人事檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)為規(guī)范人事檔案管理工作，確保員工檔案信息真實(shí)、完整、安全，同時(shí)提升檔案利用效率，服務(wù)企業(yè)人力資源管理決策，特制定本操作手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)（或單位）內(nèi)部全體員工的人事檔案管理工作，涵蓋檔案收集、整理、審核、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、銷毀等全流程操作規(guī)范。一、職責(zé)分工人事檔案管理是多部門協(xié)同的系統(tǒng)性工作，各主體需明確職責(zé)、密切配合：（一）檔案管理部門作為人事檔案管理的核心責(zé)任主體，需統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，制定并優(yōu)化管理流程；指導(dǎo)各用人部門開展檔案材料收集工作；負(fù)責(zé)檔案的整理、審核、保管及安全防護(hù)；依規(guī)辦理檔案的借閱、轉(zhuǎn)遞、銷毀等業(yè)務(wù)；定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查與優(yōu)化，確保流程合規(guī)、檔案安全。（二）用人部門配合檔案管理部門完成員工檔案材料的收集與初步審核，及時(shí)移交新產(chǎn)生的人事材料（如崗位變動(dòng)通知、獎(jiǎng)懲文件等）；在員工入職、異動(dòng)、離職時(shí)，協(xié)助核實(shí)材料的真實(shí)性；向檔案管理部門反饋員工檔案相關(guān)的異常情況，配合處理檔案管理中的問題。（三）員工本人需如實(shí)提供個(gè)人檔案材料（如學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明等），確保材料真實(shí)有效；在個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷提升、婚姻狀況變更等），及時(shí)向所在部門提交更新材料；配合檔案管理部門完成檔案信息的核對(duì)與補(bǔ)充工作，對(duì)本人檔案材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。二、檔案管理流程（一）檔案收集人事檔案需涵蓋員工從入職到離職（或在職期間）的全周期材料，收集工作需遵循“及時(shí)、完整、真實(shí)”的原則：1.收集范圍入職類：入職申請(qǐng)表、學(xué)歷及學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、離職證明（或無業(yè)證明）、背景調(diào)查材料等；在職類：崗位變動(dòng)通知、績(jī)效考核材料、獎(jiǎng)懲文件、培訓(xùn)記錄、職稱/職業(yè)資格證書復(fù)印件等；離職類：離職申請(qǐng)表、離職交接清單、競(jìng)業(yè)協(xié)議（如有）等。2.收集方式與要求員工提交：新入職員工需在指定時(shí)間內(nèi)提交個(gè)人檔案材料，材料需為原件或加蓋公章的復(fù)印件；在職員工因個(gè)人信息變動(dòng)提交的材料，需由本人簽字確認(rèn)真實(shí)性。部門移交：用人部門在產(chǎn)生人事相關(guān)材料后，需在3個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門，移交時(shí)填寫《材料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。外部調(diào)取：如需從外部單位（如原工作單位、學(xué)校）調(diào)取檔案材料，由檔案管理部門出具《檔案調(diào)取函》，專人負(fù)責(zé)對(duì)接，確保材料合法合規(guī)獲取。收集過程中，需嚴(yán)格審核材料的完整性（如學(xué)歷證書需包含畢業(yè)證、學(xué)位證，缺一不可）、真實(shí)性（通過學(xué)信網(wǎng)、背景調(diào)查等方式驗(yàn)證）及規(guī)范性（材料需清晰可辨，不得涂改、偽造）。（二）檔案整理檔案整理需遵循“分類清晰、排序規(guī)范、裝訂牢固”的原則，確保檔案便于檢索與保管：1.分類按材料性質(zhì)或員工在職狀態(tài)分類，常見分類方式：按材料類型：分為入職材料、合同協(xié)議、考核獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)發(fā)展、離職材料等類別；按員工狀態(tài)：分為在職人員檔案、離職人員檔案（離職未滿2年需單獨(dú)保管，便于后續(xù)查閱）。2.