企業(yè)員工離職流程規(guī)范及操作指引一、指引目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)員工離職管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，保障企業(yè)運(yùn)營秩序與員工合法權(quán)益，特制定本指引。本指引適用于企業(yè)全體勞動(dòng)合同制員工（含試用期員工）的離職管理，勞務(wù)派遣、實(shí)習(xí)人員離職可參照本指引，結(jié)合合作協(xié)議另行約定。二、離職類型及場(chǎng)景界定（一）主動(dòng)離職（員工提出解除勞動(dòng)關(guān)系）員工因個(gè)人職業(yè)規(guī)劃、家庭安排、健康因素等原因，主動(dòng)向企業(yè)提出離職。其中：試用期員工：需提前3個(gè)自然日以書面形式告知用人單位；正式員工：需提前30個(gè)自然日提交書面離職申請(qǐng)（若崗位涉及核心業(yè)務(wù)或商業(yè)秘密，可按勞動(dòng)合同約定延長通知期，但最長不超過法律規(guī)定上限）。（二）被動(dòng)離職（企業(yè)提出解除勞動(dòng)關(guān)系）企業(yè)基于合規(guī)性考量或管理需要終止勞動(dòng)關(guān)系，包含以下情形：過失性辭退：員工嚴(yán)重違反企業(yè)規(guī)章制度（如曠工、營私舞弊、泄露商業(yè)秘密等）、被依法追究刑事責(zé)任等，企業(yè)可立即解除勞動(dòng)合同；無過失性辭退：員工因患病醫(yī)療期滿后無法勝任原工作、經(jīng)調(diào)崗仍無法勝任，或企業(yè)因客觀情況重大變化（如業(yè)務(wù)調(diào)整、組織架構(gòu)優(yōu)化）導(dǎo)致勞動(dòng)合同無法履行且協(xié)商變更無果的，企業(yè)需提前30日書面通知員工或支付代通知金后解除合同；協(xié)商解除：企業(yè)與員工就離職達(dá)成一致，雙方簽署《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書》，明確離職時(shí)間、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)葍?nèi)容。（三）勞動(dòng)合同終止勞動(dòng)合同期滿，企業(yè)或員工一方明確表示不續(xù)簽；員工達(dá)到法定退休年齡、開始依法享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇；員工死亡、被人民法院宣告死亡或失蹤；企業(yè)依法破產(chǎn)、吊銷營業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉等。三、離職流程操作步驟（一）離職意向溝通1.員工發(fā)起溝通：員工可通過面對(duì)面交流、郵件等方式，向直屬上級(jí)或HR初步表達(dá)離職意向。溝通中需說明離職原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭因素等），便于企業(yè)判斷是否啟動(dòng)挽留機(jī)制。2.企業(yè)挽留評(píng)估：直屬上級(jí)或HR需結(jié)合員工崗位重要性、績效表現(xiàn)、團(tuán)隊(duì)貢獻(xiàn)度等，評(píng)估挽留價(jià)值。對(duì)核心人才或高潛力員工，可通過職業(yè)發(fā)展規(guī)劃調(diào)整、薪酬福利優(yōu)化、工作內(nèi)容重構(gòu)等方式嘗試挽留；若員工去意已決，需明確告知后續(xù)流程要求。（二）離職申請(qǐng)?zhí)峤粏T工需填寫《離職申請(qǐng)表》（模板見附件），內(nèi)容應(yīng)包含：基本信息：姓名、部門、崗位、入職時(shí)間；離職類型：主動(dòng)/被動(dòng)/合同終止；離職日期：擬離職時(shí)間（需符合通知期要求）；工作交接計(jì)劃：擬交接的工作內(nèi)容、對(duì)接人、預(yù)計(jì)完成時(shí)間。申請(qǐng)表經(jīng)員工簽字后，提交至直屬上級(jí)。若員工因特殊原因無法書面提交，可通過郵件申請(qǐng)并留存記錄，后續(xù)補(bǔ)交書面材料。（三）審批流程管理1.直屬上級(jí)初審：上級(jí)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)審核：離職日期是否符合通知期要求；工作交接計(jì)劃是否清晰可行；員工在職期間是否存在未結(jié)事項(xiàng)（如借款、項(xiàng)目未收尾等）。初審?fù)ㄟ^后，簽署意見并轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人需在3個(gè)工作日內(nèi)審批，結(jié)合部門工作安排評(píng)估：離職對(duì)團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)的影響程度；是否需協(xié)調(diào)其他資源保障工作連續(xù)性；對(duì)員工在職表現(xiàn)的綜合評(píng)價(jià)。