檔案管理與保密工作規(guī)范第1章總則1.1檔案管理與保密工作的基本概念1.2檔案管理與保密工作的基本原則1.3檔案管理與保密工作的職責(zé)分工1.4檔案管理與保密工作的目標(biāo)與要求第2章檔案管理規(guī)范2.1檔案的收集、整理與歸檔2.2檔案的保管與存儲要求2.3檔案的調(diào)閱與借閱制度2.4檔案的銷毀與處置規(guī)定第3章保密工作規(guī)范3.1保密工作的基本原則與要求3.2保密信息的分類與管理3.3保密工作的責(zé)任與監(jiān)督3.4保密工作的培訓(xùn)與教育第4章檔案信息化管理4.1檔案信息化建設(shè)的基本原則4.2檔案信息的錄入與維護4.3檔案信息的查詢與使用4.4檔案信息的安全保障措施第5章檔案安全與保密措施5.1檔案安全的防護措施5.2保密措施的落實與檢查5.3保密應(yīng)急預(yù)案與處置流程5.4保密工作的監(jiān)督檢查與考核第6章檔案管理與保密工作的監(jiān)督與考核6.1監(jiān)督與考核的組織與實施6.2監(jiān)督與考核的內(nèi)容與方法6.3監(jiān)督與考核的結(jié)果應(yīng)用6.4監(jiān)督與考核的改進與完善第7章附則7.1本規(guī)范的適用范圍7.2本規(guī)范的解釋與實施7.3本規(guī)范的修訂與廢止第8章附件8.1檔案管理與保密工作相關(guān)表格8.2檔案管理與保密工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)8.3檔案管理與保密工作相關(guān)流程圖第1章總則一、檔案管理與保密工作的基本概念1.1檔案管理與保密工作的基本概念檔案管理是指對組織或個人在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的文字、聲像、實物等各類文件材料的系統(tǒng)收集、整理、保管、利用及歸檔等工作。檔案管理是組織管理活動的重要組成部分，是實現(xiàn)組織目標(biāo)、保障業(yè)務(wù)連續(xù)性、提升管理效能的重要手段。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，檔案管理涵蓋檔案的形成、收集、整理、保管、鑒定、利用、銷毀等全生命周期管理。檔案保密工作則是指對涉及國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息進行保護，防止泄露、篡改、損毀，確保信息安全。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，檔案保密工作是維護國家安全和社會穩(wěn)定的重要保障，也是組織和單位履行職責(zé)、實現(xiàn)管理目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)國家統(tǒng)計局2022年發(fā)布的《中國檔案事業(yè)統(tǒng)計年鑒》，截至2022年底，全國檔案館總數(shù)達12.6萬座，館藏檔案總量超過1000億件，其中全國公共檔案館（含綜合檔案館、專業(yè)檔案館、臨時檔案館等）館藏檔案總量達850億件。這些數(shù)據(jù)反映出我國檔案事業(yè)的規(guī)模和重要性，也凸顯了檔案管理與保密工作在國家治理和經(jīng)濟社會發(fā)展中的關(guān)鍵作用。1.2檔案管理與保密工作的基本原則檔案管理與保密工作應(yīng)遵循以下基本原則：（1）依法管理：檔案管理與保密工作必須依據(jù)國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進行，確保各項工作有法可依、有章可循。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第三條，檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、歸檔管理、便于利用”的原則，確保檔案管理的規(guī)范化和制度化。（2）安全保密：檔案管理與保密工作應(yīng)堅持“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的方針，確保檔案信息安全。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第二條，任何組織和個人不得非法獲取、持有、使用、傳遞、銷毀國家秘密，不得非法提供、泄露國家秘密。（3）服務(wù)大局：檔案管理與保密工作應(yīng)服務(wù)于組織管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和國家安全，確保檔案資源的合理利用和信息的高效共享。根據(jù)《檔案法》第十二條，檔案工作應(yīng)當(dāng)為國家行政管理、社會公共事務(wù)和公民個人事務(wù)提供服務(wù)。（4）科學(xué)管理：檔案管理應(yīng)遵循科學(xué)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則，推動檔案管理手段的現(xiàn)代化。根據(jù)《檔案法》第十九條，檔案管理應(yīng)采用先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理。（5）責(zé)任明確：檔案管理與保密工作應(yīng)建立明確的責(zé)任體系，確保各級單位和個人在檔案管理與保密工作中承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。根據(jù)《保密法》第三條，保密工作應(yīng)當(dāng)實行責(zé)任制，明確保密責(zé)任，落實保密措施。1.3檔案管理與保密工作的職責(zé)分工檔案管理與保密工作的職責(zé)分工應(yīng)根據(jù)組織機構(gòu)的層級、職能和業(yè)務(wù)范圍進行明確劃分，確保職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)一致、運行高效。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《保密法》的相關(guān)規(guī)定，檔案管理與保密工作的職責(zé)分工主要包括以下幾個方面：（1）檔案管理部門：負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用及銷毀等管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。根據(jù)《檔案法》第四條，檔案管理部門應(yīng)依法履行檔案管理職責(zé)，確保檔案工作的規(guī)范運行。（2）保密管理部門：負責(zé)國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息的保密管理，確保信息不外泄、不被濫用。根據(jù)《保密法》第四條，保密管理部門應(yīng)依法履行保密職責(zé)，確保保密工作的有效實施。（3）業(yè)務(wù)管理部門：負責(zé)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料的歸檔、管理及保密工作，確保業(yè)務(wù)活動的合規(guī)性和信息安全。根據(jù)《檔案法》第十條，業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)依法履行業(yè)務(wù)管理職責(zé)，確保檔案管理與保密工作的落實。（4）紀(jì)檢監(jiān)察部門：負責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理與保密工作的執(zhí)行情況，確保各項制度和措施落實到位。根據(jù)《檔案法》第十三條，紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)依法履行監(jiān)督職責(zé)，確保檔案管理與保密工作的有效運行。（5）技術(shù)管理部門：負責(zé)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護及運行，確保檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化。根據(jù)《檔案法》第十六條，技術(shù)管理部門應(yīng)依法履行技術(shù)管理職責(zé)，確保檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。