壞。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。在發(fā)票保管過程中，如發(fā)生發(fā)票被盜、丟失等情況，發(fā)票保管人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)失，同時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。發(fā)票認(rèn)證與抵扣管理對于取得的增值稅專用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。認(rèn)證方式可選擇網(wǎng)上認(rèn)證或到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳進(jìn)行認(rèn)證。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立增值稅專用發(fā)票認(rèn)證臺賬，記錄發(fā)票的認(rèn)證情況，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、認(rèn)證時(shí)間、認(rèn)證結(jié)果等內(nèi)容。對于認(rèn)證不符或無法認(rèn)證的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，查明原因并要求其重新開具發(fā)票。經(jīng)認(rèn)證相符的增值稅專用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家稅法的規(guī)定進(jìn)行抵扣。在進(jìn)行抵扣時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票的抵扣聯(lián)與發(fā)票聯(lián)內(nèi)容一致，抵扣金額與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，按時(shí)報(bào)送增值稅納稅申報(bào)表和相關(guān)附表，準(zhǔn)確計(jì)算應(yīng)納稅額。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同與發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括合同的簽訂、履行、變更、終止是否符合公司的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求；發(fā)票的開具、取得、保管、認(rèn)證與抵扣等環(huán)節(jié)是否規(guī)范、合規(guī)；合同與發(fā)票管理過程中是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患等。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，明確審計(jì)的范圍、方法和程序。在審計(jì)過程中，應(yīng)收集充分的審計(jì)證據(jù)，形成審計(jì)工作底稿，并對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析和評估。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，提出改進(jìn)建議和意見。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，并將整改情況書面報(bào)告內(nèi)部審計(jì)部門。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。日常監(jiān)督檢查各部門應(yīng)定期對本部門的合同與發(fā)票管理情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，各部門應(yīng)積極配合公司組織的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)的資料和信息。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同與發(fā)票的日常審核和監(jiān)督，定期對合同執(zhí)行情況和發(fā)票使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行處理。法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同的法律風(fēng)險(xiǎn)防范和監(jiān)督，定期對合同的合法性進(jìn)行檢查，為公司的合同管理提供法律支持和保障。公司應(yīng)建立合同與發(fā)票管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或不定期地對各部門的合同與發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括合同與發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、合同與發(fā)票管理檔案的完整性、合同與發(fā)票管理流程的規(guī)范性等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。對違反合同與發(fā)票管理制度的行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。責(zé)任追究合同管理責(zé)任追究在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，因業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員的故意或重大過失，導(dǎo)致合同出現(xiàn)糾紛、公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、辭退等，具體責(zé)任追究措施根據(jù)情節(jié)輕重和損失大小確定。業(yè)務(wù)部門未按照規(guī)定進(jìn)行合同前期調(diào)研和評估，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)無法及時(shí)識別和防范的；未按照規(guī)定對合同文本進(jìn)行起草和審核，導(dǎo)致合同條款存在重大漏洞或法律風(fēng)險(xiǎn)的；未按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，導(dǎo)致對方當(dāng)事人追究違約責(zé)任的；未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理合同履行中出現(xiàn)的問題，導(dǎo)致合同糾紛擴(kuò)大化的等情況，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。發(fā)票管理責(zé)任追究在發(fā)票開具、取得、保管、認(rèn)證與抵扣等過程中，因財(cái)務(wù)部門或相關(guān)人員的故意或重大過失，導(dǎo)致發(fā)票管理出現(xiàn)問題、公司遭受稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、辭退等，具體責(zé)任追究措施根據(jù)情節(jié)輕重和損失大小確定。財(cái)務(wù)部門未按照規(guī)定開具發(fā)票，導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)處罰的；未按照規(guī)定對發(fā)票進(jìn)行審核和認(rèn)證，導(dǎo)致不符合規(guī)定的發(fā)票進(jìn)行抵扣，給公