審批通過后，轉(zhuǎn)至HR部門。3.HR部門審核：HR需在3個(gè)工作日內(nèi)完成合規(guī)性審核：勞動(dòng)合同履行情況（如服務(wù)期協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等）；考勤、績效、薪酬福利的結(jié)算依據(jù)；離職類型的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（如被動(dòng)離職是否符合法定條件）。審核通過后，確定最終離職日期，反饋給員工及相關(guān)部門。（四）工作交接實(shí)施1.交接內(nèi)容清單：員工需與對(duì)接人共同梳理交接內(nèi)容，包含但不限于：未完成工作任務(wù)：項(xiàng)目進(jìn)度、客戶需求、待辦事項(xiàng)等；資料文檔：電子文件、紙質(zhì)檔案、操作手冊(cè)、密碼權(quán)限（如系統(tǒng)賬號(hào)、服務(wù)器密碼等）；資產(chǎn)物品：辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）、工牌、鑰匙、辦公用品等；外部關(guān)系：客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的對(duì)接人及合作細(xì)節(jié)。2.交接方式與期限：交接方式：優(yōu)先采用面對(duì)面交接，輔以文檔說明、操作演示；涉及復(fù)雜業(yè)務(wù)的，可安排1-2次專項(xiàng)培訓(xùn)；交接期限：普通崗位不超過5個(gè)工作日，核心崗位（如技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)主管）不超過15個(gè)工作日（具體可根據(jù)崗位重要性調(diào)整，但需在離職申請(qǐng)中明確）。3.交接確認(rèn)：交接完成后，員工與對(duì)接人需共同簽署《工作交接清單》，經(jīng)直屬上級(jí)、HR部門確認(rèn)后存檔。清單需明確“交接內(nèi)容已完整移交，無遺漏或爭(zhēng)議”。（五）離職手續(xù)辦理1.薪資結(jié)算：結(jié)算周期：離職當(dāng)月工資按實(shí)際出勤天數(shù)結(jié)算，于企業(yè)常規(guī)發(fā)薪日發(fā)放；結(jié)算內(nèi)容：基本工資、績效獎(jiǎng)金、加班費(fèi)、未休年休假工資（若有）、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（協(xié)商解除或無過失性辭退時(shí)按法律規(guī)定支付）；扣款項(xiàng)：需扣除的借款、違規(guī)罰款（需有制度依據(jù)）、社保公積金個(gè)人繳納部分。2.社保公積金處理：停繳時(shí)間：離職當(dāng)月社保公積金正常繳納，次月起停繳（若離職日期為當(dāng)月15日前，部分地區(qū)可協(xié)商當(dāng)月停繳，需提前告知員工）；轉(zhuǎn)移手續(xù)：員工需提供新單位或戶籍地公積金、社保接收賬戶信息，HR在15個(gè)工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)移（若員工暫無接收方，可指導(dǎo)其辦理個(gè)人繳納或封存）。3.離職證明開具：開具時(shí)間：員工辦理完離職手續(xù)后，HR需1個(gè)工作日內(nèi)開具《離職證明》，內(nèi)容應(yīng)包含：姓名、身份證號(hào)（脫敏處理）、崗位、入職與離職日期、勞動(dòng)關(guān)系解除/終止原因（需客觀描述，如“勞動(dòng)合同期滿終止”“個(gè)人原因辭職”）；法律效力：離職證明是員工入職新單位的必要文件，企業(yè)不得拒絕開具，否則需承擔(dān)賠償責(zé)任。4.檔案與物品管理：檔案轉(zhuǎn)移：員工需提供檔案接收地址（如新單位、戶籍地人才中心），HR在1個(gè)月內(nèi)通過機(jī)要通道或EMS轉(zhuǎn)遞檔案；物品歸還：員工需歸還所有企業(yè)資產(chǎn)，填寫《物品歸還清單》，經(jīng)IT、行政等部門確認(rèn)后，方可辦理后續(xù)手續(xù)。（六）離職后跟進(jìn)1.離職面談：HR或直屬上級(jí)需在員工離職前1個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行面談，內(nèi)容包括：離職原因的深度了解（區(qū)分真實(shí)原因與表面理由）；對(duì)企業(yè)管理、文化、流程的建議；競(jìng)業(yè)限制或保密協(xié)議的再次提醒（若有）。面談需形成《離職面談?dòng)涗洷怼?，存檔備查。2.