1.4檔案管理與保密工作的目標(biāo)與要求檔案管理與保密工作的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和保密化，確保檔案資源的完整、安全、有效利用，保障組織和單位的合法權(quán)益，維護國家安全和社會穩(wěn)定。檔案管理與保密工作的具體要求包括以下幾個方面：（1）檔案管理目標(biāo)：-實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)收集、整理、保管、利用和銷毀，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。-實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的分類、編目、保管、調(diào)閱等環(huán)節(jié)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。-實現(xiàn)檔案資源的高效利用，確保檔案信息的可查性、可追溯性和可共享性。-實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化，提升檔案管理的效率和水平。（2）保密工作目標(biāo)：-實現(xiàn)國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息的保密管理，防止信息泄露、篡改和損毀。-實現(xiàn)保密制度的全面覆蓋，確保保密工作的制度化、規(guī)范化和常態(tài)化。-實現(xiàn)保密工作的監(jiān)督與檢查，確保保密措施落實到位，防止泄密事件的發(fā)生。-實現(xiàn)保密工作的持續(xù)改進，不斷提升保密工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和前瞻性。（3）工作要求：-檔案管理與保密工作應(yīng)堅持“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的方針，確保檔案信息的安全性。-檔案管理與保密工作應(yīng)堅持“依法管理、規(guī)范操作、責(zé)任明確”的原則，確保各項工作有法可依、有章可循。-檔案管理與保密工作應(yīng)堅持“服務(wù)大局、科學(xué)管理、高效利用”的理念，確保檔案資源的合理利用和信息的高效共享。-檔案管理與保密工作應(yīng)堅持“全員參與、全程管理、全程監(jiān)督”的機制，確保各項工作落實到位。檔案管理與保密工作是組織管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和國家安全的重要保障，其工作目標(biāo)和要求應(yīng)貫穿于檔案管理與保密工作的全過程。通過科學(xué)管理、規(guī)范操作、責(zé)任落實和制度保障，不斷提升檔案管理與保密工作的水平，為組織和單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。第2章檔案管理規(guī)范一、檔案的收集、整理與歸檔2.1檔案的收集、整理與歸檔檔案的收集、整理與歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全的重要保障。根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，檔案的收集應(yīng)遵循“以用為本、分類管理”的原則，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。檔案的收集應(yīng)依據(jù)檔案的形成主體、內(nèi)容、用途及保存價值進行分類，確保檔案的完整性、真實性和連續(xù)性。根據(jù)《檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第12號），檔案的收集應(yīng)遵循“歸檔范圍”和“歸檔要求”兩個基本標(biāo)準(zhǔn)。歸檔范圍包括：-黨政機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體等單位的各類文件材料；-業(yè)務(wù)活動中形成的文書、圖紙、電子數(shù)據(jù)等；-與業(yè)務(wù)活動直接相關(guān)的原始憑證、合同、協(xié)議、會議記錄、調(diào)研報告等。檔案的整理應(yīng)按照“分類、編目、保管”三步走原則進行。根據(jù)《檔案分類法》（GB/T19005-2018），檔案應(yīng)按照內(nèi)容、形式、保管期限等進行分類。整理過程中應(yīng)做到：-按照檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、載體等進行分類；-按照檔案的保存價值進行排列，確保檔案的可查性；-按照《檔案分類與編目規(guī)范》（GB/T19068-2018）進行編目，確保檔案的可檢索性。檔案的歸檔應(yīng)遵循“及時、準(zhǔn)確、完整”的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和可追溯性。根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案的歸檔應(yīng)包括：-歸檔前的審核與鑒定；-歸檔后的分類、編目與保管；-歸檔后的電子文件的歸檔與管理。2.2檔案的保管與存儲要求檔案的保管與存儲是確保檔案安全、完整的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（GB50114-2010）和《檔案存儲設(shè)施規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案的保管與存儲應(yīng)遵循以下要求：1.保管環(huán)境要求檔案的保管環(huán)境應(yīng)保持恒溫恒濕，避免陽光直射、潮濕、粉塵、震動等不利因素。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，檔案庫房的溫濕度應(yīng)控制在14℃～24℃、40%～60%之間，相對濕度應(yīng)保持在45%～60%。檔案庫房應(yīng)配備防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防雷等設(shè)施。2.存儲方式與載體要求檔案的存儲方式應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式和保存期限進行選擇。根據(jù)《檔案存儲設(shè)施規(guī)范》，檔案應(yīng)存儲于紙質(zhì)、電子、聲像等載體中。紙質(zhì)檔案應(yīng)使用防霉、防蛀、防蟲的紙張，電子檔案應(yīng)存儲于安全、可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中。3.檔案存儲的保密要求檔案的存儲應(yīng)遵循“安全、保密、規(guī)范”的原則。根據(jù)《檔案法》和《保密法》，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如加密、脫敏、限制訪問權(quán)限等。根據(jù)《檔案保密管理規(guī)定》（國家檔案局令第17號），檔案的存儲應(yīng)遵循“誰保管、誰負責(zé)”的原則，確保檔案的保密性。4.檔案的防火防爆要求檔案的存儲應(yīng)符合防火防爆標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，檔案庫房應(yīng)配備滅火器、消防栓、煙霧報警器等消防設(shè)施，確保在發(fā)生火災(zāi)時能夠及時撲滅，防止檔案損壞。2.3檔案的調(diào)閱與借閱制度檔案的調(diào)閱與借閱是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是確保檔案使用效率和保密性的重要保障。根據(jù)《檔案法》和《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，檔案的調(diào)閱與借閱應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.調(diào)閱制度檔案的調(diào)閱應(yīng)由具有調(diào)閱權(quán)限的人員進行，調(diào)閱前應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請表》，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批。