PAGE涉密文件制作制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件制作管理，確保公司秘密信息的安全，防止公司機(jī)密信息泄露，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及涉密文件制作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密工作的規(guī)定，確保涉密文件制作活動(dòng)合法合規(guī)。2.最小化原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定接觸和知悉涉密文件內(nèi)容的人員范圍，確保信息知悉范圍最小化。3.全程管控原則：對(duì)涉密文件制作的全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管理和監(jiān)控，包括文件的起草、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。二、涉密文件定義與范圍（一）定義本制度所稱涉密文件，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)研發(fā)、業(yè)務(wù)拓展等活動(dòng)中產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等重要信息，一旦泄露可能對(duì)公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或其他不利影響的文件資料。（二）范圍1.商業(yè)秘密類公司的營(yíng)銷策略、市場(chǎng)分析報(bào)告、銷售數(shù)據(jù)、客戶名單及聯(lián)系方式等。公司的合作協(xié)議、商務(wù)談判記錄、招投標(biāo)文件等。2.技術(shù)秘密類公司自主研發(fā)的技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)訣竅、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等。尚未公開的技術(shù)研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)改進(jìn)措施等。3.財(cái)務(wù)信息類公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算資料、資金運(yùn)作情況等。涉及公司財(cái)務(wù)機(jī)密的合同、協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等。4.其他類公司的內(nèi)部管理規(guī)定、組織架構(gòu)、人員信息、薪酬福利等敏感信息。按國(guó)家法律法規(guī)或公司規(guī)定應(yīng)予以保密的其他文件資料。三、涉密文件制作流程（一）起草1.明確密級(jí)：起草人在接到涉密文件制作任務(wù)時(shí)，應(yīng)首先確定文件的密級(jí)，并在文件首頁(yè)明確標(biāo)注。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，絕密級(jí)文件最為敏感，泄露后會(huì)對(duì)公司造成特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級(jí)文件泄露后會(huì)對(duì)公司造成嚴(yán)重?fù)p害；秘密級(jí)文件泄露后會(huì)對(duì)公司造成較大損害。2.使用專用載體：起草過(guò)程中，應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的涉密文件起草用紙或電子文檔模板，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。禁止使用未經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他紙張或軟件進(jìn)行起草。3.嚴(yán)格信息控制：起草人應(yīng)嚴(yán)格控制文件內(nèi)容，避免包含不必要的敏感信息。對(duì)于涉及多個(gè)部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，應(yīng)在起草前與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。同時(shí)，要注意對(duì)文件中引用的外部信息進(jìn)行審核核對(duì)，確保其來(lái)源可靠且不涉及泄密風(fēng)險(xiǎn)。4.記錄起草情況：起草人應(yīng)詳細(xì)記錄文件的起草過(guò)程，包括起草時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、修改內(nèi)容等信息。這些記錄將作為文件制作過(guò)程追溯的重要依據(jù)，以備后續(xù)審查和查詢。（二）審核1.部門初審：文件起草完成后第一稿提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，重點(diǎn)檢查文件是否符合公司業(yè)務(wù)要求、密級(jí)確定是否準(zhǔn)確、信息是否完整準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)返回起草人進(jìn)行修改完善。2.跨部門會(huì)審：對(duì)于涉及多個(gè)部門的涉密文件，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審由文件涉及的主要部門負(fù)責(zé)人牽頭，召集其他相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和保密管理人員共同參與。會(huì)審過(guò)程中，各部門應(yīng)從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。會(huì)審結(jié)束后，由牽頭部門負(fù)責(zé)整理匯總各方意見，并反饋給起草人進(jìn)行修改。3.保密審核：文件審核通過(guò)后，提交公司保密管理部門進(jìn)行保密審核。保密管理部門應(yīng)重點(diǎn)審查文件的密級(jí)標(biāo)注是否正確、保密措施是否完善、信息流程是否符合保密要求等。對(duì)于保密審核中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的文件，保密管理部門有權(quán)要求起草人或相關(guān)部門進(jìn)行整改，直至符合保密要求后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）簽發(fā)1.確定簽發(fā)人：根據(jù)文件的密級(jí)和重要程度，確定相應(yīng)的簽發(fā)人。一般情況下，秘密級(jí)文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；機(jī)密級(jí)文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；絕密級(jí)文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程：簽發(fā)人在收到審核通過(guò)的文件后，應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和保密性進(jìn)行最終確認(rèn)。確認(rèn)無(wú)誤后，在文件的簽發(fā)頁(yè)簽署姓名、日期，并注明同意發(fā)布。簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文件的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行處理。（四）印制1.