PAGE檔案工作制度流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開發(fā)利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，參與公司重大活動(dòng)和決策的檔案服務(wù)。6.監(jiān)督檢查公司各部門檔案管理工作，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。2.按照公司檔案管理制度和分類方案，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。3.配合綜合管理部做好檔案的歸檔、鑒定、銷毀等工作，及時(shí)向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部申請(qǐng)查閱利用檔案，確保檔案利用的合理性和規(guī)范性。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等檔案材料。3.會(huì)計(jì)檔案指公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。4.人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資待遇、培訓(xùn)等人事管理相關(guān)檔案。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目管理檔案、物資采購(gòu)檔案等，記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方式。2.全宗號(hào)：暫定為“[公司簡(jiǎn)稱首字母大寫]”，代表公司檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如文書檔案目錄號(hào)為“01”，科技檔案目錄號(hào)為“02”，會(huì)計(jì)檔案目錄號(hào)為“03”，人事檔案目錄號(hào)為“04”，業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)為“05”等。4.案卷號(hào)：按照檔案整理順序，每一案卷編一個(gè)順序號(hào)，從“001”開始連續(xù)編號(hào)。5.件號(hào)：在同一案卷內(nèi)，每份文件編一個(gè)順序號(hào)，從“001”開始連續(xù)編號(hào)。（三）示例如一份文書檔案，屬于公司行政部門2023年第1號(hào)文件，其編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱首字母大寫]01001001四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2..公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。4.公司舉辦重大活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的相關(guān)文件材料。5.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門形成的檔案，并確保檔案材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)收集歸檔，不得積壓或延誤。3.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集齊全后，交綜合管理部歸檔。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司的檔案材料全部移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交綜合管理部。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和組卷。3.便于保管和利用，確保檔案整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的分類方法進(jìn)行整理。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)。編制案卷封面，注明案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息。2.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，按項(xiàng)目進(jìn)展階段或?qū)I(yè)系統(tǒng)整理歸檔。對(duì)圖紙、圖表等進(jìn)行折疊、裝訂，標(biāo)注圖號(hào)、標(biāo)題、比例尺等信息。編制科技檔案目錄，包括項(xiàng)目名稱、檔案編號(hào)、文件題名、日期等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、憑證張數(shù)等。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，妥善保管。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂，編寫目錄。4.人事檔案按照干部檔案和工人檔案分別整理，每類檔案再按個(gè)人基本情況、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等類別細(xì)分。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄，裝入檔案袋。建立人事檔案索引，便于快速查找和利用。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案可按客戶、項(xiàng)目、市場(chǎng)活動(dòng)等分類；客戶服務(wù)檔案可按客戶投訴、咨詢、回訪等分類。對(duì)業(yè)務(wù)檔案中的文件、記錄、報(bào)表等進(jìn)行編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合管理部歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)周期及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案內(nèi)容完整、分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部。3.各部門將檔案移交清單及檔案一并送至綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。4.核對(duì)無(wú)誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案歸檔手續(xù)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。不得將檔案隨意堆放、折疊或損壞，確保檔案的原始面貌。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和查閱限制等措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，非經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)印或傳播檔案信息。3.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。4.對(duì)于因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、工作證明等需要查閱個(gè)人檔案的。3.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等合法事由需要查閱公司檔案的，但須經(jīng)公司批準(zhǔn)。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將申請(qǐng)表交綜合管理部檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容查找檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱人在檔案管理人員指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取檔案內(nèi)容。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案。2.個(gè)人查閱員工本人填寫個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員核實(shí)身份后，為員工提供個(gè)人檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.外部查閱外部單位查閱公司檔案，需提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。公司收到申請(qǐng)函后，由綜合管理部審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，綜合管理部與外部單位簽訂檔案查閱協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)在公司指定人員陪同下進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得拍照、復(fù)印或傳播檔案信息。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案。（三）利用期限1.內(nèi)部查閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)利用期限，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.個(gè)人查閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，不得轉(zhuǎn)借他人。3.外部查閱檔案的利用期限按照查閱協(xié)議執(zhí)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員代表和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證價(jià)值等。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案形成的背景、來(lái)源、內(nèi)容等因素，綜合評(píng)估檔案價(jià)值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀理由等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類編目、權(quán)限管理、查詢統(tǒng)計(jì)、備份恢復(fù)等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)已歸檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案信息管理系統(tǒng)的要求，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.錄入過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)