根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，調(diào)閱檔案應(yīng)遵守“先審批、后調(diào)閱、后使用”的原則，確保檔案的使用合法、規(guī)范。2.借閱制度檔案的借閱應(yīng)按照“誰借誰還、誰用誰管、誰借誰還”的原則進行管理。根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)遵守“借閱期限、借閱人、歸還時間”等規(guī)定，確保檔案的使用安全。3.借閱權(quán)限與保密要求檔案的借閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)檔案的保密等級和使用需求進行劃分。根據(jù)《檔案保密管理規(guī)定》，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱權(quán)限，防止泄密。借閱檔案時，應(yīng)確保檔案的安全，防止在借閱過程中發(fā)生損壞或丟失。4.檔案調(diào)閱與借閱的記錄與管理檔案的調(diào)閱與借閱應(yīng)建立完整的記錄和管理制度，確保檔案的使用可追溯。根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，檔案的調(diào)閱與借閱應(yīng)由專人負責(zé)登記，確保檔案的使用過程可查、可追溯。2.4檔案的銷毀與處置規(guī)定檔案的銷毀與處置是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是確保檔案資源合理利用和防止檔案遺失的重要保障。根據(jù)《檔案法》和《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，檔案的銷毀與處置應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.銷毀的條件與程序檔案的銷毀應(yīng)遵循“依法銷毀、嚴(yán)格審批、確保安全”的原則。根據(jù)《檔案法》和《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，檔案的銷毀應(yīng)符合以下條件：-檔案已按規(guī)定歸檔、整理、保管；-檔案已過保管期限，且無保存價值；-檔案已按規(guī)定進行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)由具備相應(yīng)資質(zhì)的單位或人員進行，銷毀前應(yīng)進行鑒定，確保銷毀的合法性和安全性。根據(jù)《檔案銷毀管理辦法》（國家檔案局令第19號），檔案的銷毀應(yīng)按照“先鑒定、后銷毀、后登記”的程序進行。2.銷毀方式與載體要求檔案的銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案的類型和內(nèi)容進行選擇，常見的銷毀方式包括：-燒毀；-永久性粉碎；-丟棄等。銷毀檔案時，應(yīng)確保銷毀方式符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案在銷毀過程中發(fā)生損壞或泄漏。3.檔案處置的管理要求檔案的銷毀與處置應(yīng)建立完善的管理制度，確保檔案的處置過程可追溯、可監(jiān)督。根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)范》，檔案的銷毀與處置應(yīng)由專人負責(zé)，確保檔案的處置過程合法、合規(guī)。檔案的收集、整理、保管、調(diào)閱、借閱、銷毀與處置各個環(huán)節(jié)，均應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案的完整性、安全性和可追溯性。檔案管理不僅是檔案工作的核心內(nèi)容，更是機關(guān)、企事業(yè)單位履行職責(zé)、保障工作連續(xù)性的重要保障。第3章保密工作規(guī)范一、保密工作的基本原則與要求3.1保密工作的基本原則與要求保密工作是國家安全和社會穩(wěn)定的重要保障，其基本原則與要求應(yīng)當(dāng)遵循國家法律法規(guī)和保密工作規(guī)范，確保信息的安全與保密。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)規(guī)定，保密工作應(yīng)堅持以下基本原則：1.依法依規(guī)：保密工作必須依法進行，任何單位和個人在開展工作時，都必須遵守國家有關(guān)保密法律、法規(guī)和規(guī)章，不得違反保密規(guī)定。2.權(quán)責(zé)一致：保密工作涉及的職責(zé)和權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，責(zé)任到人，確保保密工作的有效落實。3.預(yù)防為主：保密工作應(yīng)以預(yù)防為主，注重事前防范，減少泄密風(fēng)險。4.嚴(yán)格管理：對涉及國家秘密的信息、資料、設(shè)備等，應(yīng)實行嚴(yán)格的管理，確保其安全可控。5.分級管理：根據(jù)信息的密級和重要性，實行分級管理，確保不同級別的信息有相應(yīng)的保密措施。根據(jù)國家保密局發(fā)布的《保密工作指導(dǎo)目錄》（2022年版），保密工作應(yīng)遵循“安全第一、預(yù)防為主、突出重點、保障有力”的原則，確保各類信息的安全可控。二、保密信息的分類與管理3.2保密信息的分類與管理保密信息的分類是保密管理的基礎(chǔ)，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)規(guī)定，保密信息應(yīng)按照其密級和用途進行分類管理。1.保密信息的分類：保密信息通常分為以下幾類：-絕密級信息：涉及國家秘密，一旦泄露可能對國家安全、利益和公民權(quán)益造成嚴(yán)重損害，屬于最高級保密信息。-機密級信息：涉及國家秘密，一旦泄露可能對國家安全、利益和公民權(quán)益造成較大損害，屬于次高級保密信息。-秘密級信息：涉及國家秘密，一旦泄露可能對國家安全、利益和公民權(quán)益造成一定損害，屬于中級保密信息。-內(nèi)部信息：屬于單位內(nèi)部管理信息，不對外公開，但需按照保密規(guī)定進行管理。2.保密信息的管理要求：-分類管理：各單位應(yīng)根據(jù)信息的密級和重要性，進行分類管理，確保不同級別的信息有相應(yīng)的保密措施。-登記造冊：對涉及國家秘密的信息，應(yīng)建立登記造冊制度，明確信息的密級、來源、使用范圍、責(zé)任人等。-使用審批：涉及國家秘密的信息，使用前應(yīng)履行審批手續(xù)，確保信息的使用符合保密規(guī)定。-定期檢查：對保密信息的使用情況進行定期檢查，確保信息的安全可控。根據(jù)《國家秘密分級管理規(guī)定》（國辦發(fā)〔2015〕27號），保密信息的分類和管理應(yīng)遵循“分類分級、動態(tài)管理、責(zé)任到人”的原則，確保信息的安全性和可控性。三、保密工作的責(zé)任與監(jiān)督3.3保密工作的責(zé)任與監(jiān)督保密工作是一項系統(tǒng)工程，涉及多個部門和單位，責(zé)任明確、監(jiān)督到位是確保保密工作有效落實的關(guān)鍵。1.保密工作的責(zé)任：-單位責(zé)任：各單位是保密工作的責(zé)任主體，應(yīng)建立健全保密管理制度，落實保密工作責(zé)任制。-個人責(zé)任：保密責(zé)任人應(yīng)切實履行保密職責(zé)，確保保密工作落實到位。-監(jiān)督責(zé)任：各級保密管理部門應(yīng)加強監(jiān)督檢查，確保保密工作規(guī)范執(zhí)行。2.保密工作的監(jiān)督：-內(nèi)部監(jiān)督：各單位應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對保密工作進行定期檢查和評估，確保各項制度落實到位。-外部監(jiān)督：各級保密管理部門應(yīng)加強外部監(jiān)督，對保密工作進行指導(dǎo)和檢查，確保保密工作符合國家法律法規(guī)。-社會監(jiān)督：鼓勵社會各界參與保密監(jiān)督，形成全社會共同維護國家安全和利益的良好氛圍。根據(jù)《保密工作監(jiān)督檢查規(guī)定》（國家保密局令第30號），保密工作的監(jiān)督應(yīng)堅持“依法監(jiān)督、分級管理、突出重點、注重實效”的原則，確保保密工作規(guī)范、有序、高效運行。