PAGE規(guī)范公司視頻會議制度一、總則（一）目的為了提高公司視頻會議的效率和質(zhì)量，規(guī)范視頻會議的組織和管理，確保視頻會議能夠順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)之間通過視頻會議系統(tǒng)召開的各類會議。（三）基本原則1.高效便捷原則：充分利用視頻會議系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高會議效率，減少會議成本，確保信息及時、準(zhǔn)確傳達。2.規(guī)范有序原則：明確視頻會議的組織流程、參會人員職責(zé)等，確保會議規(guī)范、有序進行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保視頻會議信息安全，防止信息泄露。二、視頻會議系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)維護1.公司指定專人負責(zé)視頻會議系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對視頻會議系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.對視頻會議系統(tǒng)的軟件、硬件進行升級和更新，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要。（二）賬號管理1.視頻會議系統(tǒng)賬號由公司統(tǒng)一分配和管理，各部門、各分支機構(gòu)不得擅自設(shè)立賬號。2.賬號申請人需填寫《視頻會議系統(tǒng)賬號申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至公司視頻會議系統(tǒng)管理部門進行賬號開通。3.賬號申請人應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全隱患，應(yīng)及時通知公司視頻會議系統(tǒng)管理部門進行處理。（三）數(shù)據(jù)備份1.視頻會議系統(tǒng)管理部門應(yīng)定期對會議數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)包括會議記錄、參會人員名單、會議文件等重要信息，以便在需要時進行查閱和恢復(fù)。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。三、視頻會議組織與安排（一）會議發(fā)起1.各部門、各分支機構(gòu)如需召開視頻會議，應(yīng)提前填寫《視頻會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。2.《視頻會議申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至公司辦公室進行統(tǒng)籌安排。3.公司辦公室根據(jù)會議申請情況，合理安排視頻會議時間和會議室資源，并及時通知相關(guān)部門和人員。（二）會議通知1.公司辦公室應(yīng)在視頻會議召開前[X]小時，通過郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等。2.參會人員應(yīng)及時查看會議通知，確認(rèn)是否能夠參加會議。如因特殊情況無法參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并說明原因。3.會議組織者應(yīng)在會議召開前[X]分鐘，再次提醒參會人員會議時間和相關(guān)要求，確保參會人員按時參加會議。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備會議資料、調(diào)試視頻會議設(shè)備、測試網(wǎng)絡(luò)連接等。2.會議資料應(yīng)包括會議議程、匯報材料、討論議題等，確保參會人員能夠提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.視頻會議設(shè)備應(yīng)提前進行調(diào)試，確保圖像清晰、聲音正常、網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題，應(yīng)及時通知公司視頻會議系統(tǒng)管理部門進行處理。（四）會議主持1.視頻會議由會議組織者指定的人員擔(dān)任主持人，主持人應(yīng)具備良好的溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力，能夠有效地引導(dǎo)會議進程。2.主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和參會人員情況，在會議開始時簡要介紹會議目的、議程和要求，確保會議順利進行。3.在會議過程中，主持人應(yīng)合理控制會議時間，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，避免出現(xiàn)跑題、超時等情況。（五）會議記錄1.視頻會議應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄，會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論結(jié)果、決議事項等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠如實反映會議情況。會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，并形成會議紀(jì)要。3.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核后，發(fā)送至參會人員和相關(guān)部門，作為會議決策和工作安排的依據(jù)。四、參會人員職責(zé)（一）參會人員基本要求1.參會人員應(yīng)按時參加視頻會議，不得遲到、早退或無故缺席。如因特殊情況無法參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并說明原因。2.參會人員應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保能夠在會議中積極發(fā)言，參與討論。3.參會人員應(yīng)保持良好的會議紀(jì)律，不得在會議期間隨意走動、接聽電話、發(fā)送信息等，以免影響會議秩序。（二）主持人職責(zé)1.負責(zé)會議的組織和主持工作，確保會議按照預(yù)定議程順利進行。2.引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，控制會議時間和節(jié)奏，避免出現(xiàn)跑題、超時等情況。3.對會議討論結(jié)果進行總結(jié)和歸納，形成會議決議，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點。（三）參會人員職責(zé)1.認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。2.按照會議要求提供相關(guān)資料和信息，確保會議討論的準(zhǔn)確性和全面性。3.遵守會議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話或進行人身攻擊。4.對會議決議進行認(rèn)真落實，按時完成工作任務(wù)，并及時向會議組織者反饋工作進展情況。（四）會議記錄人員職責(zé)1.負責(zé)會議記錄工作，認(rèn)真記錄會議發(fā)言、討論結(jié)果、決議事項等內(nèi)容。2.確保會議記錄準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠如實反映會議情況。會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，并形成會議紀(jì)要。3.將會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送至參會人員和相關(guān)部門，作為會議決策和工作安排的依據(jù)。五、會議紀(jì)律與要求（一）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，提前進入視頻會議室，做好會議準(zhǔn)備工作。2.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，不得隨意走動、接聽電話、發(fā)送信息等，以免影響會議秩序。3.參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話或進行人身攻擊。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達自己的觀點。4.會議期間，不得進行與會議無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻等。（二）會議要求1.參會人員應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保能夠在會議中積極發(fā)言，參與討論。2.會議發(fā)言應(yīng)簡潔明了，重點突出，避免冗長和無關(guān)的內(nèi)容。3.會議討論應(yīng)圍繞會議主題進行，不得偏離主題或進行無關(guān)的爭論。4.會議決議應(yīng)明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保能夠得到有效落實。六、會議后續(xù)工作（一）會議紀(jì)要整理與分發(fā)1.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，并形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議發(fā)言、討論結(jié)果、決議事項等內(nèi)容。2.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送至參會人員和相關(guān)部門，作為會議決策和工作安排的依據(jù)。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，了解會議決議和工作要求，并按照要求及時落實相關(guān)工作。（二）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議明確的責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求，制定具體的工作計劃和措施，確保決議得到有效執(zhí)行。2.公司辦公室應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握工作進展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。3.對于未能按時完成會議決議的部門和責(zé)任人，公司辦公室應(yīng)及時進行督促和提醒，并將執(zhí)行情況納入績效考核體系。（三）會議資料歸檔1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，將會議資料進行整理和歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀(jì)要等。2.會議資料應(yīng)按照時間