PAGE申請(qǐng)規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本規(guī)范檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，保證檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。3.熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保證檔案質(zhì)量。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、投標(biāo)書等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、科研成果、專利證書等。6.公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。7.公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的保管和利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的編號(hào)、名稱、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。(三)檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；如保管環(huán)境不符合要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3.建立檔案檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱與其工作相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有專人陪同。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄等）、利用份數(shù)等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和未來利用價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，簽署審核意見。對(duì)于同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。3.檔案管理部門按照《檔案銷毀清單》對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)等管理。2.電子檔案管理：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱、下載等功能。3.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（三）信息化管理要