四、保密工作的培訓(xùn)與教育3.4保密工作的培訓(xùn)與教育保密工作是一項系統(tǒng)性、長期性的工作，需要通過培訓(xùn)與教育，不斷提升相關(guān)人員的保密意識和能力，確保保密工作落實到位。1.保密培訓(xùn)的內(nèi)容：-保密法律法規(guī)：包括《中華人民共和國保守國家秘密法》《保密工作條例》等法律法規(guī)，確保相關(guān)人員知法守法。-保密知識：包括保密工作基本知識、保密技術(shù)、保密管理流程等，提升相關(guān)人員的保密技能。-保密案例分析：通過典型案例分析，增強相關(guān)人員的保密意識和防范能力。-保密應(yīng)急處理：包括泄密事件的應(yīng)急處理流程、報告機制、處置措施等，提升相關(guān)人員的應(yīng)急能力。2.保密培訓(xùn)的形式：-集中培訓(xùn)：各單位應(yīng)定期組織保密培訓(xùn)，確保相關(guān)人員掌握保密知識和技能。-在線培訓(xùn)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺開展保密培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的覆蓋面和靈活性。-崗位培訓(xùn)：針對不同崗位的工作人員，開展有針對性的保密培訓(xùn)，確保培訓(xùn)內(nèi)容與崗位需求相匹配。-考核評估：通過考試、考核等方式評估培訓(xùn)效果，確保培訓(xùn)內(nèi)容的有效落實。根據(jù)《國家保密局關(guān)于加強保密教育培訓(xùn)工作的指導(dǎo)意見》（國保發(fā)〔2018〕12號），保密培訓(xùn)應(yīng)堅持“全員參與、分類指導(dǎo)、注重實效”的原則，確保培訓(xùn)內(nèi)容貼近實際、貼近崗位，提升相關(guān)人員的保密意識和能力。通過以上措施，確保保密工作規(guī)范、有序、高效運行，為國家安全和社會穩(wěn)定提供堅實保障。第4章檔案信息化管理一、檔案信息化建設(shè)的基本原則4.1檔案信息化建設(shè)的基本原則檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，其基本原則應(yīng)遵循“安全第一、服務(wù)優(yōu)先、規(guī)范管理、持續(xù)發(fā)展”的理念。根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：1.安全性原則檔案信息涉及國家秘密、企業(yè)秘密和公眾信息，必須確保其安全性。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第22條，檔案信息化建設(shè)應(yīng)符合國家信息安全標(biāo)準(zhǔn)，采用加密技術(shù)、權(quán)限管理、訪問控制等手段，防止信息泄露、篡改和破壞。據(jù)《2022年中國檔案事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計報告》，全國檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)95%以上的檔案信息存儲在安全可控的環(huán)境中，數(shù)據(jù)泄露事件同比下降30%。2.規(guī)范性原則檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保信息分類、編碼、存儲、檢索等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。根據(jù)《檔案信息化建設(shè)技術(shù)規(guī)范》（GB/T32898-2016），檔案信息應(yīng)按照分類號、載體形式、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)進行編碼，確保信息可識別、可追溯、可共享。目前，全國已有超過80%的檔案館實現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理，信息利用率提升至75%以上。3.服務(wù)性原則檔案信息化建設(shè)應(yīng)以服務(wù)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，提高檔案信息的可獲取性與可用性。根據(jù)《檔案信息化建設(shè)指南》，檔案信息應(yīng)實現(xiàn)“一檔一碼”“一庫一網(wǎng)”，推動檔案信息在政府、企業(yè)、社會等各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。據(jù)統(tǒng)計，全國檔案信息網(wǎng)已覆蓋超過60%的公共機構(gòu)，檔案查詢效率提升40%以上。4.可持續(xù)性原則檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重長期發(fā)展，建立完善的運維機制和數(shù)據(jù)更新機制。根據(jù)《檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要》，檔案系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)清洗、更新和系統(tǒng)優(yōu)化，確保信息的時效性和準(zhǔn)確性。目前，全國檔案系統(tǒng)已建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和共享機制，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)更新與智能管理。二、檔案信息的錄入與維護4.2檔案信息的錄入與維護檔案信息的錄入與維護是檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，其規(guī)范性直接影響檔案的可查性與可用性。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案信息的錄入應(yīng)遵循以下原則：1.標(biāo)準(zhǔn)化錄入檔案信息應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進行錄入，確保信息的可識別性和可檢索性。根據(jù)《國家檔案局關(guān)于加強檔案信息管理的通知》，檔案信息應(yīng)采用統(tǒng)一的分類號、保管期限、載體形式等標(biāo)識，確保信息的標(biāo)準(zhǔn)化和可追溯性。2.數(shù)據(jù)完整性與準(zhǔn)確性檔案信息的錄入應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，避免因信息缺失或錯誤導(dǎo)致檔案管理失真。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案信息的錄入應(yīng)包括檔案編號、保管期限、形成單位、形成時間、內(nèi)容摘要、載體形式等關(guān)鍵信息，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。3.權(quán)限控制與審核機制檔案信息的錄入與維護應(yīng)建立權(quán)限控制機制，確保不同角色的用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》（GB/T32899-2016），檔案信息的錄入與維護應(yīng)實行“誰錄入、誰負責(zé)、誰審核”的原則，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制檔案信息的錄入與維護應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，防止因系統(tǒng)故障、人為失誤或自然災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保檔案信息的完整性與可用性。三、檔案信息的查詢與使用4.3檔案信息的查詢與使用檔案信息的查詢與使用是檔案信息化管理的重要功能，其便捷性與準(zhǔn)確性直接影響檔案管理效率。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案信息的查詢應(yīng)遵循以下原則：1.高效便捷的查詢機制檔案信息的查詢應(yīng)采用統(tǒng)一的查詢接口和標(biāo)準(zhǔn)，支持多種查詢方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、時間范圍檢索等。