競(jìng)業(yè)限制履行：企業(yè)義務(wù)：若員工簽署《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》，企業(yè)需在離職后按月支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（標(biāo)準(zhǔn)不低于員工離職前12個(gè)月平均工資的30%，且不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY）；員工義務(wù)：員工需遵守協(xié)議約定，不得在競(jìng)業(yè)限制期內(nèi)（最長2年）入職競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)或從事同類業(yè)務(wù)，否則需承擔(dān)違約金及賠償責(zé)任。3.員工關(guān)系維護(hù)：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀、離職原因?qū)俾殬I(yè)發(fā)展類的員工，可納入企業(yè)“人才庫”，通過行業(yè)活動(dòng)、節(jié)日問候等方式保持聯(lián)系，為未來人才回流或業(yè)務(wù)合作留有余地。四、各部門職責(zé)分工（一）人力資源部門（HR）流程統(tǒng)籌：制定、更新離職流程，指導(dǎo)員工與部門完成各環(huán)節(jié)操作；合規(guī)管理：審核離職類型的合法性，確保離職證明、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)确蟿趧?dòng)法律法規(guī)；手續(xù)辦理：薪資結(jié)算、社保公積金轉(zhuǎn)移、檔案管理、離職證明開具；風(fēng)險(xiǎn)防控：處理離職糾紛，參與勞動(dòng)仲裁或訴訟的證據(jù)準(zhǔn)備。（二）用人部門離職溝通：與員工溝通離職意向，評(píng)估挽留價(jià)值，提出部門審批意見；工作交接：指定交接人，監(jiān)督交接過程，確保工作連續(xù)性；離職面談：了解員工真實(shí)訴求，反饋管理建議至HR部門。（三）財(cái)務(wù)部門薪資結(jié)算：根據(jù)HR提供的考勤、績效數(shù)據(jù)，完成工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)償金的核算與發(fā)放；費(fèi)用清算：核對(duì)員工借款、報(bào)銷等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，完成扣款或退款。（四）IT部門權(quán)限回收：離職前1個(gè)工作日內(nèi)，回收員工系統(tǒng)賬號(hào)、郵件權(quán)限、服務(wù)器訪問權(quán)限；設(shè)備管理：協(xié)助行政部門回收電腦、打印機(jī)等IT設(shè)備，確保數(shù)據(jù)清除（需員工確認(rèn)數(shù)據(jù)已備份）。（五）行政部門資產(chǎn)回收：驗(yàn)收員工歸還的辦公用品、工牌、鑰匙等，更新資產(chǎn)臺(tái)賬；場(chǎng)地管理：注銷員工門禁權(quán)限、工位使用資格。五、注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避辭退合規(guī)性：無過失性辭退需滿足“醫(yī)療期滿/不勝任工作/客觀情況變化”+“協(xié)商變更無果”的條件，否則易被認(rèn)定為違法解除，需支付2倍經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金；離職證明規(guī)范：不得在離職證明中添加負(fù)面評(píng)價(jià)（如“因違紀(jì)辭退”），否則可能侵犯員工名譽(yù)權(quán)；工資結(jié)算時(shí)效：離職員工工資需在解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)一次性結(jié)清，若企業(yè)延遲支付，需承擔(dān)滯納金或賠償金。（二）溝通技巧提升挽留溝通：避免“畫餅”式承諾，需結(jié)合企業(yè)實(shí)際資源，提出切實(shí)可行的職業(yè)發(fā)展方案；離職面談：保持中立態(tài)度，多用開放性問題（如“你認(rèn)為公司哪些流程可以優(yōu)化？”），避免讓員工產(chǎn)生被批判感。（三）文檔管理要求所有離職相關(guān)文檔（申請(qǐng)表、交接清單、面談?dòng)涗?、離職證明等）需存檔至少2年，以備勞動(dòng)監(jiān)察或仲裁時(shí)舉證；電子文檔需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)文檔需專柜保管，確保信息安全。（四）特殊情況處理員工突然離職：若員工未按流程申請(qǐng)離職且失聯(lián)，企業(yè)需通過郵件、短信等方式催告，要求其限期回崗或辦理手續(xù)；催告無果的，可按“嚴(yán)重違反規(guī)章制度”解除勞動(dòng)合同，并公示送達(dá)；拒不交接工作：企業(yè)可暫停薪資結(jié)算（但需保