管理文件管理制度一、目的本制度旨在建立并維護一套完整、規(guī)范的安全生產(chǎn)文件與檔案管理體系，確保主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動及檢查記錄得到妥善保存與有效利用。通過加強安全記錄的管理，充分發(fā)掘文件和檔案的信息資源價值，為公司的安全生產(chǎn)提供堅實支撐，并規(guī)范文件的保管、借閱、銷毀等流程，保障信息安全與合規(guī)性。二、適用范圍本管理制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工的文件與檔案管理活動，包括但不限于安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、記錄、檔案等資料的生成、收集、整理、歸檔、借閱、保密、修改、補充及銷毀等全過程。三、規(guī)范性引用文件1.《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》2.《中華人民共和國檔案法》四、職責(zé)分工1.行政人事處：負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理，包括檔案室的維護、檔案分類存儲、借閱審批與監(jiān)督等工作。2.公司各部門：負(fù)責(zé)本部門生成的安全記錄與檔案的初步整理、提交歸檔及本部門檔案的借閱申請等工作。五、管理要求1.檔案管理范圍-1.1定期對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料進行歸檔，實施專業(yè)檔案管理。-1.2一般性安全記錄按照公司《記錄控制程序》執(zhí)行，確保記錄的完整性與可追溯性。2.保管事項-2.1符合國家檔案管理要求，使用專用文件柜、文件夾、檔案袋分類存儲，確保防火、防潮、防鼠、防蛀、清潔通風(fēng)干燥。-2.2重要文件檔案及時歸檔至公司檔案室，由專人管理。-2.3一般文件、記錄由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。-2.4檔案保管場所配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火，鑰匙專人保管，限制無關(guān)人員進入。-2.5完善安全措施，防止檔案損壞，確保檔案存放科學(xué)、規(guī)范，便于查找。3.歸檔時間-3.1根據(jù)工作階段性完成歸檔。-3.2年度文件于次年上半年歸檔。-3.3法律效用文件識別后立即歸檔。-3.4機密性文件隨時形成，隨時歸檔。4.保存形式-主要以紙張形式保管，逐步探索并實施電子化檔案管理。5.安全檔案的借閱-嚴(yán)格借閱審批制度，分類設(shè)置借閱權(quán)限，確保借閱過程可追溯。-原件不外借，復(fù)制需經(jīng)審批。-外單位借閱需高級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。-借閱期限最長半個月，可續(xù)借，到期催還。-借閱者需愛護檔案，嚴(yán)禁涂改、抽取等行為。6.保密事項-檔案管理人員嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，確保檔案內(nèi)容不外傳。-保密文件與會議材料妥善保管，登記管理。-復(fù)制保密文件須履行審批手續(xù)，按原密級管理。-絕密文件特殊管理，嚴(yán)格借閱審批，定期檢查保密工作。7.修改、補充事項-修改、補充檔案需填寫申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。-檔案室對修改進行監(jiān)督和檢查。8.銷毀-保管期滿檔案提出銷毀意見，經(jīng)專業(yè)人員鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。-銷毀過程需監(jiān)銷，確保檔案不流失、不泄露。-銷毀清單歸檔，記錄詳細(xì)。