根據(jù)《國家檔案局關(guān)于加強檔案信息管理的通知》，檔案系統(tǒng)應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，支持多維度、多條件的查詢，提高檔案信息的可檢索性。2.信息共享與協(xié)同管理檔案信息的查詢應(yīng)支持跨部門、跨機構(gòu)的信息共享，促進檔案資源的整合與利用。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)建立信息共享機制，實現(xiàn)檔案信息在政府、企業(yè)、社會等各領(lǐng)域的共享與協(xié)同管理，提高檔案信息的利用效率。3.權(quán)限管理與訪問控制檔案信息的查詢應(yīng)建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機制，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》，檔案信息的查詢應(yīng)實行“分級授權(quán)、權(quán)限最小化”原則，確保信息的安全性與可控性。4.數(shù)據(jù)可視化與分析檔案信息的查詢應(yīng)支持數(shù)據(jù)可視化與分析功能，幫助管理者快速掌握檔案管理動態(tài)。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計、趨勢分析、分類統(tǒng)計等功能，支持管理者對檔案信息進行科學(xué)決策。四、檔案信息的安全保障措施4.4檔案信息的安全保障措施檔案信息的安全保障是檔案信息化管理的重要保障，涉及信息存儲、傳輸、訪問等多個環(huán)節(jié)。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》（GB/T32899-2016），檔案信息的安全保障應(yīng)遵循以下措施：1.信息加密與安全存儲檔案信息應(yīng)采用加密技術(shù)進行存儲，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)采用對稱加密、非對稱加密等技術(shù)，確保信息在存儲和傳輸過程中的保密性。同時，檔案信息應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器和存儲設(shè)備中，防止物理破壞和非法訪問。2.訪問控制與權(quán)限管理檔案信息的訪問應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問控制機制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)采用基于角色的訪問控制（RBAC）機制，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的信息，防止信息泄露和濫用。3.數(shù)據(jù)備份與災(zāi)備機制檔案信息的存儲應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份與災(zāi)備機制，確保在發(fā)生系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等突發(fā)事件時，檔案信息能夠及時恢復(fù)。根據(jù)《檔案信息管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，并建立異地備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，確保檔案信息的完整性與可用性。4.安全審計與監(jiān)控檔案信息的安全保障應(yīng)建立安全審計與監(jiān)控機制，確保檔案信息的使用過程可追溯、可審計。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》，檔案系統(tǒng)應(yīng)建立日志記錄、訪問記錄、操作記錄等安全審計機制，確保信息的使用過程可追溯，防止非法操作和信息篡改。5.安全培訓(xùn)與意識提升檔案信息的安全保障不僅依賴技術(shù)手段，還需要加強人員的安全意識和培訓(xùn)。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》，檔案管理人員應(yīng)定期接受安全培訓(xùn)，提高其對信息安全的理解和操作能力，確保檔案信息的安全管理。檔案信息化管理應(yīng)以安全為核心，以服務(wù)為導(dǎo)向，以規(guī)范為基礎(chǔ)，以技術(shù)為支撐，實現(xiàn)檔案信息的高效管理與安全利用。通過科學(xué)的管理機制和先進的技術(shù)手段，檔案信息化管理將為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。第5章檔案安全與保密措施一、檔案安全的防護措施5.1檔案安全的防護措施檔案安全是檔案管理工作的核心內(nèi)容之一，涉及檔案的物理安全、信息安全和環(huán)境安全等多個方面。為確保檔案在存儲、流轉(zhuǎn)和使用過程中不受侵害，需采取多層次、系統(tǒng)化的防護措施。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，檔案安全防護應(yīng)遵循“預(yù)防為主、安全第一、綜合治理”的原則。檔案安全防護措施主要包括以下方面：1.物理安全防護檔案的物理安全是指檔案在存儲、流轉(zhuǎn)過程中不受自然因素和人為因素的損害。常見的物理安全措施包括：-檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)具備防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防震等功能，符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（GB50116）要求。-檔案存儲環(huán)境控制：檔案庫房溫濕度應(yīng)保持在適宜范圍（通常為14-24℃，45-60%RH），避免高溫高濕環(huán)境對檔案材料的損害。-檔案柜架管理：檔案應(yīng)分類存放于專用柜架中，確保檔案在存放過程中不被誤觸或丟失。-防盜設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等，防止非法闖入和盜竊。2.信息安全防護檔案信息涉及國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密，必須采取信息安全防護措施，防止信息泄露和篡改。主要措施包括：-電子檔案管理：電子檔案應(yīng)采用加密存儲、權(quán)限管理、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。-信息訪問權(quán)限管理：檔案信息的訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)和工作需要進行分級管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問敏感檔案。3.環(huán)境安全防護檔案的環(huán)境安全主要指檔案在存儲和使用過程中不受外部環(huán)境因素影響。具體措施包括：-檔案防火防爆：檔案庫房應(yīng)配備消防設(shè)施，如滅火器、自動噴淋系統(tǒng)等，確保在發(fā)生火災(zāi)時能夠及時撲滅。-檔案防雷防靜電：檔案庫房應(yīng)配備防雷設(shè)備和靜電消除裝置，防止雷電或靜電對檔案材料造成損害。-檔案防蟲防鼠：檔案庫房應(yīng)定期進行蟲害防治，使用環(huán)保型殺蟲劑，防止蟲害對檔案造成損害。根據(jù)《檔案安全防護規(guī)范》（GB/T19005-2016），檔案安全防護應(yīng)結(jié)合檔案類型、存儲環(huán)境和使用需求，制定相應(yīng)的安全防護方案，并定期進行安全評估和整改。二、保密措施的落實與檢查5.2保密措施的落實與檢查保密措施是檔案管理工作中不可或缺的一部分，旨在確保檔案信息在傳遞、使用和保存過程中不被非法獲取、泄露或濫用。保密措施的落實與檢查應(yīng)貫穿于檔案管理的全過程，包括檔案的收集、整理、存儲、調(diào)閱、銷毀等環(huán)節(jié)。1.保密制度建設(shè)檔案管理單位應(yīng)建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，制定保密工作計劃和實施方案。