選擇定點(diǎn)單位：公司應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)和良好信譽(yù)的定點(diǎn)印刷單位進(jìn)行涉密文件的印制。定點(diǎn)印刷單位應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保印刷過(guò)程中的信息安全。2.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：在文件印制過(guò)程中，公司應(yīng)安排專人到定點(diǎn)印刷單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。監(jiān)督人員應(yīng)全程跟蹤文件的印制過(guò)程，確保印刷質(zhì)量符合要求，同時(shí)防止文件內(nèi)容被泄露或篡改。監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)印刷過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，如印刷數(shù)量、印刷時(shí)間、操作人員等信息。3.成品驗(yàn)收：文件印制完成后，公司監(jiān)督人員應(yīng)按照印刷要求對(duì)成品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容、密級(jí)標(biāo)注、裝訂質(zhì)量等方面。對(duì)于驗(yàn)收不合格的文件，應(yīng)要求印刷單位重新印制，直至符合要求為止。驗(yàn)收合格的文件，由監(jiān)督人員帶回公司，并辦理交接手續(xù)。（五）分發(fā)1.制定分發(fā)清單：根據(jù)文件的使用范圍和人員需求，由文件管理部門制定涉密文件分發(fā)清單。分發(fā)清單應(yīng)明確文件的名稱、密級(jí)、分發(fā)部門、分發(fā)人員等信息，并經(jīng)審核批準(zhǔn)后生效。2.嚴(yán)格分發(fā)流程：按照分發(fā)清單進(jìn)行文件分發(fā)，分發(fā)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格履行簽收手續(xù)。接收人在收到涉密文件時(shí)，應(yīng)在分發(fā)登記表上簽字確認(rèn)，注明接收時(shí)間、文件份數(shù)等信息。對(duì)于需要特殊傳遞方式的涉密文件，如機(jī)要通信、專人送達(dá)等，應(yīng)確保傳遞過(guò)程的安全可靠。3.控制知悉范圍：分發(fā)人員應(yīng)嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，確保文件僅分發(fā)給需要使用的人員。對(duì)于超出分發(fā)清單范圍的人員需求，應(yīng)重新履行審批手續(xù)后方可進(jìn)行分發(fā)。同時(shí)，要及時(shí)了解文件的使用情況，對(duì)于不再需要使用的文件，應(yīng)及時(shí)收回或進(jìn)行妥善處理。（六）使用1.明確使用要求：使用人員在收到涉密文件后，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的使用要求進(jìn)行操作。使用人員應(yīng)在符合保密要求的辦公場(chǎng)所閱讀、處理文件，禁止在公共場(chǎng)所或非保密環(huán)境下使用涉密文件。未經(jīng)批準(zhǔn)，禁止擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借涉密文件。2.做好使用記錄：使用人員應(yīng)詳細(xì)記錄文件的使用情況，包括使用時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要、處理結(jié)果等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審查。對(duì)于重要涉密文件的使用，應(yīng)實(shí)行雙人或多人操作制度，確保文件使用過(guò)程中的安全。3.及時(shí)歸還：使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將涉密文件歸還給文件管理部門。歸還時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（七）保管1.設(shè)置專門場(chǎng)所：公司應(yīng)設(shè)置專門的涉密文件保管場(chǎng)所，如保密檔案室、保險(xiǎn)柜等，確保保管場(chǎng)所具備防盜、防火、防潮、防蟲、防磁等安全設(shè)施。保管場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)進(jìn)出人員和文件流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.分類存放：涉密文件應(yīng)按照密級(jí)、類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的加密存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)，要定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.專人管理：涉密文件保管場(chǎng)所應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的保密審查和培訓(xùn)，具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，定期對(duì)保管的涉密文件進(jìn)行清查核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。（八）銷毀1.制定銷毀計(jì)劃：對(duì)于已失去使用價(jià)值或超過(guò)保密期限的涉密文件，應(yīng)及時(shí)制定銷毀計(jì)劃。銷毀計(jì)劃應(yīng)明確銷毀文件的名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式以及責(zé)任人等信息，并報(bào)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)。2.選擇合適方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。對(duì)于紙質(zhì)涉密文件，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。3.記錄銷毀過(guò)程：銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，作為文件銷毀的證明材料，以備后續(xù)檢查和審計(jì)。四、人員管理（一）人員審查與培訓(xùn)1.背景審查：公司在招聘涉及涉密文件制作的人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查。審查內(nèi)容包括應(yīng)聘人員的工作經(jīng)歷、犯罪記錄、誠(chéng)信狀況等方面，確保應(yīng)聘人員具備良好的品德和職業(yè)道德，無(wú)泄密風(fēng)險(xiǎn)。2.保密培訓(xùn)：對(duì)所有參與涉密文件制作的人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)知識(shí)、職業(yè)道德等方面。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織人員進(jìn)行考核，確保人員掌握必要的保密知識(shí)和技能。對(duì)于考核不合格的人員，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至合格為止。（二）人員監(jiān)督與考核1.