PAGE工程檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運營管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造以及項目竣工驗收、結(jié)算審計等提供可靠依據(jù)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于工程項目的前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖以及與工程相關(guān)的其他文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范，符合工程實際。4.及時性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密以及國家機密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項目部門的檔案管理工作，對檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)和考核。3.參與工程項目的重要會議和活動，及時收集、整理與工程相關(guān)的文件資料。4.負(fù)責(zé)對工程項目檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料的接收、整理、分類、編目、存儲、保管和利用等工作。5.定期對工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，辦理工程檔案的移交手續(xù)。（二）工程項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在工程建設(shè)過程中，督促各參建單位做好各自范圍內(nèi)的檔案管理工作，確保工程檔案符合要求。4.配合公司檔案管理部門做好工程檔案的審核、驗收和移交工作。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位（包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）應(yīng)建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照合同要求和國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并確保檔案資料的質(zhì)量。3.在工程竣工驗收前，將整理好的工程檔案提交給工程項目部門審核，經(jīng)審核合格后，按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程驗收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)的竣工圖，應(yīng)與工程實際相符，并加蓋竣工圖章。6.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與工程相關(guān)的文件資料：如工程合同、協(xié)議、往來信函、會議紀(jì)要、工程照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集各類文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并保證其真實性和可讀性。3.對于外來文件，如上級部門的批復(fù)、設(shè)計單位的圖紙等，應(yīng)及時登記、簽收，并妥善保管。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成的特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照工程項目的不同階段、不同專業(yè)進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序排列。3.工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式，確保兩種載體檔案的一致性和完整性。（四）整理方法1.分類：按照工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、竣工驗收文件等類別進(jìn)行一級分類，然后在每一類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類。例如，施工文件可分為施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工物資文件、施工測量記錄、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、施工試驗記錄及檢測報告、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷。案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照一定的順序排列，一般應(yīng)遵循批復(fù)在前、請示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后，主件在前、附件在后等原則。卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.編目：編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫工程名稱、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容；卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等欄目；備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改情況及其他需要說明的事項。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項目部門應(yīng)在工程竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔的工程檔案應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)包括檔案的類別、案卷題名、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)對接收歸檔的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或不符合要求的，應(yīng)及時退回工程項目部門補充完善。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要包括工程項目的立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗收備案表等重要文件。長期保存的檔案保管期限為[X]年，主要包括工程設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等與工程建設(shè)密切相關(guān)的文件。短期保存的檔案保管期限為[X]年，主要包括工程建設(shè)過程中的一般性文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志等。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定以及公司實際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類排列，便于查找和利用。檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的庫房內(nèi)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運營管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造、項目竣工驗收、結(jié)算審計等工作需要，可查閱、利用工程檔案。外部單位因工作需要查閱公司工程檔案時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息，并在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱電子檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行操作，不得對電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱工程檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人姓名、所在單位、歸還日期等信息。登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已超過保管期限的工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，既要保證檔案的安全保管，又要合理剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行全面審查，結(jié)合公司實際情況和國家有關(guān)規(guī)定，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于涉及重要工程信息、技術(shù)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點鑒定，確保檔案的安全性和保密性。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，對檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案的類別、案卷題名、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強對工程檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)工程檔案紙質(zhì)文件和電子文件的數(shù)字化錄入，支持批量錄入和單個錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案存儲：對錄入的工程檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，支持多種存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按工程名稱、項目名稱、檔案類別、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。4.檔案利用：支持檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，用戶可根據(jù)權(quán)限進(jìn)行操作，同時系統(tǒng)記錄檔案利用情況，便于統(tǒng)計和管理。5.檔案管理：實現(xiàn)對工程檔案的分類管理、編目管理、保管期限管理、鑒定銷毀管理等功能，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。6.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，保障工程檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和軟件，確保信息化管理系統(tǒng)的正常運行。2.加強對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。3.建立健全信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化管理流程，確保檔案信息的安全和有效利用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各工程項目部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立工程檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各工程項目部門和參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效果等方面?？己嗽u價結(jié)果作為公司對各部門和參建單位獎懲的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于檔案管理工作成績突出