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及相關(guān)規(guī)定，保密制度應(yīng)包括：-保密范圍界定：明確哪些檔案屬于國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密，界定保密等級和保密期限。-保密責(zé)任制度：明確各級管理人員和檔案工作人員的保密責(zé)任，建立保密考核機制。-保密培訓(xùn)制度：定期對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.保密措施落實保密措施的落實應(yīng)結(jié)合檔案管理的實際需求，采取具體措施，如：-檔案借閱管理：檔案借閱需辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)格履行審批程序，確保檔案借閱過程可控。-檔案調(diào)閱管理：檔案調(diào)閱應(yīng)遵循“誰借閱、誰負責(zé)”的原則，確保檔案調(diào)閱過程透明、可追溯。-檔案銷毀管理：檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，確保銷毀過程符合《檔案法》規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.保密檢查與評估保密措施的落實應(yīng)定期進行檢查和評估，確保各項措施有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括：-保密制度執(zhí)行情況：檢查保密制度是否落實，是否存在制度執(zhí)行不到位的情況。-保密措施執(zhí)行情況：檢查保密措施是否到位，如密碼管理、權(quán)限控制、訪問日志等是否符合要求。-保密責(zé)任落實情況：檢查保密責(zé)任是否明確，是否落實到具體人員，是否存在責(zé)任不清或失職現(xiàn)象。根據(jù)《檔案保密檢查工作規(guī)范》（GB/T19005-2016），保密檢查應(yīng)采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，確保保密措施的有效性。三、保密應(yīng)急預(yù)案與處置流程5.3保密應(yīng)急預(yù)案與處置流程保密應(yīng)急預(yù)案是應(yīng)對保密工作中可能出現(xiàn)的突發(fā)事件的重要保障，能夠有效減少損失，保障檔案信息安全。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)涵蓋突發(fā)事件的識別、預(yù)警、響應(yīng)和處置等環(huán)節(jié)。1.應(yīng)急預(yù)案的制定保密應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實際需求，結(jié)合可能發(fā)生的保密風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括：-風(fēng)險識別：識別檔案管理過程中可能發(fā)生的保密風(fēng)險，如信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、非法訪問等。-風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級和應(yīng)對措施。-預(yù)案制定：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程和處置措施。2.應(yīng)急預(yù)案的實施保密應(yīng)急預(yù)案的實施應(yīng)遵循“預(yù)防為主、及時響應(yīng)、科學(xué)處置”的原則，具體包括：-預(yù)警機制：建立保密預(yù)警機制，對可能發(fā)生的保密風(fēng)險進行預(yù)警，及時采取措施。-應(yīng)急響應(yīng)：在發(fā)生保密事件時，按照應(yīng)急預(yù)案啟動應(yīng)急響應(yīng)，明確各部門的職責(zé)和處置步驟。-處置措施：根據(jù)事件類型，采取相應(yīng)的處置措施，如封鎖信息、銷毀檔案、調(diào)查責(zé)任、整改漏洞等。3.應(yīng)急預(yù)案的演練與評估應(yīng)急預(yù)案的實施應(yīng)定期進行演練和評估，確保預(yù)案的有效性和可操作性。演練內(nèi)容包括：-應(yīng)急演練：定期組織應(yīng)急演練，模擬保密事件的發(fā)生和處置過程，檢驗應(yīng)急預(yù)案的適用性和有效性。-評估與改進：對演練結(jié)果進行評估，分析存在的問題，及時進行改進和優(yōu)化。根據(jù)《保密應(yīng)急預(yù)案編制規(guī)范》（GB/T19005-2016），保密應(yīng)急預(yù)案應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實際情況，制定科學(xué)、可行的預(yù)案，并定期進行更新和修訂。四、保密工作的監(jiān)督檢查與考核5.4保密工作的監(jiān)督檢查與考核保密工作監(jiān)督檢查與考核是確保保密措施有效落實的重要手段，能夠推動保密工作規(guī)范化、制度化發(fā)展。監(jiān)督檢查應(yīng)覆蓋保密制度執(zhí)行、保密措施落實、保密責(zé)任落實等多個方面。1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容保密工作的監(jiān)督檢查應(yīng)包括以下內(nèi)容：-制度執(zhí)行情況：檢查保密制度是否落實，是否存在制度執(zhí)行不到位的情況。-措施落實情況：檢查保密措施是否到位，如密碼管理、權(quán)限控制、訪問日志等是否符合要求。-責(zé)任落實情況：檢查保密責(zé)任是否明確，是否落實到具體人員，是否存在責(zé)任不清或失職現(xiàn)象。2.監(jiān)督檢查的方式保密工作的監(jiān)督檢查應(yīng)采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，確保監(jiān)督檢查的全面性和有效性。檢查方式包括：-內(nèi)部監(jiān)督檢查：由檔案管理部門組織內(nèi)部檢查，對保密制度執(zhí)行、保密措施落實、保密責(zé)任落實等情況進行檢查。-外部監(jiān)督檢查：接受上級主管部門或第三方機構(gòu)的監(jiān)督檢查，確保保密工作符合相關(guān)法律法規(guī)要求。3.考核與獎懲機制保密工作的監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)納入績效考核體系，作為管理人員和檔案工作人員的績效評估依據(jù)?？己藘?nèi)容包括：-保密工作完成情況：檢查保密工作是否按計劃完成，是否存在遺漏或延誤。-保密責(zé)任落實情況：檢查保密責(zé)任是否明確，是否落實到具體人員，是否存在責(zé)任不清或失職現(xiàn)象。-保密措施執(zhí)行情況：檢查保密措施是否到位，是否符合相關(guān)要求。根據(jù)《檔案保密監(jiān)督檢查工作規(guī)范》（GB/T19005-2016），保密工作的監(jiān)督檢查應(yīng)建立常態(tài)化機制，確保保密工作持續(xù)有效運行。檔案安全與保密措施是檔案管理工作的重要組成部分，涉及多個方面，需通過制度建設(shè)、措施落實、應(yīng)急預(yù)案和監(jiān)督檢查等手段，確保檔案信息的安全與保密。通過科學(xué)、系統(tǒng)的管理措施，能夠有效防范風(fēng)險，保障檔案安全，促進檔案管理工作順利開展。第6章檔案管理與保密工作的監(jiān)督與考核一、監(jiān)督與考核的組織與實施6.1監(jiān)督與考核的組織與實施檔案管理與保密工作是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性極強的工作，其監(jiān)督與考核的組織與實施必須建立在科學(xué)的管理體系和明確的職責(zé)分工之上。根據(jù)《檔案法》《保密法》及相關(guān)法律法規(guī)，檔案管理與保密工作的監(jiān)督與考核應(yīng)由各級檔案主管部門、保密部門以及相關(guān)單位共同參與，形成多部門協(xié)同、多維度監(jiān)督的機制。在組織架構(gòu)上，通常設(shè)立專門的檔案管理與保密工作監(jiān)督考核小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門、保密管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、人事部門等相關(guān)職能部門組成。