排序與編號(hào)同一類別內(nèi)的材料，按時(shí)間倒序（最新材料在前）或重要性順序（如學(xué)歷材料優(yōu)先）排列；為每份材料編制唯一編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：?jiǎn)T工工號(hào)+材料類別代碼+序號(hào)，如G001-RZ-001），并在檔案目錄中記錄編號(hào)、材料名稱、形成時(shí)間。3.裝訂與裝盒將整理好的材料按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，使用無酸紙檔案袋或檔案盒存放，檔案盒封面標(biāo)注員工姓名、工號(hào)、部門、檔案類別及保管期限；檔案袋內(nèi)需放置《檔案材料目錄》，便于快速檢索。（三）檔案審核檔案審核是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為初審與復(fù)審：1.初審由檔案管理部門專員對(duì)新收集或移交的材料進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查：材料是否完整（如入職材料是否包含所有必填項(xiàng)）；材料是否真實(shí)（如學(xué)歷證書編號(hào)是否可通過學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證）；材料格式是否合規(guī)（如簽字、蓋章是否齊全，復(fù)印件是否清晰）。初審發(fā)現(xiàn)問題的，需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋至材料提交方（員工或用人部門），要求補(bǔ)充或更正；初審?fù)ㄟ^的，移交至復(fù)審環(huán)節(jié)。2.復(fù)審由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或指定專人進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審內(nèi)容包括：初審問題的整改情況；材料與員工實(shí)際情況的一致性（如崗位變動(dòng)材料與員工當(dāng)前崗位是否匹配）；檔案整體的邏輯性（如入職時(shí)間、離職時(shí)間與合同期限是否矛盾）。復(fù)審?fù)ㄟ^的，方可正式歸檔；復(fù)審未通過的，退回初審環(huán)節(jié)重新處理，直至符合要求。（四）檔案保管檔案保管需兼顧安全性與可及性，具體要求如下：1.保管場(chǎng)所檔案存放場(chǎng)所需滿足“五防”要求：防火（配備滅火器、煙感報(bào)警器）、防潮（安裝除濕機(jī)，濕度控制在45%-60%）、防盜（安裝門禁、監(jiān)控）、防磁（遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)設(shè)備）、防蟲（定期投放防蟲藥，檔案柜底部鋪防蟲墊）；同時(shí)，場(chǎng)所需通風(fēng)良好，避免陽光直射。2.保管設(shè)備檔案柜：采用鐵皮柜或智能檔案柜，分層存放檔案，柜內(nèi)放置干燥劑；特殊材料保管：涉密檔案、電子檔案（如掃描件）需存放在保險(xiǎn)柜或防磁柜中，確保信息安全。3.保管期限與臺(tái)賬管理保管期限：根據(jù)材料性質(zhì)確定，如員工勞動(dòng)合同、離職證明等需永久保管；績(jī)效考核材料、培訓(xùn)記錄等按10年保管；臺(tái)賬管理：建立《人事檔案管理臺(tái)賬》，記錄檔案編號(hào)、員工信息、保管位置、借閱記錄、移交記錄等；定期（每季度）對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（五）檔案利用檔案利用需在合規(guī)前提下開展，分為內(nèi)部查閱、外部調(diào)閱與材料復(fù)制：1.內(nèi)部查閱僅限企業(yè)內(nèi)部因工作需要（如員工晉升背景調(diào)查、勞動(dòng)糾紛取證）查閱檔案，流程為：申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、所需材料；部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；檔案管理部門專員陪同查閱，查閱需在指定場(chǎng)所（如檔案閱覽室）進(jìn)行，不得帶離；查閱后，專員檢查檔案完整性，填寫《查閱記錄》。2.外部調(diào)閱外部單位（如人社局、法院）因公務(wù)需調(diào)閱檔案的，需出具正式公函及經(jīng)辦人證件，流程為：檔案管理部門審核公函內(nèi)容及證件有效性；分管領(lǐng)導(dǎo)審批；專員復(fù)印所需材料（或出具證明），加蓋公章后移交，嚴(yán)禁外單位直接接觸原始檔案。3.