日常監(jiān)督：公司保密管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)涉密文件制作人員的日常監(jiān)督，定期檢查人員的工作場(chǎng)所、文件使用情況、保密措施落實(shí)情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.業(yè)績(jī)考核：將涉密文件制作人員的保密工作業(yè)績(jī)納入個(gè)人績(jī)效考核體系?？己藘?nèi)容包括遵守保密制度情況、文件制作質(zhì)量、保密措施執(zhí)行效果等方面。對(duì)于在保密工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反保密制度的人員，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至解除勞動(dòng)合同。五、保密措施與技術(shù)保障（一）保密措施1.物理隔離：對(duì)涉及涉密文件制作的辦公區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專門的門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。辦公區(qū)域內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備應(yīng)放置在專門的保密機(jī)柜中，防止信息泄露。2.標(biāo)識(shí)管理：對(duì)涉密文件、場(chǎng)所、設(shè)備等進(jìn)行明顯的標(biāo)識(shí)管理，標(biāo)明密級(jí)、保密期限等信息，提醒人員注意保密。3.通信管理：在處理涉密文件過(guò)程中，禁止使用無(wú)保密措施的通信工具進(jìn)行信息傳遞。如需進(jìn)行內(nèi)部通信，應(yīng)使用公司內(nèi)部加密通信系統(tǒng)；如需與外部單位進(jìn)行通信，應(yīng)采用加密郵件、機(jī)要通信等安全可靠的方式。（二）技術(shù)保障1.加密技術(shù)：采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)涉密文件進(jìn)行加密處理，確保文件在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)使用高強(qiáng)度的加密算法進(jìn)行加密，加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格管理，防止泄露。加密技術(shù)應(yīng)定期進(jìn)行更新和升級(jí)，以應(yīng)對(duì)不斷變化的安全威脅。2.監(jiān)控技術(shù)：在涉密文件制作場(chǎng)所安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等監(jiān)控設(shè)備，對(duì)人員進(jìn)出、文件流轉(zhuǎn)等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)應(yīng)妥善保存一定期限，以備后續(xù)查詢和調(diào)查。同時(shí)，要建立監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的審查和分析機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施。3.防病毒技術(shù)：安裝專業(yè)的防病毒軟件，對(duì)涉密文件制作所使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)防護(hù)。定期更新病毒庫(kù)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描和查殺，防止病毒感染導(dǎo)致涉密文件泄露。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)外部存儲(chǔ)設(shè)備的管理，禁止在涉密計(jì)算機(jī)上使用未經(jīng)檢測(cè)的外部存儲(chǔ)設(shè)備。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司保密管理部門應(yīng)定期對(duì)涉密文件制作制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括文件制作流程的合規(guī)性、人員管理情況、保密措施落實(shí)情況、技術(shù)保障措施有效性等方面。檢查周期為每季度一次，對(duì)于重要部門或關(guān)鍵崗位，可適當(dāng)增加檢查頻次。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對(duì)特定的涉密文件制作項(xiàng)目、重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域或存在泄密風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行深入檢查。專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，提出改進(jìn)措施和建議。（二）外部審計(jì)1.委托審計(jì)：公司應(yīng)定期委托具有資質(zhì)的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司的涉密文件制作管理情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括制度建設(shè)、流程執(zhí)行、人員管理、保密措施、技術(shù)保障等方面。審計(jì)周期為每年一次，審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交公司管理層和董事會(huì)。2.整改落實(shí)：針對(duì)內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)及時(shí)制定整改措施，并明確整改責(zé)任人和整改期限。整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，確保問(wèn)題得到有效解決。同時(shí)，要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.直接責(zé)任：對(duì)于在涉密文件制作過(guò)程中直接違反保密制度、導(dǎo)致文件泄露的人員，應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任。直接責(zé)任人員包括文件起草人、審核人、簽發(fā)人、印制人員、分發(fā)人員、使用人員、保管人員等。2.領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：對(duì)于因管理不善、監(jiān)督不力等原因?qū)е律婷芪募孤妒录l(fā)生的部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人員應(yīng)根據(jù)事件的嚴(yán)重程度，承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和行政責(zé)任。（二）追究方式1.行政處分：對(duì)于違反保密制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開除等。行政處分將影響人員的薪酬待遇、職務(wù)晉升等方面。2.經(jīng)濟(jì)賠償：對(duì)于因個(gè)人原因?qū)е鹿旧婷芪募孤?，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的人員，公司將要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。經(jīng)濟(jì)賠償金額將根據(jù)公司實(shí)際損失情況進(jìn)行確定。3.法律