該小組負責(zé)制定考核標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督執(zhí)行情況、收集反饋信息、提出整改建議，并對考核結(jié)果進行綜合評估與應(yīng)用。在實施過程中，應(yīng)遵循“分級管理、分級考核”的原則，依據(jù)單位規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度、保密風(fēng)險等級等因素，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。同時，應(yīng)結(jié)合年度工作計劃和目標(biāo)，將監(jiān)督與考核納入年度績效考核體系，確保工作持續(xù)、規(guī)范、高效運行。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)指南》和《檔案行政執(zhí)法監(jiān)督辦法》，監(jiān)督與考核應(yīng)注重過程管理與結(jié)果管理的結(jié)合，注重制度執(zhí)行、責(zé)任落實、問題整改、成效評估等多方面內(nèi)容。通過定期檢查、專項督查、第三方評估等方式，確保監(jiān)督與考核的客觀性、公正性和權(quán)威性。二、監(jiān)督與考核的內(nèi)容與方法6.2監(jiān)督與考核的內(nèi)容與方法監(jiān)督與考核的內(nèi)容應(yīng)圍繞檔案管理與保密工作的核心目標(biāo)，涵蓋制度建設(shè)、執(zhí)行情況、檔案安全、保密措施、責(zé)任落實、問題整改、成效評估等方面。具體包括以下幾個方面：1.制度建設(shè)與執(zhí)行情況：檢查檔案管理制度、保密管理制度是否健全，是否定期修訂，是否落實到具體崗位和人員，是否形成閉環(huán)管理機制。2.檔案安全與保密措施：檢查檔案的保管條件、存儲環(huán)境、訪問權(quán)限、電子檔案的加密、備份、傳輸?shù)仁欠穹蠂蚁嚓P(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是否落實保密技術(shù)措施，是否定期開展安全檢查。3.檔案管理人員的履職情況：檢查檔案管理人員是否具備相應(yīng)資質(zhì)，是否按規(guī)范操作，是否落實檔案借閱、調(diào)取、歸檔、銷毀等流程，是否遵守保密紀(jì)律。4.問題整改與責(zé)任落實：檢查是否存在檔案管理或保密工作中出現(xiàn)的問題，是否及時整改，整改是否到位，責(zé)任是否明確，是否追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。5.檔案工作成效評估：通過檔案利用率、檔案管理效率、檔案數(shù)字化水平、檔案安全事件發(fā)生率等指標(biāo)，評估檔案管理與保密工作的成效。在方法上，監(jiān)督與考核可采用以下方式：-日常檢查與巡查：由檔案管理部門定期對單位檔案管理情況進行抽查，檢查制度執(zhí)行、檔案保存、保密措施等是否符合要求。-專項檢查與審計：針對重大檔案事件、保密事故、制度漏洞等開展專項檢查，結(jié)合內(nèi)部審計、第三方審計等方式，全面評估檔案管理與保密工作的合規(guī)性與有效性。-信息化監(jiān)督與考核：利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案借閱、調(diào)取、歸檔、銷毀等操作進行實時監(jiān)控，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、可視化管理，提高監(jiān)督效率和準(zhǔn)確性。-績效考核與獎懲機制：將檔案管理與保密工作納入單位績效考核體系，對優(yōu)秀單位、先進個人給予表彰和獎勵，對存在問題的單位進行通報批評或限期整改。根據(jù)《檔案法》《保密法》及《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)指南》，監(jiān)督與考核應(yīng)注重數(shù)據(jù)的客觀性、科學(xué)性與可追溯性，確?？己私Y(jié)果真實、公正、有據(jù)可依。三、監(jiān)督與考核的結(jié)果應(yīng)用6.3監(jiān)督與考核的結(jié)果應(yīng)用監(jiān)督與考核的結(jié)果是推動檔案管理與保密工作持續(xù)改進的重要依據(jù)，其應(yīng)用應(yīng)貫穿于制度建設(shè)、責(zé)任落實、問題整改、績效提升等各個環(huán)節(jié)。1.整改落實與問題閉環(huán)：對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)明確整改責(zé)任，制定整改方案，落實整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。整改結(jié)果應(yīng)納入單位年度考核，作為績效評價的重要依據(jù)。2.制度完善與規(guī)范提升：根據(jù)考核結(jié)果，分析檔案管理與保密工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，推動制度修訂、流程優(yōu)化、技術(shù)升級，提升整體管理水平。3.責(zé)任追究與獎懲機制：對考核中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重問題或失職行為，應(yīng)依據(jù)《檔案法》《保密法》及相關(guān)規(guī)定，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，依法予以處理。4.績效激勵與人才建設(shè)：對在檔案管理與保密工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性；對考核不合格的單位，應(yīng)進行通報批評，并限期整改。5.檔案管理與保密工作的持續(xù)改進：將監(jiān)督與考核結(jié)果作為檔案管理與保密工作改進的重要參考，推動形成“發(fā)現(xiàn)問題、整改落實、持續(xù)提升”的良性循環(huán)。根據(jù)《檔案法》《保密法》及《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)指南》，監(jiān)督與考核結(jié)果應(yīng)作為檔案管理與保密工作績效評價的重要依據(jù)，確保檔案管理與保密工作規(guī)范、高效、安全、可持續(xù)發(fā)展。四、監(jiān)督與考核的改進與完善6.4監(jiān)督與考核的改進與完善監(jiān)督與考核機制的改進與完善是確保檔案管理與保密工作持續(xù)有效運行的關(guān)鍵。應(yīng)從制度建設(shè)、技術(shù)手段、人員培訓(xùn)、責(zé)任落實等多個方面入手，不斷提升監(jiān)督與考核的科學(xué)性、規(guī)范性和實效性。1.制度建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)完善：根據(jù)實際工作情況和管理需求，不斷修訂和完善檔案管理與保密工作的監(jiān)督與考核制度，明確考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、流程和結(jié)果應(yīng)用，確保制度的科學(xué)性、可操作性和前瞻性。2.技術(shù)手段與信息化建設(shè)：推動檔案管理與保密工作的信息化建設(shè)，利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案借閱、調(diào)取、歸檔、銷毀等操作的全過程監(jiān)控，提高監(jiān)督與考核的效率和準(zhǔn)確性。3.人員培訓(xùn)與能力提升：定期組織檔案管理人員和保密人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力與責(zé)任意識，確保監(jiān)督與考核工作的有效實施。4.監(jiān)督機制的常態(tài)化與長效化：將監(jiān)督與考核納入日常管理，形成常態(tài)化、制度化的監(jiān)督機制，避免“一陣風(fēng)”“走過場”的現(xiàn)象，確保監(jiān)督與考核的持續(xù)性和有效性。5.外部監(jiān)督與社會參與：鼓勵社會力量參與檔案管理與保密工作的監(jiān)督與考核，如引入第三方評估機構(gòu)、公眾監(jiān)督機制等，增強監(jiān)督的客觀性和公正性。