PAGE紙質(zhì)檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的紙質(zhì)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂紙質(zhì)檔案規(guī)范管理制度。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門(mén)形成的紙質(zhì)檔案，確保檔案的齊全完整。3.檔案分類與編號(hào)：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類和編號(hào)，便于管理和查找。4.檔案存儲(chǔ)與保管：提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.檔案查閱與利用：建立檔案查閱登記制度，為公司內(nèi)部各部門(mén)和人員提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和審批程序。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。8.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)訂單、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。4.其他類：公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)職責(zé)：各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門(mén)形成的檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.收集時(shí)間：各類檔案應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)，重要緊急檔案應(yīng)及時(shí)移交。3.質(zhì)量要求：移交的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）收集程序1.部門(mén)整理：各部門(mén)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類、排序。2.編制目錄：各部門(mén)編制檔案移交目錄，詳細(xì)列出檔案的名稱、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息。3.移交檔案：各部門(mén)將整理好的檔案及移交目錄一并移交檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，按部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等。（三）編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)：公司檔案全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。2.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。3.保管期限號(hào)：分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年），分別用“Y”“C”“D”表示。4.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類情況，按順序編制目錄號(hào)，如“1”“2”……5.案卷號(hào)：在每個(gè)目錄內(nèi)，按檔案排列順序依次編制案卷號(hào)。（四）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)：在文件有文字的頁(yè)面正面的右上角、背面的左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.填寫(xiě)卷內(nèi)目錄：按照文件排列順序逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。4.填寫(xiě)備考表：在案卷末尾填寫(xiě)備考表，并注明本案卷的整理情況、缺損情況、保管期限變更等內(nèi)容。5.裝訂案卷：將卷內(nèi)文件、卷內(nèi)目錄、備考表等按順序排列整齊，用線繩或縫紉機(jī)裝訂成冊(cè)。6.編制案卷封面：案卷封面應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名等內(nèi)容。五、檔案分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類檔案：分為公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、證照印章等類別。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：分為市場(chǎng)調(diào)研、銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等類別。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：分為科研項(xiàng)目、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等類別。4.其他類檔案：分為公司榮譽(yù)、資質(zhì)證明、宣傳資料等類別。（二）編號(hào)方法1.行政管理類檔案編號(hào)：采用“全宗號(hào)年度號(hào)保管期限號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)”的形式，如“[全宗號(hào)]20XXY1001”。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案編號(hào)：按照業(yè)務(wù)類別分別編號(hào)，如市場(chǎng)調(diào)研類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY2001”，銷售業(yè)務(wù)類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY3001”等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案編號(hào)：根據(jù)技術(shù)項(xiàng)目和檔案類別編號(hào)，如科研項(xiàng)目類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY4001”，技術(shù)方案類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY5001”等。4.其他類檔案編號(hào)：按照檔案類別依次編號(hào)，如公司榮譽(yù)類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY6001”，資質(zhì)證明類檔案編號(hào)為“[全宗號(hào)]20XXY7001”等。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.防火防盜：庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)施，如滅火器、防盜門(mén)窗、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)、擋鼠板等。4.清潔衛(wèi)生：定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔干凈。（二）檔案裝具選擇1.檔案柜：選用堅(jiān)固耐用、防火防潮的檔案柜，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒：采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)等信息。（三）檔案存放方式1.按類別存放：檔案按行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、其他等類別分別存放，每個(gè)類別下再按年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.上架排列：檔案柜內(nèi)檔案應(yīng)按從上到下、從左到右的順序上架排列，便于查找和管理。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（五）定期檢查與維護(hù)1.檢查周期：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容：檢查檔案的保管狀況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，以及庫(kù)房的溫濕度、防火防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況。3.維護(hù)措施：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲(chóng)藥品老化檔案等。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部查閱：公司各部門(mén)因工作需要，可查閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)形成的檔案。2.特殊情況查閱：因公司重大決策、審計(jì)、法律糾紛等特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）查閱程序1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)查閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人辦理查閱登記手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱限制：查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）利用方式1.復(fù)印：根據(jù)查閱人的需要，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.摘錄：查閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在摘錄內(nèi)容上簽字確認(rèn)。3.借閱：因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。（四）歸還與注銷1.歸還：查閱或借閱檔案完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，辦理歸還手續(xù)。2.注銷：檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，在查閱登記或借閱登記上注銷相關(guān)記錄。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：對(duì)保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定是否需要銷毀。2.失去保存價(jià)值：對(duì)已無(wú)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.重復(fù)或多余：對(duì)內(nèi)容重復(fù)、多余的檔案，可進(jìn)行適當(dāng)剔除。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門(mén)對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定審核：檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐卷逐件進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.審批：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定銷毀檔案清單。（四）銷毀實(shí)施1.制定銷毀方案：檔案管理部門(mén)根據(jù)銷毀檔案清單，制定銷毀方案，明確銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等。2.