材料復(fù)制員工因個(gè)人原因（如辦理公積金貸款、職稱評(píng)審）需復(fù)制檔案材料的，流程為：?jiǎn)T工提交《材料復(fù)制申請(qǐng)表》，注明用途；部門負(fù)責(zé)人審批；檔案管理部門專員復(fù)印材料，加蓋“檔案復(fù)制件與原件一致”章，原件歸還，復(fù)制件交員工。利用過程中，需嚴(yán)格保護(hù)檔案，不得涂改、抽取、污損；涉密檔案的利用需遵守《保密管理制度》，嚴(yán)禁泄露敏感信息。（六）檔案轉(zhuǎn)遞員工因調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因需轉(zhuǎn)遞檔案的，按以下流程操作：1.轉(zhuǎn)遞條件員工調(diào)動(dòng)至集團(tuán)內(nèi)其他單位：需憑《內(nèi)部調(diào)動(dòng)通知》辦理；員工離職/退休：需憑《離職證明》《退休審批表》辦理；外部單位調(diào)檔：需憑對(duì)方單位出具的《調(diào)檔函》（注明檔案接收地址、聯(lián)系人）辦理。2.轉(zhuǎn)遞流程材料核對(duì)：檔案管理部門專員核對(duì)檔案材料是否完整（如離職員工需包含離職交接清單），填寫《檔案轉(zhuǎn)遞清單》，與檔案一同密封；密封與郵寄：將檔案放入密封袋，加蓋騎縫章，通過機(jī)要通道或?qū)Ｈ怂瓦f（僅限同城）轉(zhuǎn)遞至接收單位；嚴(yán)禁通過普通快遞郵寄檔案；回執(zhí)確認(rèn)：接收單位收到檔案后，需在15個(gè)工作日內(nèi)出具《檔案接收回執(zhí)》，檔案管理部門將回執(zhí)存檔。轉(zhuǎn)遞過程中，需確保檔案安全、完整，避免延誤或丟失；如因特殊情況無法轉(zhuǎn)遞（如接收單位拒收），需及時(shí)與對(duì)方溝通，協(xié)調(diào)解決。（七）檔案銷毀檔案銷毀需嚴(yán)格遵循“鑒定先行、審批合規(guī)、全程記錄”的原則：1.銷毀條件檔案保管期限屆滿；經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值（如重復(fù)材料、失效證明等）；銷毀方案需經(jīng)法律顧問審核，確保符合《檔案法》等法規(guī)要求。2.銷毀流程鑒定：成立檔案鑒定小組（由檔案管理部門、用人部門、法務(wù)部門代表組成），對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一鑒定，填寫《檔案鑒定表》，明確銷毀/續(xù)存意見；審批：鑒定結(jié)果報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大銷毀事項(xiàng)需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議；登記：對(duì)擬銷毀檔案建立《檔案銷毀清冊(cè)》，記錄檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因；銷毀：選擇合規(guī)的銷毀機(jī)構(gòu)（或企業(yè)內(nèi)部銷毀），由檔案管理部門專員與監(jiān)銷人（雙人）全程監(jiān)督銷毀過程，銷毀后在《銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)；存檔：《銷毀清冊(cè)》《鑒定表》《審批文件》需永久存檔，以備查驗(yàn)。銷毀過程需全程錄像（或拍照），確?？勺匪荩簧婕皢T工個(gè)人信息的檔案，需采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，防止信息泄露。三、異常情況處理（一）檔案丟失若發(fā)現(xiàn)檔案丟失，需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：1.檔案管理部門出具《檔案丟失情況說明》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)；2.聯(lián)系相關(guān)方（如員工、原單位）補(bǔ)辦材料，無法補(bǔ)辦的，需出具《情況說明》并由相關(guān)方簽字確認(rèn)；3.對(duì)丟失責(zé)任人依規(guī)處理，完善檔案保管流程，避免類似事件。（二）材料造假發(fā)現(xiàn)員工檔案材料造假（如學(xué)歷造假、工作經(jīng)歷造假），按以下處理：1.暫停該員工相關(guān)人事流程（如晉升、調(diào)薪）；2.會(huì)同用人部門核實(shí)造假事實(shí)，要求員工限期提供真實(shí)材料；3.依據(jù)《員工手冊(cè)》對(duì)員工進(jìn)行處理（如警告、解除勞動(dòng)合同），并將造假材料歸檔（標(biāo)注“造假”字樣）。（三）借閱逾期員工或部門借閱檔案逾期未歸還的，處理流程為：1.檔案管理部門發(fā)送《催還通知》，注明逾期時(shí)間、后果；2.逾期超過7個(gè)工作日的，報(bào)人力資源部，在員工績(jī)效考核中扣分；3