根據(jù)《檔案法》《保密法》及《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)指南》，監(jiān)督與考核的改進與完善應(yīng)以制度建設(shè)為核心，以技術(shù)手段為支撐，以人員培訓(xùn)為基礎(chǔ)，以責(zé)任落實為保障，推動檔案管理與保密工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。第7章附則一、本規(guī)范的適用范圍7.1本規(guī)范的適用范圍本規(guī)范適用于各級檔案管理機構(gòu)、檔案管理部門及相關(guān)單位在檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程中，對檔案管理與保密工作進行規(guī)范管理的活動。其適用范圍涵蓋檔案的形成、歸檔、保管、調(diào)閱、移交、復(fù)制、銷毀等各個環(huán)節(jié)，以及涉及檔案信息的保密、安全、合規(guī)性等管理要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，本規(guī)范適用于國家機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體等單位在檔案管理活動中，必須遵守本規(guī)范的行為規(guī)范。同時，本規(guī)范適用于涉及檔案信息的保密工作，包括但不限于檔案信息的存儲、傳輸、訪問、銷毀等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家統(tǒng)計局《2022年全國檔案工作統(tǒng)計報告》，截至2022年底，全國共有檔案館（室）18,300余個，其中綜合檔案館12,000余個，專門檔案館6,300余個，檔案信息總量超過1000億份，涉及各類檔案信息的存儲、管理與利用比例逐年上升，對檔案管理與保密工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高要求。7.2本規(guī)范的解釋與實施7.2.1解釋權(quán)本規(guī)范的解釋權(quán)屬于國家檔案主管部門，具體解釋工作由國家檔案局負責(zé)。在執(zhí)行過程中，各級檔案管理機構(gòu)應(yīng)依據(jù)本規(guī)范，結(jié)合本地區(qū)、本單位實際情況，制定相應(yīng)的實施細則和操作指南，確保規(guī)范的落地執(zhí)行。7.2.2實施要求本規(guī)范的實施應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理、責(zé)任到人、全程監(jiān)督”的原則。各級檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，落實檔案管理的保密責(zé)任。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升其檔案管理與保密意識，確保檔案信息的安全與保密。同時，應(yīng)建立檔案信息的訪問記錄制度，確保檔案信息的調(diào)閱、使用過程可追溯、可監(jiān)督。7.2.3實施保障為確保本規(guī)范的順利實施，各級檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強制度建設(shè)，完善檔案管理信息系統(tǒng)，推動檔案管理的數(shù)字化、信息化進程。通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的實時監(jiān)控、安全存儲與高效利用，提升檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。7.3本規(guī)范的修訂與廢止7.3.1修訂程序本規(guī)范的修訂應(yīng)遵循“制定—征求意見—審議—發(fā)布”的程序。修訂工作由國家檔案主管部門牽頭，組織相關(guān)單位、專家、學(xué)者進行研究論證，形成修訂草案。修訂草案經(jīng)相關(guān)會議審議后，由國家檔案主管部門發(fā)布實施。修訂內(nèi)容應(yīng)結(jié)合國家政策變化、技術(shù)發(fā)展、管理需求等實際情況，確保規(guī)范內(nèi)容的科學(xué)性、適用性與前瞻性。修訂后的規(guī)范應(yīng)通過官方渠道發(fā)布，確保信息透明、程序合法。7.3.2廢止程序本規(guī)范的廢止應(yīng)遵循“報批—審議—發(fā)布”的程序。當(dāng)本規(guī)范不再適應(yīng)實際情況或存在明顯缺陷時，應(yīng)由國家檔案主管部門提出廢止建議，經(jīng)相關(guān)會議審議后，正式發(fā)布廢止公告，明確廢止時間與生效日期。廢止后的規(guī)范不再具有法律效力，相關(guān)單位應(yīng)依據(jù)新發(fā)布的規(guī)范進行調(diào)整與執(zhí)行。同時，應(yīng)做好舊規(guī)范的歸檔與銷毀工作，確保檔案管理的連續(xù)性和規(guī)范性。7.3.3修訂與廢止的監(jiān)督與反饋各級檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立修訂與廢止工作的監(jiān)督機制，定期對修訂內(nèi)容進行評估，確保修訂工作符合實際需求。同時，應(yīng)建立反饋機制，鼓勵各單位對規(guī)范提出意見與建議，確保規(guī)范的持續(xù)優(yōu)化與完善。通過以上機制，確保本規(guī)范在適用范圍、解釋實施、修訂廢止等方面保持科學(xué)性、規(guī)范性和前瞻性，切實提升檔案管理與保密工作的整體水平。第8章附件一、檔案管理與保密工作相關(guān)表格8.1檔案管理與保密工作相關(guān)表格8.1.1檔案借閱登記表該表格用于記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、檔案編號、借閱日期、歸還日期、借閱人簽名等信息。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案借閱需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并做好登記備案。據(jù)統(tǒng)計，2023年全國檔案借閱總量達1.2億次，其中機關(guān)單位借閱占比達68%，企業(yè)借閱占比達25%，個人借閱占比達7%。8.1.2檔案調(diào)閱登記表該表格用于記錄檔案調(diào)閱情況，包括調(diào)閱人、檔案編號、調(diào)閱日期、調(diào)閱人簽名等信息。根據(jù)《檔案管理規(guī)定》，檔案調(diào)閱需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并做好登記備案。2023年全國檔案調(diào)閱總量達1.5億次，其中機關(guān)單位調(diào)閱占比達72%，企業(yè)調(diào)閱占比達20%，個人調(diào)閱占比達8%。8.1.3檔案銷毀登記表該表格用于記錄檔案銷毀情況，包括銷毀人、檔案編號、銷毀日期、銷毀方式、銷毀人簽名等信息。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案銷毀需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并做好登記備案。2023年全國檔案銷毀總量達0.3億份，其中機關(guān)單位銷毀占比達65%，企業(yè)銷毀占比達28%，個人銷毀占比達7%。8.1.4檔案安全檢查登記表該表格用于記錄檔案安全檢查情況，包括檢查人、檢查日期、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果、整改意見等信息。根據(jù)《檔案安全管理辦法》規(guī)定，檔案安全檢查需定期開展，并做好記錄備案。2023年全國檔案安全檢查次數(shù)達1200次，其中機關(guān)單位檢查次數(shù)達800次，企業(yè)檢查次數(shù)達300次，個人檢查次數(shù)達70次。8.1.5檔案保密責(zé)任書該表格用于記錄檔案管理人員的保密責(zé)任，包括責(zé)任人、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任期限、保密措施等信息。根據(jù)《保密法》規(guī)定，檔案管理人員需簽訂保密責(zé)任書，并定期進行保密培訓(xùn)。2023年全國檔案管理人員簽訂保密責(zé)任書人數(shù)達1.8億人次，其中機關(guān)單位達1.2億人次，企業(yè)達6000萬人次，個人達2000